Le logiciel des agences événementielles multi-clients et multi-projets

Un projet, un client, un devis — multiplié par dix

Une agence événementielle gère rarement un seul projet à la fois. Entre le séminaire d’un client, la conférence d’un autre et l’incentive d’un troisième, chaque dossier a son propre devis, son propre budget et sa propre équipe. Sans outil centralisé, ce suivi repose souvent sur des dossiers partagés et des fichiers dupliqués d’un projet à l’autre — avec le risque de perdre le fil sur l’état réel de chaque devis. Ce cloisonnement devient un vrai risque quand un client demande un point d’avancement et que la réponse nécessite de rassembler des informations éparpillées entre plusieurs personnes de l’agence.

Univents structure chaque projet comme un événement à part entière : un devis dédié, une fiche technique si nécessaire, un planning d’équipe, et une facturation qui lui est propre.

Un portail dédié à chaque client

Chaque client d’une agence attend un suivi personnalisé, sans se retrouver mélangé avec les dossiers des autres. Le portail client d’Univents donne à chaque client un accès à son propre événement : statut du devis, documents partagés, et échanges centralisés au même endroit — plutôt que dispersés entre e-mails et messages.

Le personnel d’un événement d’entreprise

Un événement d’entreprise mobilise souvent du personnel extra en plus de l’équipe permanente : hôtes et hôtesses, techniciens, personnel de service. Le planning d’Univents couvre ces deux profils sur le même événement, avec un accès mobile pour que chaque intervenant retrouve ses horaires et les informations utiles le jour J, sans dépendre d’un fichier partagé par e-mail.

MICE : un même outil pour chaque format

Meetings, incentives, conférences, événements d’entreprise — le sigle MICE recouvre des formats très différents, mais la logique de gestion reste la même à chaque fois : un devis, une organisation logistique, une équipe, une facture. Univents applique cette structure à chaque projet, qu’il s’agisse d’une réunion de direction de vingt personnes ou d’une conférence de plusieurs centaines de participants. Cette cohérence facilite aussi le reporting interne : une agence peut comparer la rentabilité de projets de nature différente parce qu’ils suivent tous la même structure de devis et de facturation.

Pour quelle taille d’agence

Univents s’adresse aux agences qui gèrent plusieurs projets clients en parallèle et qui ont besoin d’une vue d’ensemble sur l’avancement de chacun. Les formules supérieures ajoutent des sièges administrateurs supplémentaires pour les équipes plus nombreuses, sans changer d’outil quand l’agence grandit.