BEO ou fiche de fonction : définition et contenu type
BEO ("banquet event order") est le terme repris de l’hôtellerie anglo-saxonne ; en France, on parle plutôt de "fiche de fonction" ou de "fiche technique événement". Les deux désignent le même document : le résumé opérationnel d’un événement pour la cuisine, le service et l’équipe.
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D’où vient le terme BEO
Le BEO vient de l’hôtellerie et de l’événementiel anglo-saxons, où il désigne la fiche transmise par les ventes à tous les départements opérationnels (cuisine, service, technique) pour un événement donné. En France, le terme "fiche de fonction" ou "fiche technique" recouvre le même usage, avec des variantes selon les régions et les maisons.
Ce que contient une fiche de fonction complète
Une fiche de fonction bien construite réunit :
- la date, les horaires et le déroulé de la journée
- le menu et les quantités par convive
- les allergènes et régimes particuliers déclarés
- le plan de salle et la disposition
- l’équipe affectée et ses rôles
- les contacts utiles sur place (client, fournisseurs, technique)
Qui utilise la fiche de fonction, et quand
Elle circule entre le commercial qui a vendu la prestation, la cuisine qui prépare les quantités, le service qui exécute le jour J, et parfois le client lui-même en version simplifiée. Elle est généralement finalisée quelques jours avant l’événement, une fois le nombre de convives confirmé.
Fiche de fonction statique ou générée automatiquement
Beaucoup d’équipes travaillent encore sur un document Word ou Excel recopié à la main depuis le devis — avec le risque qu’un changement de dernière minute (nombre de convives, allergène signalé tardivement) ne soit pas répercuté partout. Une fiche générée depuis le devis, comme la fiche technique cuisine d’Univents, signale quand sa source a changé et se régénère en un clic, plutôt que de rester silencieusement obsolète.
Questions fréquentes
BEO et fiche de fonction, est-ce la même chose ?
Oui, ce sont deux noms pour le même document opérationnel — "BEO" est le terme d’origine anglo-saxonne, "fiche de fonction" ou "fiche technique" son équivalent courant en France.
Qui rédige la fiche de fonction dans une équipe événementielle ?
En général, la personne qui a établi le devis avec le client, en collaboration avec la cuisine pour les quantités et les allergènes.
Faut-il une fiche de fonction pour un petit événement ?
Même pour un petit effectif, un document synthétique évite les oublis — la complexité de la fiche peut simplement être réduite au strict nécessaire.
La fiche de fonction remplace-t-elle le devis ?
Non, ce sont deux documents différents : le devis est commercial et contractuel, la fiche de fonction est opérationnelle et destinée à l’équipe qui exécute l’événement.
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