Le logiciel qui relie devis, cuisine, personnel et facture pour les traiteurs événementiels

Le problème : un outil par étape, aucun qui parle aux autres

Un devis traiteur commence souvent dans un fichier Word ou un tableur, avec des lignes copiées d’un événement précédent. La fiche technique cuisine part d’un autre fichier, recréé à la main à partir du menu retenu. Le planning du personnel et des extras vit dans un tableau partagé, ou pire, dans des échanges par message la veille de l’événement. Chaque étape reprend des informations déjà saisies ailleurs — avec le risque d’oubli ou d’erreur que cela implique.

Le symptôme le plus fréquent : un client confirme un changement de dernière minute (dix invités de plus, un menu végétarien supplémentaire) et il faut mettre à jour trois documents séparés, dans trois formats différents, en espérant n’en oublier aucun.

Univents part d’un principe simple : les informations d’un événement — menu, quantités, horaires, équipe — n’existent qu’à un seul endroit. Le planning et la facture se recalculent depuis ces mêmes données ; la fiche technique, elle, est un instantané qui signale quand sa source a changé et se régénère en un clic.

Du devis à la facture, sans ressaisie

Le flux prend le traiteur événementiel de la demande client jusqu’au paiement, sans ressaisie entre les étapes :

• Devis — construit ligne par ligne à partir de votre catalogue produits (plats, boissons, personnel, location de matériel), envoyé avec signature électronique.
• Fiche technique cuisine (BEO) — générée à partir des lignes du devis, avec les quantités mises à l’échelle automatiquement selon le nombre d’invités et les allergènes associés à chaque plat.
• Planning du personnel et des extras — construit pour le même événement, avec un accès mobile pour l’équipe le jour J.
• Facture — émise à partir des lignes réellement confirmées, sans reprendre le calcul à zéro.

Si le nombre d’invités change deux jours avant l’événement, une seule modification suffit : le montant du devis se recalcule aussitôt, et la fiche technique signale que sa source a changé — un clic suffit pour la régénérer avec les nouvelles quantités.

Plusieurs événements en même temps, sans perdre le fil

Un traiteur qui gère plusieurs réceptions le même week-end a besoin d’une vue d’ensemble : quels événements sont confirmés, lesquels attendent une signature, où en est chaque préparation en cuisine. Univents centralise ce suivi dans un calendrier unique par espace de travail, avec le statut de chaque devis et de chaque facture visible en un coup d’œil.

Le client, de son côté, dispose d’un portail dédié pour suivre l’avancement de son événement et échanger les documents utiles, sans multiplier les allers-retours par e-mail.

Pour quel type de traiteur

Univents s’adresse aux traiteurs événementiels qui gèrent plusieurs prestations en parallèle — mariages, séminaires d’entreprise, réceptions privées — et qui ont dépassé le stade où un tableur suffit. La plateforme fonctionne aussi bien pour une petite structure qui prépare une dizaine d’événements par mois que pour une équipe qui coordonne plusieurs cuisines et plusieurs équipes de service en simultané.