Checklista wesela dla firmy cateringowej — dzień eventu krok po kroku
Wesele na 150–300 gości ma zerowy margines błędu — nie ma "drugiego podejścia" o 20:00 w sobotę. Poniższa checklista porządkuje to, co Twoja firma ma zrobić przed, w trakcie i po evencie.
Zaktualizowano
Tydzień przed eventem
- potwierdź finalną liczbę gości z klientem i przelicz karty dań/ilości,
- potwierdź obsadę personelu — kto, o której godzinie, jaki transport,
- sprawdź dostępność wynajętego sprzętu (naczynia, namioty, transport chłodniczy),
- wyślij klientowi ostateczną wersję planu sali do akceptacji.
Dzień eventu
- produkcja kuchni według listy produkcyjnej, z zapasem na nieprzewidziane sytuacje,
- rozstawienie sali według zatwierdzonego planu,
- odprawa zespołu przed rozpoczęciem — kto, gdzie, kiedy,
- osoba kontaktowa dla klienta na miejscu, jedna, nie cały zespół.
Po evencie
- zwrot i rozliczenie wynajętego sprzętu,
- rozliczenie godzin personelu (przydatne, jeśli event się przedłużył ponad plan),
- wystawienie faktury końcowej na podstawie faktycznie zrealizowanych pozycji,
- krótka notatka co poszło dobrze/źle — przydatna przy wycenie kolejnego podobnego eventu.
Najczęściej zadawane pytania
Na ile dni przed weselem potwierdzić finalną liczbę gości?
Standardowo tydzień przed eventem — to wystarczająco blisko, by liczba była wiarygodna, i wystarczająco daleko, by zdążyć przeliczyć produkcję kuchni.
Kto powinien być osobą kontaktową dla klienta w dniu eventu?
Jedna wyznaczona osoba, nie cały zespół — to ułatwia szybkie decyzje i unika sprzecznych informacji przekazywanych klientowi.
Co zrobić, jeśli event się przedłuży ponad plan?
Rozlicz faktycznie przepracowane godziny personelu po evencie i uwzględnij to w fakturze końcowej, zamiast rozliczać według pierwotnego planu.
Zobacz Univents w działaniu
Zapytania, oferty, karty wydarzeń, grafiki personelu i faktury w jednym miejscu. Pokażemy Ci wszystko podczas indywidualnej prezentacji.
7-dniowy okres próbny · bez karty kredytowej
Aplikacja Univents jest dostępna w języku angielskim i niemieckim.