Polityka prywatności

1. Administrator

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych w rozumieniu RODO jest:

Univents GmbH

Schillerstraße 10, 74395 Mundelsheim, Niemcy. Reprezentowana przez zarządzających (Geschäftsführer) Andreas Köckeis i Markus Link. Rejestr handlowy: Amtsgericht Stuttgart, HRB 782148. Numer identyfikacyjny VAT (USt-IdNr.): DE 348 933 744.

W sprawach dotyczących ochrony danych oraz w celu wykonywania Państwa praw mogą Państwo skontaktować się z nami pod wskazanym powyżej adresem lub pocztą elektroniczną pod adresem hello@univents.app.

Niniejsza polityka prywatności dotyczy przetwarzania, za które sami ponosimy odpowiedzialność. W zakresie, w jakim przetwarzamy dane osobowe na zlecenie naszych Klientów (publiczne strony rezerwacji i portale klienta), dodatkowo obowiązuje sekcja 12.

2. Przegląd przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w szczególności w następujących celach:

• Udostępnianie naszej strony internetowej i aplikacji (hosting, dostarczanie, bezpieczeństwo)
• Analiza i pomiar zasięgu w celu ulepszania strony internetowej i produktu
• Reklama i pomiar skuteczności reklam na naszych stronach marketingowych
• Rejestracja, zarządzanie i obsługa kont Użytkowników oraz przestrzeni roboczych (workspaces)
• Obsługa płatności i rozliczanie usług płatnych
• Komunikacja z osobami zainteresowanymi i Klientami (czat wsparcia, e-mail, rezerwacja terminów)
• Funkcje oparte na sztucznej inteligencji w ramach aplikacji
• Prowadzenie publicznych stron rezerwacji i portali klienta na zlecenie naszych Klientów

Kategorie osób, których dane dotyczą, to odwiedzający stronę internetową, osoby zainteresowane, zarejestrowani Użytkownicy i członkowie ich zespołów, osoby kontaktowe naszych Klientów i dostawców oraz – w ramach przetwarzania na zlecenie – klienci końcowi i goście naszych Klientów.

3. Podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe na następujących podstawach prawnych wynikających z RODO:

• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w szczególności w odniesieniu do plików cookie innych niż niezbędne, analityki umożliwiającej rozpoznawanie powracających odwiedzających oraz usług marketingowych. Udzieloną zgodę mogą Państwo w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość.
• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w celu udostępnienia konta Użytkownika oraz usług uzgodnionych w umowie.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w szczególności wynikające z prawa handlowego i podatkowego obowiązki przechowywania danych.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – m.in. dla celów bezpieczeństwa, minimalizującego dane pomiaru zasięgu bez użycia plików cookie oraz ulepszania naszego produktu.

Dokonany przez Państwa za pośrednictwem banera cookie wybór rejestrujemy po stronie serwera jako dowód udzielenia zgody (art. 7 ust. 1 RODO). Zgodę mogą Państwo w każdej chwili zmienić lub cofnąć za pomocą linku „Ustawienia plików cookie” w stopce.

4. Hosting i infrastruktura

Nasza aplikacja i strona internetowa działają w infrastrukturze chmurowej na terenie UE. Bazę danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików zapewnia Supabase (region UE Frankfurt); hosting i dostarczanie aplikacji odbywają się za pośrednictwem Vercel (region UE). Dostarczanie, ochrona przed atakami DDoS i zapora sieciowa (firewall) realizowane są przez Vercel. Cloudflare zapewnia strefę DNS, ochronę przed botami przy logowaniu i rejestracji (Turnstile) oraz przekazywanie przychodzących wiadomości e-mail i zleceń renderowania dokumentów.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym i wydajnym działaniu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Ze wszystkimi dostawcami infrastruktury zawarte są umowy powierzenia przetwarzania danych.

5. Odwiedzanie strony internetowej: logi serwera i pliki cookie

Pliki dziennika serwera (logi)

Podczas wywołania naszej strony internetowej informacje są automatycznie przesyłane do naszych serwerów i tymczasowo zapisywane w plikach dziennika: adres IP, data i godzina dostępu, wywołana strona lub plik, ilość przesłanych danych, adres URL strony odsyłającej (referrer) oraz informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym. Jest to technicznie niezbędne do dostarczenia strony internetowej oraz zapewnienia jej stabilności i bezpieczeństwa. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Pliki cookie i podobne technologie

Korzystamy z plików cookie i porównywalnych technologii (np. localStorage). Niezbędne pliki cookie są wymagane do działania strony internetowej i aplikacji i są ustawiane bez zgody (§ 25 ust. 2 TTDSG, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wszystkie pliki cookie inne niż niezbędne ustawiamy wyłącznie za Państwa zgodą udzieloną za pośrednictwem naszego banera cookie (§ 25 ust. 1 TTDSG, art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Nasz baner rozróżnia trzy kategorie: Niezbędne, Statystyka i Marketing.

Szczegółowe informacje o konkretnie stosowanych plikach cookie, okresie ich przechowywania i ich dostawcach znajdą Państwo w naszej Polityce plików cookie. Tam oraz za pośrednictwem linku „Ustawienia plików cookie” w stopce mogą Państwo w każdej chwili zmienić lub cofnąć swoją zgodę.

6. Analityka i pomiar zasięgu

Pomiar zasięgu i korzystania (PostHog)

Wykorzystujemy PostHog (hosting w UE) do statystycznej analizy korzystania z naszej strony internetowej. Przed wyrażeniem zgody nie są zapisywane żadne pliki cookie ani żadne dane w przeglądarce Państwa urządzenia (localStorage). O ile pomiar zasięgu odbywa się już przed wyrażeniem zgody, następuje on wyłącznie w wariancie bez plików cookie, bez trwałego identyfikatora umożliwiającego ponowne rozpoznanie, i wyłącznie w odniesieniu do danej sesji w pamięci operacyjnej (m.in. odwiedzone strony, przybliżone pochodzenie, przeglądarka/urządzenie, adres IP). Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w pomiarze zasięgu ograniczającym ilość danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli wyrażą Państwo za pośrednictwem naszego banera cookie zgodę na analizę, zapisujemy dodatkowo pliki cookie bzw. wpisy w localStorage w celu analizy umożliwiającej ponowne rozpoznanie (okres przechowywania do 12 miesięcy). Podstawą prawną jest wówczas Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą mogą Państwo w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość.

Sprzeciw wobec pomiaru zasięgu bez plików cookie mogą Państwo wnieść w każdej chwili (art. 21 RODO), wybierając w banerze cookie opcję „Odrzuć”. Zakończymy wówczas rejestrację niezwłocznie. Dane są przetwarzane na terytorium UE.

Nagrania sesji w obszarze po zalogowaniu (PostHog Session Replay)

W obszarze aplikacji dostępnym po zalogowaniu wykorzystujemy PostHog Session Replay (hosting w UE), aby wizualnie odtwarzać poszczególne sesje korzystania. Nagrywane są wyłącznie sesje podczas onboardingu konfiguracyjnego oraz sesje kont, które nie wysłały jeszcze pierwszej oferty ani pierwszej faktury – nie jest nagrywane bieżące korzystanie przez aktywnych dotychczasowych Klientów. Rejestrowane są przy tym interakcje takie jak ruchy myszy, kliknięcia, zachowanie podczas przewijania oraz wyświetlane treści stron; dane wprowadzane w polach formularzy są domyślnie maskowane i nie są czytelne w nagraniu. Na publicznych stronach rezerwacji nagrywanie odbywa się wyłącznie za zgodą.

Celem nagrywania jest usprawnienie początkowego etapu korzystania z produktu: analizujemy, w których miejscach nowe Użytkowniczki i nowi Użytkownicy napotykają trudności podczas konfiguracji oraz tworzenia swojej pierwszej oferty lub pierwszej faktury. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w analizie i ulepszaniu naszego produktu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nagrania są przetwarzane na terytorium UE i automatycznie usuwane po 30 dniach.

Sprzeciw wobec nagrywania mogą Państwo wnieść w każdej chwili ze skutkiem na przyszłość (art. 21 RODO), informując nas za pośrednictwem adresu kontaktowego wskazanego w impressum. Już wykonane nagrania usuwamy na żądanie przed upływem tego terminu.

7. Reklama i pomiar konwersji

Na naszych publicznych stronach marketingowych stosujemy Google Consent Mode v2. Już przed wyrażeniem zgody biblioteka Google Tag jest ładowana z ustawieniem domyślnym „zgoda nie została udzielona” (denied). W tym stanie nie są zapisywane żadne pliki cookie ani nie są przekazywane do Google identyfikatory bezpośrednio umożliwiające identyfikację osoby; przekazywane są wyłącznie sygnały bez plików cookie, zagregowane (tzw. consent pings bez trwałego rozpoznawania), tak aby Google mogło statystycznie modelować skuteczność naszej reklamy. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w pomiarze skuteczności reklam ograniczającym ilość danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli wyrażą Państwo za pośrednictwem naszego banera cookie zgodę na marketing, aktywujemy dodatkowo oparte na plikach cookie śledzenie konwersji Google Ads, a także Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag oraz ChatGPT Ads Pixel firmy OpenAI; są one ładowane dopiero po wyrażeniu przez Państwa zgody. Uzupełniająco mierzymy konwersje po stronie serwera (Meta Conversions API, Google Ads, OpenAI Conversions API) – również wyłącznie po wyrażeniu przez Państwa zgody na marketing. Przekazywane są przy tym: dane zdarzenie (np. rejestracja, rezerwacja demo, zawarcie subskrypcji), identyfikator kliknięcia lub przeglądarki dotyczący reklamy oraz kryptograficznie zahaszowana (SHA-256) wersja Państwa adresu e-mail, nigdy zaś adres w postaci jawnej. Podstawą prawną jest wówczas Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą mogą Państwo w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość; po cofnięciu zgody nie przekazujemy kolejnych zdarzeń.

W celu przypisywania kampanii marketingowych ustawiamy ponadto po wyrażeniu przez Państwa zgody na marketing dwa pliki cookie własne (first-party), każdy z okresem ważności 12 miesięcy: „attribution_id” jako pseudonimowy identyfikator oraz „campaign_attribution” zawierający identyfikatory kampanii z adresu, za pośrednictwem którego Państwo do nas trafili (np. utm_source, utm_campaign, identyfikator kliknięcia reklamy). Żaden z nich nie jest nigdy ustawiany na publicznych stronach rezerwacji naszych Klientów, a w razie odmowy lub cofnięcia zgody oba są usuwane.

Sprzeciw wobec pomiaru skuteczności reklam bez plików cookie mogą Państwo wnieść w każdej chwili (art. 21 RODO), wybierając w banerze cookie opcję „Odrzuć”; zakończymy wówczas niezwłocznie przekazywanie danych do Google. Meta, LinkedIn i OpenAI nie są w ogóle ładowane bez Państwa zgody. Te usługi marketingowe stosujemy wyłącznie na naszych publicznych stronach marketingowych – nigdy w aplikacji dostępnej po zalogowaniu, na publicznych stronach rezerwacji ani w portalach Klientów.

Odbiorcami są Google Ireland Ltd. bzw. Google LLC, Meta Platforms Ireland Ltd., LinkedIn Ireland U.C. oraz OpenAI Ireland Ltd. bzw. OpenAI, L.L.C. Może przy tym dojść do przekazania danych do USA; jest ono zabezpieczone odpowiednimi gwarancjami (unijne standardowe klauzule umowne bzw. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony – EU-US Data Privacy Framework).

Dopasowanie grup odbiorców (Custom Audiences / Customer Match): O ile istnieje podstawa prawna, przekazujemy kryptograficznie zahaszowaną (SHA-256) wersję adresu e-mail podanego przez Państwa podczas rejestracji do Meta Platforms Ireland Ltd. oraz Google Ireland Ltd., aby tam przypisać Państwa do wyodrębnionych grup odbiorców reklam, wyłączyć Państwa z wyświetlania określonych reklam lub utworzyć statystycznie podobne grupy odbiorców. Jawny tekst Państwa adresu e-mail nie jest przy tym przekazywany; dopasowanie odbywa się wyłącznie za pomocą wartości skrótu, która w przypadku braku zgodności zostaje usunięta po dopasowaniu. Adresów e-mail, które otrzymujemy za pośrednictwem połączonego konta Google (Gmail), nigdy w tym celu nie wykorzystujemy. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w skutecznym marketingu bezpośrednim wobec naszych dotychczasowych klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Mogą Państwo w każdej chwili sprzeciwić się temu dopasowaniu grup odbiorców ze skutkiem na przyszłość (art. 21 RODO) za pośrednictwem adresu kontaktowego podanego w informacjach prawnych (Impressum); wówczas usuniemy Państwa adres z odpowiednich grup odbiorców.

8. Rejestracja i konto Klienta

Do korzystania z aplikacji wymagane jest konto Użytkownika. Podczas rejestracji przetwarzamy podane przez Państwa dane, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w formie zaszyfrowanej) oraz informacje o Państwa przedsiębiorstwie lub Workspace (np. nazwa firmy, adres, numer identyfikacyjny VAT). Uwierzytelnianie odbywa się za pośrednictwem Supabase (UE).

Alternatywnie mogą Państwo zalogować się za pomocą jednokrotnego logowania (single sign-on) przy użyciu konta Google lub Microsoft. W takim przypadku otrzymujemy od wybranego dostawcy dane profilowe niezbędne do utworzenia konta (w szczególności imię i nazwisko oraz adres e-mail).

W ramach Workspace zespołowego przetwarzamy dodatkowo treści wprowadzane przez Państwa i członków Państwa zespołu (np. kontakty, wydarzenia, oferty, faktury). Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpiecznego działania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

9. Obsługa płatności

W przypadku płatnych subskrypcji korzystamy z usługodawcy płatniczego Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia). W związku z płatnością Stripe przetwarza Państwa dane płatnicze i dane do faktury; pełne dane instrumentu płatniczego (np. numer karty) są przetwarzane wyłącznie przez Stripe i nie są nam przekazywane w postaci jawnej. Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązków podatkowych i handlowoprawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W przypadku przekazania danych do Stripe, Inc. (USA) obowiązują unijne standardowe klauzule umowne.

10. Komunikacja

Czat wsparcia (PostHog)

Oferujemy czat wsparcia za pośrednictwem PostHog; dane są przetwarzane na serwerach w UE (w Niemczech). Na naszej stronie internetowej przycisk czatu pojawia się dopiero po wyrażeniu przez Państwa zgody na statystyczne pliki cookie, a sam czat jest ładowany dopiero po jego kliknięciu. W aplikacji po zalogowaniu nie ma banera cookie; również tam czat zostaje uruchomiony dopiero po jego aktywnym otwarciu przez Państwa. Jeżeli napiszą Państwo do nas zamiast tego na adres support@univents.app, Państwa wiadomość e-mail zostanie przekazana do tej samej skrzynki pocztowej wsparcia. Podstawą prawną jest w tym zakresie wykonanie umowy lub nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu wsparcia (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Przetwarzamy Państwa wiadomości oraz dane kontaktowe i dane dotyczące korzystania, aby odpowiadać na Państwa zapytania.

Komunikacja e-mailowa i transakcyjne wiadomości e-mail (Resend)

Transakcyjne systemowe wiadomości e-mail (np. powiadomienia, zaproszenia, resetowanie hasła) wysyłamy za pośrednictwem Resend. Jeżeli skontaktują się Państwo z nami pocztą elektroniczną, przetwarzamy podane przez Państwa dane w celu rozpatrzenia Państwa zapytania. Podstawą prawną jest wykonanie umowy lub nasz prawnie uzasadniony interes w komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

Newsletter i aktualizacje produktu

Na naszej stronie internetowej mogą Państwo zapisać się na nasz newsletter. Stosujemy w tym celu procedurę double opt-in: po zapisaniu się wysyłamy na podany adres wiadomość e-mail z prośbą o potwierdzenie; dopiero po potwierdzeniu przez Państwa zawartego w niej linku wpisujemy Państwa na listę mailingową. Na potrzeby udowodnienia Państwa zgody zgodnie z art. 7 ust. 1 RODO rejestrujemy w przypadku zapisu za pomocą formularza na stronie internetowej czas zapisu, Państwa adres IP, identyfikator Państwa przeglądarki (User-Agent) oraz wersję treści zgody, na którą Państwo się zgodzili. Jeżeli zamiast tego zapiszą się Państwo podczas rejestracji konta Univents za pomocą znajdującego się tam pola wyboru, jako dowód służy i tak wymagane potwierdzenie Państwa adresu e-mail; adresu IP ani User-Agent w takim przypadku nie przechowujemy. Podstawą prawną jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Aby ulepszać newsletter, mierzymy, które linki w danym wydaniu zostały kliknięte. Nie stosujemy piksela śledzącego do pomiaru otwarć. Mogą Państwo w każdej chwili cofnąć zgodę ze skutkiem na przyszłość — za pomocą linku do wypisania się znajdującego się na końcu każdej wiadomości e-mail z newsletterem lub w dowolnej formie na adres hello@univents.app. Po cofnięciu zgody przechowujemy Państwa adres e-mail na liście wykluczeń, aby nie otrzymywali Państwo kolejnych newsletterów; dowody wyrażenia i cofnięcia zgody przechowujemy przez okres przedawnienia, a następnie je usuwamy.

Jeżeli są Państwo Klientem Univents, informujemy Państwa ponadto drogą e-mailową o nowościach dotyczących wykorzystywanych przez Państwa funkcji. Podstawą prawną jest § 7 ust. 3 UWG (niemiecka ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) w związku z naszym prawnie uzasadnionym interesem w informowaniu o własnych podobnych usługach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Mogą Państwo w każdej chwili sprzeciwić się takiemu wykorzystaniu danych, przy czym nie powstają z tego tytułu żadne koszty inne niż koszty transmisji według stawek podstawowych; stosowna informacja wraz z linkiem do rezygnacji z subskrypcji znajduje się w każdej z tych wiadomości e-mail.

Wysyłka i zarządzanie listą odbiorców odbywają się za pośrednictwem Resend (zob. sekcja 13). Państwa adres e-mail i status subskrypcji są tam przetwarzane na nasze zlecenie.

Rezerwacja terminu dema (Calendly)

Na naszej stronie demo (/demo) osadzamy kalendarz rezerwacji terminów Calendly (Calendly LLC, USA), który jest ładowany po wyświetleniu tej strony. Na wszystkich pozostałych stronach Calendly nie jest ładowany. W przypadku rezerwacji terminu przetwarzamy podane w tym celu dane (imię i nazwisko, adres e-mail, w stosownych przypadkach przedsiębiorstwo oraz Państwa odpowiedzi na pytania dotyczące rezerwacji) w celu przygotowania i przeprowadzenia terminu; w swoim planerze terminów Calendly zapisuje własne pliki cookie, które są niezbędne do przeprowadzenia rezerwacji. Odrębną informację o plikach cookie Calendly wewnątrz planera terminów ukrywamy, ponieważ ujawniamy stosowanie tego narzędzia w niniejszym dokumencie oraz w naszej polityce cookies. Po dokonaniu rezerwacji pobieramy podany przez Państwa adres e-mail za pośrednictwem interfejsu Calendly, aby przyporządkować termin w naszym systemie sprzedażowym. Calendly może przekazywać dane do USA; podstawą są umowa powierzenia przetwarzania danych oraz standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Podstawą prawną jest zainicjowanie lub wykonanie umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes w sprawnej organizacji terminów (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

CRM (Close)

Close (Elastic Inc., USA) wykorzystujemy jako system CRM do zarządzania kontaktami z potencjalnymi klientami i Klientami. Na naszej stronie internetowej nie są przy tym osadzone żadne treści Close. Close może przekazywać dane do USA; podstawą są umowa powierzenia przetwarzania danych oraz standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w sprawnej komunikacji bądź zainicjowanie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. f i b RODO).

Linki w naszych wiadomościach e-mail o charakterze biznesowym kierowanych do przedsiębiorstw zawierają krótki identyfikator, który wyprowadzamy z Państwa adresu e-mail. Jeżeli za pośrednictwem takiego linku otworzą Państwo stronę w domenie univents.app, zapisujemy identyfikator, otwartą stronę, moment otwarcia oraz informację, czy wywołanie pochodzi z przeglądarki, czy z automatycznego skanera linków. W tym celu nie stosujemy plików cookie i nie zapisujemy ani Państwa adresu IP, ani pełnego identyfikatora przeglądarki. Jeżeli odwiedzą Państwo nasze strony wielokrotnie w różnych momentach, odnotowujemy to jako zainteresowanie w naszym systemie CRM (Close), aby móc skontaktować się z Państwem w sposób celowany. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w nawiązywaniu relacji biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane o wywołaniach usuwamy po 90 dniach. Mogą Państwo w każdej chwili sprzeciwić się tej analizie (art. 21 RODO), w dowolnej formie, kierując sprzeciw na adres hello@univents.app.

Podłączone skrzynki e-mail i kalendarze (Nylas)

Jeżeli połączą Państwo w aplikacji własną skrzynkę e-mail lub kalendarz, synchronizujemy za pośrednictwem Nylas (centrum danych w UE) wiadomości e-mail, dane kalendarza i dane kontaktowe, aby udostępnić aktywowane przez Państwa funkcje (skrzynka odbiorcza, uzgadnianie kalendarza). Połączenie mogą Państwo w każdej chwili rozłączyć.

Usługi Google API – ograniczone wykorzystanie (Limited Use)

Jeżeli połączą Państwo konto Google (Gmail, Kalendarz Google lub Kontakty Google) z Univents, uzyskujemy dostęp do Państwa danych wyłącznie w celu udostępnienia aktywowanych przez Państwa funkcji: wyświetlania i wysyłania wiadomości e-mail, synchronizacji kalendarza oraz synchronizacji kontaktów. Nigdy nie sprzedajemy tych danych, nigdy nie wykorzystujemy ich do celów reklamowych i nigdy nie używamy ich do trenowania uogólnionych modeli AI/ML. Dostęp następuje dla każdego połączonego konta osobno i może zostać w każdej chwili rozłączony – w ten sposób nasz dostęp zostaje cofnięty, a zsynchronizowane (zwierciadlone) dane zostają usunięte.

Univents’ use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Funkcje AI

W przypadku funkcji AI (asystent czatu, asystent wdrożeniowy, baza wiedzy oraz asystent AI w portalu pracowniczym i w portalu klienta) wprowadzone przez Państwa treści oraz powiązane dane workspace są przekazywane naszym dostawcom AI. Generowanie odpowiedzi odbywa się przy tym za pośrednictwem Anthropic (Claude); OpenAI wykorzystujemy wyłącznie do generowania embeddingów tekstowych na potrzeby wyszukiwania semantycznego, a nie do generowania odpowiedzi. W celu zapewnienia jakości oraz analizy nastroju (sentymentu) treści rozmów prowadzonych na czacie i w ramach wdrożenia są ponadto przekazywane do PostHog. Treści te mogą zawierać dane osobowe.

Z asystenta AI w portalu pracowniczym i w portalu klienta korzystają nie tylko użytkownicy back office, lecz także pracownicy oraz klienci naszych Klientów. Przetwarzane są tam zadane pytanie oraz wyłącznie te dokumenty, które dany Klient wcześniej udostępnił dla tej grupy. Przetwarzanie to odbywa się na zlecenie i zgodnie z poleceniami naszego Klienta (zob. sekcja 12, art. 28 RODO); administratorem w rozumieniu przepisów o ochronie danych jest Klient, który udostępnia dokumenty. Pytań i odpowiedzi z tych dwóch portali nie przechowujemy trwale, a ich treść nie jest przekazywana do PostHog w celu analizy nastroju.

Treści te wykorzystujemy wyłącznie w celu udostępniania i ulepszania funkcji. Wykorzystywanie ich przez naszych dostawców do trenowania uogólnionych modeli sztucznej inteligencji jest wyłączone umownie, zgodnie z zawartymi z nimi umowami powierzenia przetwarzania danych. Podstawą prawną jest wykonanie umowy lub nasz uzasadniony interes w udostępnianiu inteligentnych funkcji (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

12. Publiczne strony rezerwacji i portale klienckie (przetwarzanie na zlecenie)

Za pośrednictwem Univents nasi Klienci (organizatorzy, firmy cateringowe, lokalizacje eventowe) prowadzą publiczne strony rezerwacji (m.in. pod adresem /book oraz jako osadzenie iframe przez /embed) oraz portale klienckie (EventHub). Wprowadzone tam dane rezerwacyjne, kontaktowe i dane gości przetwarzamy wyłącznie w imieniu i zgodnie z poleceniami danego Klienta. W odniesieniu do tych danych administratorem w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych jest Klient; Univents jest podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO).

Obowiązuje nasza umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV).

Na tych stronach nie korzystamy z usług marketingowych ani reklamowych. Nasze własne przetwarzanie ogranicza się do anonimowego pomiaru zasięgu bez plików cookie; statystyka rozpoznająca powracających odwiedzających (PostHog) oraz analiza sentymentu odbywają się wyłącznie za Państwa zgodą. Plik cookie atrybucji (punkt 7) nigdy nie jest ustawiany na tych stronach.

Jeżeli Klient osadza na swojej stronie rezerwacji własne narzędzia (np. własny Google Tag Manager), sam odpowiada za to przetwarzanie. W celu wykonywania przysługujących Państwu praw osoby, której dane dotyczą, w odniesieniu do tych danych prosimy o kontakt z danym Klientem jako administratorem.

13. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

W celu świadczenia naszych usług przekazujemy dane osobowe starannie wybranym usługodawcom, którzy jako podmioty przetwarzające (art. 28 RODO) działają wyłącznie na nasze polecenie. Ze wszystkimi zawarte są umowy powierzenia przetwarzania danych. Poniższe zestawienie wskazuje wykorzystywanych dostawców, cel, miejsce przetwarzania oraz – w przypadku przekazywania danych do państw trzecich – właściwą podstawę transferu.

14. Przekazywanie danych do państw trzecich

Niektórzy z wymienionych dostawców przetwarzają dane poza UE lub EOG, w szczególności w USA. Takie przekazanie danych do państwa trzeciego następuje wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń w rozumieniu art. 44 i n. RODO: unijnych standardowych klauzul umownych (SCC) oraz – o ile dany dostawca jest certyfikowany (m.in. Google, Meta, LinkedIn) – na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dotyczącej EU-US Data Privacy Framework. W razie potrzeby stosujemy dodatkowe środki ochrony, takie jak szyfrowanie. Konkretne miejsca przetwarzania znajdą Państwo w tabeli w punkcie 13.

15. Okres przechowywania

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do realizacji danych celów lub jak wymagają tego ustawowe obowiązki przechowywania:

• Dane konta: przez czas trwania stosunku umownego; po wypowiedzeniu usunięcie, o ile nie stoją temu na przeszkodzie obowiązki przechowywania.
• Faktury i dokumenty księgowe: 10 lat (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Pliki logów serwera: wyłącznie krótkotrwale, następnie automatyczne usunięcie lub anonimizacja.
• Nagrania sesji (PostHog Session Replay): automatyczne usunięcie po 30 dniach.
• Spseudonimizowane dane zdarzeń analitycznych (PostHog): do 84 miesięcy.
• Dowody zgody: przez okres, w którym istnieje interes w posiadaniu dowodu.
• Treści AI u naszych dostawców AI: zgodnie z ich umowami powierzenia przetwarzania danych wyłącznie krótkotrwale (z reguły maks. 30 dni) w celu wykrywania nadużyć, bez trenowania.

16. Państwa prawa

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:

• uzyskanie informacji o przechowywanych na Państwa temat danych (art. 15 RODO)
• sprostowanie nieprawidłowych danych (art. 16 RODO)
• usunięcie danych (art. 17 RODO)
• ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO)
• przenoszenie danych (art. 20 RODO)
• sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO)

Udzieloną zgodę mogą Państwo w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego do momentu jej cofnięcia – w przypadku plików cookie i trackingu za pośrednictwem linku „Ustawienia plików cookie” w stopce, w pozostałych przypadkach poprzez wiadomość do nas.

W celu skorzystania z przysługujących Państwu praw wystarczy wiadomość w dowolnej formie na adres hello@univents.app. Jeżeli dane dotyczą strony rezerwacji lub portalu klienckiego prowadzonego za pośrednictwem Univents, prosimy o kontakt z danym Klientem jako administratorem (zob. punkt 12).

Prawo wniesienia skargi: Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności do właściwego dla nas organu: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

17. Obowiązek podania danych

O ile jest to konieczne do zawarcia umowy lub utworzenia konta, podanie określonych danych (np. imienia i nazwiska, adresu e-mail, danych rozliczeniowych) jest niezbędne. Bez tych danych nie możemy udostępnić aplikacji. Wszelkie dalsze informacje są dobrowolne.

18. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Dostosowujemy niniejszą politykę prywatności, gdy zmienia się stan prawny lub nasze czynności przetwarzania. Obowiązuje każdorazowo wersja opublikowana na tej stronie.