Zadania i budżet – każde wydarzenie pod kontrolą
Z Univents masz każde wydarzenie pod kontrolą: zadania i listy kontrolne dla zespołu, koperty budżetowe z automatycznym porównaniem planu z wykonaniem oraz faktury zakupu, które rejestrują się same. Koniec z chaosem w Excelu między planowaniem a kalkulacją.
7 dni za darmo · bez karty kredytowej · gotowe w kilka minut
- Catering i koszt surowców€ 4.200w normie
- Personel i obsługa€ 2.800na styk
Od zadania do kalkulacji powykonawczej
Jeden spójny proces planowania i budżetu – automatyczny, przejrzysty i bez dodatkowych obliczeń w Excelu.
Twórz i przydzielaj zadania
Twórz listy kontrolne i zadania z terminem i osobą odpowiedzialną dla każdego wydarzenia – z szablonów lub od zera.
Nic nie umknie – każde zadanie ma osobę odpowiedzialną.
Ustal koperty budżetowe
Zdefiniuj kategorie budżetu z kwotami planowanymi dla każdego wydarzenia – koszty z faktur zakupu wpływają automatycznie.
Stan wydatków jest zawsze aktualny, bez uzgadniania w Excelu.
Oceń marżę i wyciągaj wnioski
Porównaj budżet z rzeczywistymi kosztami dla każdego wydarzenia i zobacz marżę pokrycia oraz marżę ze wszystkich wydarzeń w raporcie.
Solidna kalkulacja pod następną ofertę.
Uploading an incoming invoice: AI reads it, you check and post it
Upload a supplier invoice as a photo or PDF and have it read out automatically — instead of typing in every figure yourself. You stay in control: no figure counts until you click “post”. You’ll see the upload, how to trigger processing right away instead of waiting for the nightly run, the extracted invoice details next to the preview, assigning it to a budget envelope, the due-date reminder, and marking it as paid.
Rozdziały
Pokaż transkrypcję
Let’s take a look at how we can handle incoming invoices in Univents. Here under the Finance section, we also have the option to upload all our incoming invoices and check what’s actually still due — and above all, when it’s due. So let’s upload one of our incoming invoices here as an example. Let’s go in here for a moment and grab our sample invoice. There we go. So now we have a sample invoice as a PDF — but it also works as an image file, both work fine. So right now we’re just waiting for our system to process this. We can also speed that up by saying: process it now, rather than waiting for the next overall batch run. There, now it’s ready to review. So we can take a look at the preview here, zoom in on it, and see the information about our supplier. We also have the matching contact right here in the system, and we can see our invoice details again. That all looks right. We can assign this to a budget envelope, or create a new one, so all these line items are also allocated within our budgets. There, now we see our budget included here, and we can also see straight away when invoices are due. The system also reminds us if anything ever becomes overdue. And we can then mark things as paid directly right here. That’s it.
Zadania i listy kontrolne dla wydarzenia
Każde zadanie ma osobę odpowiedzialną – i termin.
Twórz dla każdego wydarzenia zadania z terminem i osobą odpowiedzialną – pojedynczo lub z wielokrotnego użytku szablonów list kontrolnych.
Zakładka zadań w wydarzeniu pokazuje każdemu członkowi zespołu, co ma być zrobione i do kiedy.
- Terminy i osoby odpowiedzialne
- Szablony list kontrolnych dla cyklicznych wydarzeń
- Osobna zakładka zadań w każdym wydarzeniu
- Sfinalizuj menuotwarte
- Plan zasiadaniaw toku
- Kontrola technicznazrobione
Koperty budżetowe dla wydarzenia
Każda kategoria z własną kwotą planowaną.
Zdefiniuj kategorie budżetu, np. catering, personel lub technika, z kwotą planowaną dla każdego wydarzenia.
Przy zatwierdzaniu wybierasz odpowiednią kopertę budżetową – wydatek od razu się do niej wlicza, a stan wydatków jest zawsze aktualny.
- Kategorie budżetu z kwotą planowaną
- Wydatek od razu wlicza się do koperty
- Bezpośrednio powiązane z fakturami zakupu
- Catering i koszt surowców€ 4.200
- Personel i obsługa€ 2.800
- Technika i dekoracje€ 1.100
Automatyczne rejestrowanie faktur zakupu
Wgraj dokument, resztą zajmie się Univents.
Wgraj fakturę dostawcy – jako PDF lub zdjęcie z telefonu –, a kwota, dostawca i dane faktury zostaną odczytane automatycznie.
Po krótkim zatwierdzeniu faktura trafia do właściwej koperty budżetowej – dla wydarzenia lub jako koszty ogólne całej firmy.
- Wgrywanie PDF lub zdjęcia
- Odczytana kwota, dostawca i dane faktury
- Zatwierdzasz zamiast przepisywać
Koszty, budżet i marża w jednym miejscu
Marża pokrycia na żywo dla każdego wydarzenia.
Zakładka finansów w wydarzeniu zestawia zarejestrowane koszty z budżetem – na żywo, bez dodatkowych obliczeń w Excelu.
W raporcie marż zobaczysz marże pokrycia ze wszystkich wydarzeń i rozpoznasz, które naprawdę się opłacają.
- Koszty a budżet na żywo w wydarzeniu
- Marża pokrycia dla każdego wydarzenia
- Raport marż wydarzeń ze wszystkich wydarzeń
Często zadawane pytania
Które oprogramowanie do planowania wydarzeń wspiera cateringi w listach zadań i kontroli budżetu?
Univents to oprogramowanie do planowania wydarzeń dla cateringów i event managerów, które łączy listy zadań i kontrolę budżetu bezpośrednio w wydarzeniu: listy kontrolne z terminami i osobami odpowiedzialnymi, koperty budżetowe z automatycznym śledzeniem wydatków oraz automatycznie rejestrowane faktury zakupu.
Jak działa kontrola budżetu w Univents?
Dla każdego wydarzenia tworzysz kategorie budżetu z kwotą planowaną, np. na catering, personel lub technikę. Przy zatwierdzaniu faktury zakupu wybierasz odpowiednią kopertę budżetową – wydatek od razu się do niej wlicza, więc stan wydatków jest zawsze aktualny.
Jak rejestruję faktury zakupu od dostawców?
Wgraj fakturę dostawcy – jako PDF lub zdjęcie z telefonu. Univents automatycznie odczytuje kwotę, dostawcę i dane faktury; przy zatwierdzaniu wybierasz odpowiednią kopertę budżetową – wydatek od razu się do niej wlicza.
Czym Univents różni się od arkuszy Excel lub ogólnych narzędzi projektowych?
Zadania i budżet są powiązane bezpośrednio z wydarzeniem, faktury zakupu można dodatkowo rejestrować jako koszty ogólne w ogóle bez wydarzenia – a wszystko opiera się na rzeczywistych kosztach z Twoich ofert i faktur, bez ręcznego uzgadniania między arkuszami. Raport marż wydarzeń automatycznie pokazuje marże pokrycia ze wszystkich wydarzeń.
Dla kogo jest moduł zadań i budżetu?
Dla cateringów, agencji eventowych i lokalizacji, które chcą mieć przegląd otwartych zadań i rzeczywistych kosztów każdego wydarzenia – od planowania po kalkulację powykonawczą.
Gotowy do startu?
Wypróbuj Univents za darmo i przekonaj się, jak proste może być zarządzanie wydarzeniami.
Newsletter Univents
Nowości produktowe i praktyczne wskazówki dla firm eventowych i cateringowych. Mniej więcej raz w miesiącu, nie częściej.
Newsletter wysyłamy w języku angielskim.