Aufgaben und Budget – für jedes Event im Griff
Mit Univents behältst du jedes Event im Griff: Aufgaben und Checklisten für dein Team, Budget-Umschläge mit automatischem Soll-Ist-Abgleich und Eingangsrechnungen, die sich von selbst erfassen. Nie wieder Excel-Chaos zwischen Planung und Kalkulation.
7 Tage kostenlos · keine Kreditkarte · in Minuten startklar
- Catering & Wareneinsatz€ 4.200im Rahmen
- Personal & Service€ 2.800knapp
Von der Aufgabe zur Nachkalkulation
Ein durchgängiger Prozess für Planung und Budget – automatisch, transparent und ohne Excel-Nebenrechnung.
Aufgaben anlegen und verteilen
Lege Checklisten und Aufgaben mit Fälligkeit und Verantwortlichen pro Event an – aus Vorlagen oder individuell.
Nichts geht mehr unter, jede Aufgabe hat einen Namen.
Budget-Umschläge festlegen
Definiere Budgetkategorien mit Soll-Beträgen pro Event – erfasste Kosten aus Eingangsrechnungen fließen automatisch ein.
Der Ausgabenstand ist immer aktuell, ohne Excel-Abgleich.
Marge auswerten und lernen
Vergleiche Budget und tatsächliche Kosten je Event und sieh Deckungsbeitrag und Marge über alle Events im Bericht.
Fundierte Kalkulation für das nächste Angebot.
Eingangsrechnung hochladen: KI liest aus, du prüfst und buchst
Eine Lieferantenrechnung als Foto oder PDF hochladen und automatisch auslesen lassen — statt jede Zahl selbst abzutippen. Die Kontrolle bleibt: Vor dem Klick auf „Buchen“ zählt keine Zahl. Du siehst den Upload, wie du die Verarbeitung sofort anstößt statt auf den nächtlichen Lauf zu warten, die ausgelesenen Rechnungsdetails neben der Vorschau, die Zuordnung zu einem Budget-Umschlag, die Fälligkeits-Erinnerung und das Markieren als bezahlt.
Kapitel
Transkript anzeigen
Sehen wir uns jetzt auch einmal an, wie wir eingehende Rechnungen in Univents bearbeiten können. Hier unter dem Bereich Finanzen haben wir auch die Möglichkeit, unsere kompletten Eingangsrechnungen mit hochzuladen und zu prüfen, was da tatsächlich noch fällig ist und vor allem auch, wann das Ganze fällig ist. Das heißt, wir laden jetzt hier mal eine von unseren Eingangsrechnungen als Beispiel mit hoch. Gehen wir mal kurz hier rein und nehmen uns hier die Beispielrechnung heraus. Jawohl. So, haben wir jetzt hier mal eine Beispielrechnung als PDF – geht aber auch als Bilddatei, beides funktioniert. So, da warten wir jetzt gerade drauf, dass unser System das einmal verarbeitet. Können wir das Ganze auch beschleunigen, indem wir sagen: Ah ja, jetzt verarbeiten, und nicht erst mit dem nächsten Gesamtdurchlauf warten. So, jetzt ist das Ganze bereit zum Prüfen. Das heißt, wir können jetzt hier die Vorschau uns nochmal ansehen, das Ganze natürlich auch nochmal vergrößern, und haben hier die Informationen zu unserem Lieferanten. Haben hier auch den entsprechenden Kontakt direkt im System mit drin und sehen hier nochmal unsere Rechnungsdetails. Das passt alles soweit. Können das Ganze einem Umschlag zuordnen oder einen neuen Umschlag erstellen, damit wir die ganzen Positionen auch in unseren Budgets zugeordnet haben. So, jetzt sehen wir, wir haben hier unser Budget einmal mit drin und sehen dann auch direkt, wann Rechnungen fertig sind. Das System erinnert uns auch, falls irgendwas mal überfällig sein sollte. Und wir können die Sachen dann hier auch direkt als bezahlt markieren. Das ist das Ganze.
Aufgaben & Checklisten pro Event
Jede Aufgabe hat einen Namen – und eine Frist.
Lege für jedes Event Aufgaben mit Fälligkeit und Verantwortlichen an, einzeln oder aus wiederverwendbaren Checklisten-Vorlagen.
Der Aufgaben-Tab im Event zeigt jedem Teammitglied genau, was bis wann zu tun ist.
- Fälligkeiten & Verantwortliche
- Checklisten-Vorlagen für wiederkehrende Events
- Eigener Aufgaben-Tab pro Event
- Menü finalisierenoffen
- Sitzplanläuft
- Technik-Checkerledigt
Budget-Umschläge pro Event
Jede Kategorie mit eigenem Soll-Betrag.
Definiere Budgetkategorien wie Catering, Personal oder Technik mit einem Soll-Betrag pro Event.
Beim Bestätigen wählst du den passenden Budget-Umschlag – die Ausgabe zählt sofort dagegen, der Ausgabenstand ist immer aktuell.
- Budgetkategorien mit Soll-Betrag
- Ausgabe zählt sofort gegen den Umschlag
- Direkt verknüpft mit Eingangsrechnungen
- Catering & Wareneinsatz€ 4.200
- Personal & Service€ 2.800
- Technik & Deko€ 1.100
Eingangsrechnungen automatisch erfassen
Beleg hochladen, Rest übernimmt Univents.
Lade eine Lieferantenrechnung hoch – als PDF oder als Foto vom Handy –, Betrag, Lieferant und Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen.
Nach kurzer Bestätigung landet die Rechnung im richtigen Budget-Umschlag – für ein Event oder als Gemeinkosten für den ganzen Betrieb.
- PDF- oder Foto-Upload
- Betrag, Lieferant & Rechnungsdaten ausgelesen
- Bestätigen statt Abtippen
Kosten, Budget und Marge auf einen Blick
Deckungsbeitrag live pro Event.
Der Finanzen-Tab im Event zeigt erfasste Kosten dem Budget gegenüber – live, ohne Excel-Nebenrechnung.
Im Margen-Bericht siehst du Deckungsbeiträge über alle Events hinweg und erkennst, welche Events sich wirklich lohnen.
- Kosten vs. Budget live im Event
- Deckungsbeitrag pro Event
- Event-Margen-Report über alle Events
Häufige Fragen
Welche Event-Planungssoftware unterstützt Caterer bei Aufgabenlisten und Budgetkontrolle?
Univents ist die Event-Planungssoftware für Caterer und Eventmanager, die Aufgabenlisten und Budgetkontrolle direkt im Event bündelt: Checklisten mit Fälligkeiten und Verantwortlichen, Budget-Umschläge mit automatischem Ausgaben-Tracking und automatisch erfasste Eingangsrechnungen.
Wie funktioniert die Budgetkontrolle in Univents?
Du legst pro Event Budgetkategorien mit einem Soll-Betrag an, zum Beispiel für Catering, Personal oder Technik. Beim Bestätigen einer Eingangsrechnung wählst du den passenden Budget-Umschlag – die Ausgabe zählt sofort dagegen, sodass der Ausgabenstand jederzeit aktuell ist.
Wie erfasse ich Eingangsrechnungen von Lieferanten?
Lade die Lieferantenrechnung hoch – als PDF oder als Foto vom Handy. Univents liest Betrag, Lieferant und Rechnungsdaten automatisch aus; beim Bestätigen wählst du den passenden Budget-Umschlag – die Ausgabe zählt sofort dagegen.
Was unterscheidet Univents von Excel-Listen oder allgemeinen Projekttools?
Aufgaben und Budget hängen direkt am Event, Eingangsrechnungen lassen sich zusätzlich auch als Gemeinkosten ganz ohne Veranstaltung erfassen – und alles hängt an den echten Kosten aus deinen Angeboten und Rechnungen, kein manueller Abgleich zwischen Tabellen. Der Event-Margen-Report zeigt Deckungsbeiträge automatisch über alle Events.
Für wen eignet sich das Aufgaben- und Budget-Modul?
Für Caterer, Eventagenturen und Locations, die pro Event den Überblick über offene Aufgaben und die tatsächlichen Kosten behalten wollen – von der Planung bis zur Nachkalkulation.
Bereit, loszulegen?
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