Aufgaben und Budget – für jedes Event im Griff
Mit Univents behältst du jedes Event im Griff: Aufgaben und Checklisten für dein Team, Budget-Umschläge mit automatischem Soll-Ist-Abgleich und Eingangsrechnungen, die sich von selbst erfassen. Nie wieder Excel-Chaos zwischen Planung und Kalkulation.
7 Tage kostenlos · keine Kreditkarte · in Minuten startklar
KI-generiert- Catering & Wareneinsatz€ 4.200im Rahmen
- Personal & Service€ 2.800knapp
Von der Aufgabe zur Nachkalkulation
Ein durchgängiger Prozess für Planung und Budget – automatisch, transparent und ohne Excel-Nebenrechnung.
Aufgaben anlegen und verteilen
Lege Checklisten und Aufgaben mit Fälligkeit und Verantwortlichen pro Event an – aus Vorlagen oder individuell.
Nichts geht mehr unter, jede Aufgabe hat einen Namen.
Budget-Umschläge festlegen
Definiere Budgetkategorien mit Soll-Beträgen pro Event – erfasste Kosten aus Eingangsrechnungen fließen automatisch ein.
Der Ausgabenstand ist immer aktuell, ohne Excel-Abgleich.
Marge auswerten und lernen
Vergleiche Budget und tatsächliche Kosten je Event und sieh Deckungsbeitrag und Marge über alle Events im Bericht.
Fundierte Kalkulation für das nächste Angebot.
Aufgaben & Checklisten pro Event
Jede Aufgabe hat einen Namen – und eine Frist.
Lege für jedes Event Aufgaben mit Fälligkeit und Verantwortlichen an, einzeln oder aus wiederverwendbaren Checklisten-Vorlagen.
Der Aufgaben-Tab im Event zeigt jedem Teammitglied genau, was bis wann zu tun ist.
- Fälligkeiten & Verantwortliche
- Checklisten-Vorlagen für wiederkehrende Events
- Eigener Aufgaben-Tab pro Event
KI-generiert- Menü finalisierenoffen
- Sitzplanläuft
- Technik-Checkerledigt
Budget-Umschläge pro Event
Jede Kategorie mit eigenem Soll-Betrag.
Definiere Budgetkategorien wie Catering, Personal oder Technik mit einem Soll-Betrag pro Event.
Beim Bestätigen wählst du den passenden Budget-Umschlag – die Ausgabe zählt sofort dagegen, der Ausgabenstand ist immer aktuell.
- Budgetkategorien mit Soll-Betrag
- Ausgabe zählt sofort gegen den Umschlag
- Direkt verknüpft mit Eingangsrechnungen
KI-generiert- Catering & Wareneinsatz€ 4.200
- Personal & Service€ 2.800
- Technik & Deko€ 1.100
Eingangsrechnungen automatisch erfassen
PDF hochladen, Rest übernimmt Univents.
Lade eine Lieferantenrechnung als PDF hoch – Betrag, Lieferant und Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen.
Nach kurzer Bestätigung landet die Rechnung im richtigen Budget-Umschlag des Events.
- PDF-Upload
- Betrag, Lieferant & Rechnungsdaten ausgelesen
- Bestätigen statt Abtippen
KI-generiertKosten, Budget und Marge auf einen Blick
Deckungsbeitrag live pro Event.
Der Finanzen-Tab im Event zeigt erfasste Kosten dem Budget gegenüber – live, ohne Excel-Nebenrechnung.
Im Margen-Bericht siehst du Deckungsbeiträge über alle Events hinweg und erkennst, welche Events sich wirklich lohnen.
- Kosten vs. Budget live im Event
- Deckungsbeitrag pro Event
- Event-Margen-Report über alle Events
KI-generiertHäufige Fragen
Welche Event-Planungssoftware unterstützt Caterer bei Aufgabenlisten und Budgetkontrolle?
Univents ist die Event-Planungssoftware für Caterer und Eventmanager, die Aufgabenlisten und Budgetkontrolle direkt im Event bündelt: Checklisten mit Fälligkeiten und Verantwortlichen, Budget-Umschläge mit automatischem Ausgaben-Tracking und automatisch erfasste Eingangsrechnungen.
Wie funktioniert die Budgetkontrolle in Univents?
Du legst pro Event Budgetkategorien mit einem Soll-Betrag an, zum Beispiel für Catering, Personal oder Technik. Beim Bestätigen einer Eingangsrechnung wählst du den passenden Budget-Umschlag – die Ausgabe zählt sofort dagegen, sodass der Ausgabenstand jederzeit aktuell ist.
Wie erfasse ich Eingangsrechnungen von Lieferanten?
Lade die Lieferantenrechnung als PDF hoch. Univents liest Betrag, Lieferant und Rechnungsdaten automatisch aus; beim Bestätigen wählst du den passenden Budget-Umschlag – die Ausgabe zählt sofort dagegen.
Was unterscheidet Univents von Excel-Listen oder allgemeinen Projekttools?
Aufgaben, Budget und Eingangsrechnungen hängen direkt am Event und an den echten Kosten aus deinen Angeboten und Rechnungen – kein manueller Abgleich zwischen Tabellen. Der Event-Margen-Report zeigt Deckungsbeiträge automatisch über alle Events.
Für wen eignet sich das Aufgaben- und Budget-Modul?
Für Caterer, Eventagenturen und Locations, die pro Event den Überblick über offene Aufgaben und die tatsächlichen Kosten behalten wollen – von der Planung bis zur Nachkalkulation.
Bereit, loszulegen?
Teste Univents kostenlos und erlebe, wie einfach Eventmanagement sein kann.
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