Kalkulation und Einkauf rechnen mit denselben Zahlen
Vorlagen halten fest, wie dein Betrieb rechnet: je angefangene 100 Gäste eine Serviceaufsicht, Kinder zählen halb. An der Veranstaltung entstehen daraus Buchungen, die bei Änderungen mitziehen – mit Preisen aus dem Artikelstamm statt einer zweiten Wahrheit im Tabellenblatt.
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Von der Regel zur bestellten Ware
Drei Schritte von der ersten Vorlage bis zur Bestellung.
Vorlage anlegen
Unter Einstellungen → Kalkulation hältst du einmal fest, wie du rechnest: Bedingungen, Bezugsgröße, Formel und Ziel als Regel.
Einmal hinterlegt, gilt sie für jede Veranstaltung dieser Art.
Probe rechnen
Du tippst Gästezahl, Dauer oder Entfernung ein und siehst sofort das Ergebnis. Zu jeder Zahl steht die Begründung.
Du siehst, warum zwei Serviceaufsichten herauskommen.
An der Veranstaltung anwenden
Die Vorlage legt die Buchungen an und zieht bei Gästen, Zeiten und Räumen nach. Sobald ein Beleg versendet ist, bleibt alles stehen.
Angebot und Kalkulation bleiben im Gleichschritt.
Die eigene Rechnung als Vorlage, nicht als Tabellenblatt
Regeln wie „1 Serviceaufsicht je angefangene 100 Gäste“ oder „Kinder zählen halb“ stehen einmal in der Vorlage.
Eine Vorlage gehört zu einer Veranstaltungsart und verbindet Bedingung, Bezugsgröße, Formel und Ziel. Eine Regel kann ab 150 Essensgästen eine zweite Serviceaufsicht ansetzen, Kinder mit dem Faktor 0,5 zählen oder mit dem gebuchten Umsatz rechnen. Mehrere Regeln auf dasselbe Ziel addieren sich.
Die Probe-Rechnung nennt zu jedem Ziel den Grund, etwa „2 Serviceaufsichten: je angefangene 100 Essensgäste, 110 Essensgäste“, und führt übersprungene Regeln mit ihrer Ursache auf. Kalkulationsvorlagen gibt es ab Growth.
- Eine Vorlage je Veranstaltungsart
- Regeln mit Bedingung, Formel und Ziel
- Probe-Rechnung mit Begründung
- 1Regel: je angefangene 100 Gäste
- 22 Serviceaufsichten
- 3Begründung steht dabei
An der Veranstaltung rechnet die Kalkulation mit
Aus der Vorlage werden Buchungen – und sie bleiben in Bewegung, solange kein Beleg draußen ist.
Ändern sich Gästezahl, Gästegruppen, Zeiten oder Räume, ziehen die Mengen der Kalkulations-Positionen von selbst nach. Sobald ein Angebot, eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung versendet ist, ändert die Kalkulation nichts mehr von selbst: Eine zugesagte Veranstaltung rechnet nicht stillschweigend anders. Versendete Belege bleiben unverändert, auch wenn du die Kalkulation bewusst neu anwendest.
Personalrollen aus der Kalkulation werden zu offenen Schichten, eine Ablaufplan-Vorlage wird zum Ablauf der Veranstaltung. Preise kommen immer aus dem Artikelstamm und den Preisregeln.
- Zieht bei Gästen, Gästegruppen, Zeiten und Räumen nach
- Friert ein, sobald ein Beleg versendet ist
- Personalrollen werden zu offenen Schichten
- Buffet Classic1.375 €zieht nach
- Serviceaufsicht ×22 Schichtenoffen
- Angebot versendeteingefroren
Mengen, Ausführungen und Preise
Was du am Artikel pflegst, rechnet die Veranstaltung mit – in jedem Tarif. Mehrere Ausführungen je Artikel gibt es ab Growth.
Eine Mengenregel am Artikel, etwa „1 je 10 Gäste, mindestens 2“, zieht bei einer neuen Gästezahl nach, ohne dass jemand nachrechnet. Ein Artikel kann mehrere Ausführungen haben – Cola in 0,2 l, 0,33 l und 1,0 l – mit eigenem Preis, Einkauf, Bestand und Artikelnummer; Beschreibung, Bilder und Allergene pflegst du einmal am Hauptartikel.
Neue Verkaufs- und Einkaufspreise planst du ab einem Stichtag: Frühere Termine rechnen mit dem alten Preis, versendete Belege bleiben unverändert. Gesammelt anpassen geht über einen Prozentsatz mit Rundung, samt Vorschau vor dem Übernehmen.
- Mengenregel je Artikel
- Mehrere Ausführungen je Artikel
- Preise ab Stichtag, gesammelt angepasst
- Cola 0,33 lje 10 Gästeaktiv
- Cola 1,0 lje 20 Gästeaktiv
- Einkaufspreisab 01.11.geplant
Lieferanten, Preislisten und Preisgruppen
Derselbe Artikel kann bei mehreren Lieferanten unterschiedlich viel kosten.
Je Lieferant pflegst du einen eigenen Einkaufspreis, die Artikelnummer und das Gebinde; Bestellung und Wareneinsatz rechnen mit dem Preis des gewählten Lieferanten. Preisgruppen geben Agenturen, Messekunden und Stammkunden eigene Preise – die Gruppe hängt am Kunden oder an einer einzelnen Buchungsseite.
Preislisten liest Univents aus: Du lädst sie hoch, leitest sie per E-Mail weiter, oder der Lieferant lädt sie im Lieferantenportal hoch. In einer Prüfliste übernimmst du neue Einkaufspreise ab einem Stichtag; das Auslesen wird über das KI-Guthaben abgerechnet. Lieferanten und Preisgruppen gibt es ab Growth.
- Mehrere Lieferanten je Artikel
- Preisgruppen für Agenturen, Messen und Stammkunden
- Preislisten auslesen, prüfen, übernehmen
- 1142 Positionen erkannt
- 23 Preise prüfen
- 3übernommen ab 01.11.
Bestellungen an Zulieferer
Bestellt wird je Lieferant – und der Stand kommt zurück.
Du bestellst je Zulieferer, stornierst und bestellst neu. Zulieferer sehen Gästezahl und Menge je Gast, sagen einzelne Positionen ab und schlagen Ersatz vor. Die Packliste lässt sich nach Zulieferer gruppieren, und der Wareneinsatz-Bericht rechnet mit dem Bestellpreis.
Bestellungen an Zulieferer gibt es ab Core.
- Je Lieferant bestellen, stornieren, neu bestellen
- Absagen und Ersatzvorschläge der Zulieferer
- Packliste nach Zulieferer, Wareneinsatz mit Bestellpreis
Häufige Fragen
Was ist eine Kalkulationsvorlage?
Eine Vorlage hält fest, wie ein Betrieb rechnet: Bedingungen, Bezugsgröße, Formel und Ziel, etwa „1 Serviceaufsicht je angefangene 100 Gäste“. Sie gehört zu einer Veranstaltungsart und rechnet an der Veranstaltung die Buchungen aus, statt dass jemand den Bedarf jedes Mal einträgt.
Was passiert, wenn für eine Veranstaltung schon ein Angebot versendet ist?
Dann ändert die Kalkulation nichts mehr von selbst. Eine zugesagte Veranstaltung rechnet nicht stillschweigend anders, und versendete Belege bleiben unverändert. Automatisch mitrechnen geht erst wieder, wenn kein Beleg mehr versendet ist, etwa nach einem Storno.
Rechnet die Kalkulation nach, wenn sich die Gästezahl ändert?
Ja. Ändern sich Gästezahl, Gästegruppen, Zeiten oder Räume, ziehen die Mengen der Kalkulations-Positionen nach. Wer eine Position selbst ändert, behält sie: Sie trägt danach den Hinweis, dass sie der Kalkulation nicht mehr folgt.
Kann ich Preise für viele Artikel gleichzeitig anpassen?
Ja, über einen Prozentsatz mit Rundung und Vorschau. Neue Preise gelten ab einem Stichtag: Frühere Termine rechnen mit dem alten Preis, bereits versendete Belege bleiben unverändert.
Wie kommen die Einkaufspreise der Lieferanten ins System?
Du lädst die Preisliste hoch, leitest sie per E-Mail weiter, oder der Lieferant lädt sie im Lieferantenportal hoch. Univents liest die Positionen aus, du prüfst sie in einer Prüfliste und übernimmst neue Einkaufspreise ab einem Stichtag. Das Auslesen wird über das KI-Guthaben abgerechnet.
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