Berichte & Auswertungen für Catering: planen ohne KI-Blackbox
Univents wertet jede Buchung, Rechnung und Schicht automatisch aus: Umsatz, Margen, Top-Kunden und Wareneinsatz auf einen Blick. Aus der Nachkalkulation vergangener Events siehst du, wie viel Personal und Material ein Event wirklich gebraucht hat – die Planungsregel für das nächste Event leitest du selbst daraus ab.
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Von der Auswertung zur nächsten Planung
Drei Schritte von der laufenden Eventarbeit bis zur verlässlichen Personal- und Mengenplanung.
Events laufen automatisch in die Reports
Jede Buchung, jedes Angebot, jede Rechnung und jede Schicht fließt automatisch ins Cockpit – ohne separate Datenpflege.
Keine Excel-Zusammenstellung mehr nötig.
Umsatz, Marge und Wareneinsatz auswerten
Umsatz-Reports im Zeitraumvergleich, Event-Margen und Wareneinsatz je Veranstaltung zeigen, welche Events sich wirklich lohnen.
Kalkulation und Realität auf einen Blick abgeglichen.
Aus der Nachkalkulation die eigene Planungsregel ableiten
Vergleiche geplanten und tatsächlichen Personal- und Materialeinsatz vergangener Events im Bericht – und leite daraus deine eigene Regel für die nächste Planung ab.
Planungsregeln aus der eigenen Erfahrung statt aus einem Prognose-Modell.
Finanz-Cockpit und Berichte: der Überblick über alle Veranstaltungen
Zwei Fragen, zwei Orte. „Wer schuldet mir gerade Geld?“ beantwortet das Finanzdokumente-Cockpit auf einen Blick. „Wie läuft mein Geschäft insgesamt?“ beantworten die Berichte — über alle Veranstaltungen hinweg, mit denselben Filtern über alle Ansichten. Du siehst die Kennzahlen im Cockpit inklusive Zahlungsabgleich und Buchhaltungsanbindung, den Berichte-Hub mit der Finanzauswertung nach Zeitraum, Event, Kunde, Kostenstelle oder Produkt samt Excel-Export, die offenen Rechnungen mit Forderungsaltersstruktur, den Buchungs-Funnel mit Conversion-Raten und Reaktionszeiten sowie Personal-, Wareneinsatz- und Team-Aktivitäts-Auswertungen.
Kapitel
Transkript anzeigen
Wie können wir unsere Auswertung quer über alle Events ziehen? Hier haben wir zum einen unsere Finanzdokumente, da sehen wir direkt auf einen Blick, wie viele Rechnungen noch überfällig sind. Wir können hier auch einen Zahlungsabgleich hochladen, um die entsprechenden Rechnungen direkt als bezahlt zu markieren. Falls wir eine Buchhaltungsanbindung haben zu Lexware, sevDesk oder Ähnlichem, passiert das auch automatisch über die jeweilige Anbindung. Dann können wir hier sortieren nach unseren Angeboten, Rechnungen, Anzahlungen, Lieferscheinen und Gutschriften und haben dann auch nochmal die Möglichkeit, den entsprechenden Status hier mit anzupassen. Das heißt, wir wollen jetzt hier vor allem mal die Überfälligen sehen, dass wir die alle nochmal nachhaken und eintreiben können, und haben abseits davon dann hier auch nochmal eine ganze Menge an Berichten. Zum einen sehen wir hier unsere Finanzauswertungen nach entsprechendem Zeitraum, können das auch hier komplett durchfiltern nach dem Status des Events, nach unseren jeweiligen Räumlichkeiten, den Kunden, Event-Tags, Gästezahl oder auch Formularantworten, und haben dann die Möglichkeit, das Ganze nochmal auch nach Zeitraum, Kategorie, Event, Veranstaltungsart, Kostenstelle, Location, Kunde oder Produkt zu sortieren und uns die jeweiligen Auswertungen per Excel rausziehen zu lassen. Weiterhin haben wir bei den Berichten auch unsere offenen Rechnungen nochmal in einem Blick mit dabei. Da sehen wir genau, wie unser entsprechender Rechnungsverlauf hier mit drin ist und wie unsere Forderungsaltersstruktur der jeweiligen Rechnungen ist. Im Buchungsfunnel wiederum sehen wir, wie unsere Conversion-Rates auf den jeweiligen Buchungsseiten sind, wie viele Leute die Seite aufrufen und wie weit sie kommen, wie viele es tatsächlich zum angenommenen Angebot schaffen, dass wir dann auch ein abgeschlossenes Event mit dabei haben. Und hier auch nochmal unsere Medianzeiten bis zur ersten Reaktion, bis zur Anfrage, bis zum Angebot oder auch von gesendet bis angenommen. Weiterhin haben wir hier nochmal Personal- und Arbeitszeitauswertungen komplett mit drinnen, genauso wie den Wareneinsatz der jeweiligen Zeiträume, aber auch unseren Warenverbrauch der jeweiligen Zeiträume und unsere Sales-Aktivitäten im Team. Da sehen wir genau, wer wann wie viele Anrufe gemacht und Mails rausgeschickt hat. Bis zum nächsten Mal.
Umsatz- und Margen-Reports je Event
Sofort sehen, was ein Event wirklich einbringt.
Umsatz-Reports zeigen Zeiträume im Vergleich, der Event-Margen-Report den Deckungsbeitrag pro Veranstaltung – auf Basis der echten Buchungsdaten, nicht geschätzt. Die Finanzauswertung schlüsselt den Umsatz nach Steuersatz auf: 7 %, 19 % und 0 %.
So erkennst du auf einen Blick, welche Eventarten sich lohnen und wo die Marge unter Druck steht. Deine Startseite stellst du selbst zusammen: Kacheln mit Kennzahl, Zeitraum und Vergleich – die Kennzahlen ab dem Core-Tarif.
- Umsatz nach Zeitraum vergleichen
- Deckungsbeitrag pro Event
- Direkt aus echten Buchungsdaten
Top-Kunden-Report für die Priorisierung
Deine wichtigsten Kunden auf einen Blick.
Der Top-Kunden-Report zeigt, wer über welchen Zeitraum am meisten Umsatz bringt – Basis für Priorisierung im Vertrieb und in der Kapazitätsplanung.
Kombiniert mit dem Cockpit siehst du sofort, ob ein Kunde wächst oder abspringt.
- Umsatz je Kunde im Zeitverlauf
- Basis für Vertriebspriorisierung
- Ohne manuelle Excel-Zusammenstellung
- Hotel Sonnblick€ 14.994Stammkunde
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- Frisch & Feierlich GmbH€ 1.726neu
Wareneinsatz-Report & Deckungsbeitragsrechnung
Kalkulation, die nach dem Event stimmt.
Der Wareneinsatz-Report stellt Erlös, Wareneinsatz und Personalkosten je Event gegenüber – die Nachkalkulation zeigt den tatsächlichen Deckungsbeitrag.
Kein Abgleich mehr zwischen Kalkulation und Realität in separaten Tabellen.
- Erlös, Wareneinsatz und Personal im Vergleich
- Tatsächlicher Deckungsbeitrag je Event
- Direkt aus Rechnung, Lager und Schichtplan
- Erlös€ 18.400
- Wareneinsatz€ 6.200
- Personal€ 4.100
Aus der Nachkalkulation lernen für die nächste Planung
Der Bericht liefert die Zahlen, die Planungsregel macht dein Team.
Der Event-Margen-Report und der Wareneinsatz-Report zeigen für jedes vergangene Event, wie viel Personal, Material und Kosten tatsächlich nötig waren – im Vergleich zur ursprünglichen Kalkulation.
Aus ähnlichen vergangenen Events leitest du deine eigenen Personalschlüssel und Planungsregeln ab – und überträgst sie manuell in die Schichtplanung des nächsten Events.
- Tatsächlicher Personal- und Materialeinsatz je Event
- Eigene Personalschlüssel aus der Historie ableiten
- Manuell in die nächste Planung übernehmen
- 1Nachkalkulation erstellt
- 2Vergleichsevent markiert
- 3Personalbedarf vorgeschlagen
Häufige Fragen
Wie können Caterer Nachfrage und Personaleinsatz ohne KI-Planungstools verlässlich prognostizieren?
Über die eigenen historischen Eventdaten: Der Event-Margen-Report, der Wareneinsatz-Report und der Personal-Report mit Zuschlägen zeigen, wie viel Personal und Material ein vergangenes Event ähnlichen Zuschnitts tatsächlich gebraucht hat. Aus diesen Zahlen leitest du selbst deine Personalschlüssel und Planungsregeln für das nächste Event ab – nachvollziehbar aus echten Buchungs- und Schichtdaten statt aus einem Prognose-Modell.
Welche Reports bietet Univents für Caterer?
Das Cockpit zeigt Kennzahlen über alle Events hinweg, dazu Umsatz-Reports mit Zeitraumvergleich, den Event-Margen-Report für den Deckungsbeitrag pro Event, den Top-Kunden-Report und den Wareneinsatz-Report. Für Personal gibt es einen eigenen Personal-Report mit Zuschlägen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit plus Lohnexport.
Wie hilft das konkret bei der Personaleinsatzplanung?
Der Event-Margen- und der Wareneinsatz-Report zeigen dir den tatsächlichen Personal- und Materialeinsatz ähnlicher vergangener Events – inklusive Zuschlägen aus dem Personal-Report. Aus diesen Zahlen leitest du deine eigene Personalregel ab und überträgst sie manuell in die Schichtplanung und die Zeitsaldo-Übersicht im Personal-Modul.
Brauche ich für die Personal- und Nachfrageplanung noch Excel?
Nein. Umsatz, Margen, Wareneinsatz und Personalkosten liegen bereits in Univents vor, weil sie aus denselben Buchungen, Rechnungen und Schichten stammen. Reports lassen sich exportieren, die laufende Auswertung und der Vergleich mit früheren Events passieren aber direkt im Cockpit.
Was unterscheidet Univents von KI-Forecast-Tools für die Personalplanung?
Univents sagt keine Nachfrage aus einem Modell voraus, sondern macht die eigenen, echten Eventdaten auswertbar: Wer hat wann was gebucht, was hat es gekostet, wie viel Personal wurde eingesetzt. Jede Zahl im Report lässt sich bis zum einzelnen Event zurückverfolgen – nachvollziehbar statt Blackbox.
Bereit, loszulegen?
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