Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO wird geschlossen zwischen dem Kunden – nachfolgend „Verantwortlicher“ – und der Univents GmbH – nachfolgend „Auftragsverarbeiter“. Es handelt sich um die jeweils gültige Fassung; eine gegengezeichnete, kundenspezifische Ausfertigung stellen wir auf Anfrage bereit.

1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen im Rahmen der Nutzung des ERP-Systems „Univents“.

(2) Gegenstand der Verarbeitung ist die Bereitstellung und der Betrieb einer Softwarelösung zur Abbildung betrieblicher Prozesse, insbesondere in den Bereichen:

Projekt- und Eventmanagement
Kunden- und Lieferantenverwaltung
Einkauf, Produktion und Lager
Abrechnung und Reporting

(3) Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck:

der Verwaltung von Kunden-, Projekt- und Lieferantendaten
der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
der Steuerung von Einkauf, Produktion und Logistik
der Abrechnung und betriebswirtschaftlichen Auswertung

Eine darüber hinausgehende Nutzung ist unzulässig.

3. Kategorien betroffener Personen

Kunden und deren Ansprechpartner
Mitarbeiter des Verantwortlichen
Lieferanten und Dienstleister
ggf. Eventteilnehmer / Gäste

4. Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
Vertrags- und Abrechnungsdaten
Projekt- und Veranstaltungsdaten
Kommunikationsdaten

Optional / ggf. sensibel:

Allergene oder ernährungsbezogene Angaben

5. Weisungsrecht

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.

(2) Weisungen können in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen.

(3) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt.

6. Vertraulichkeit

(1) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass alle mit der Verarbeitung betrauten Personen:

zur Vertraulichkeit verpflichtet sind
entsprechend geschult wurden

(2) Der Zugriff auf Daten erfolgt ausschließlich nach dem Need-to-know-Prinzip.

7. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)

(1) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich zur Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.

(2) Diese umfassen insbesondere:

Zugriffskontrolle

rollenbasierte Benutzerverwaltung
Authentifizierung (Passwort, ggf. MFA)

Zugriffsbeschränkung

differenzierte Rechtevergabe
Protokollierung von Zugriffen

Datenübertragung

Verschlüsselung (TLS/HTTPS)

Datenspeicherung

sichere Rechenzentren
Schutz vor unbefugtem Zugriff

Datensicherung

regelmäßige Backups
Wiederherstellbarkeit

Systemüberwachung

Monitoring und Logging

(3) Die konkreten Maßnahmen sind in Anlage A (TOMs) beschrieben.

8. Unterauftragsverarbeiter (Sub-Processor)

(1) Der Auftragsverarbeiter darf Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

(2) Eine aktuelle Liste ist in Anlage B enthalten.

(3) Der Verantwortliche hat ein Widerspruchsrecht bei Änderungen.

(4) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass Sub-Processor denselben Datenschutzpflichten unterliegen.

9. Drittlandtransfer

(1) Eine Verarbeitung außerhalb der EU erfolgt nur unter Einhaltung der DSGVO.

(2) Bei Übermittlungen in Drittländer werden Standardvertragsklauseln (SCC) angewendet.

10. Unterstützungspflichten

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei:

Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen
Datenschutz-Folgenabschätzungen
Anfragen von Aufsichtsbehörden

11. Meldung von Datenschutzvorfällen

(1) Der Auftragsverarbeiter meldet Datenschutzvorfälle unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden.

(2) Die Meldung enthält:

Art des Vorfalls
betroffene Daten
mögliche Auswirkungen
eingeleitete Maßnahmen

12. Löschung und Rückgabe von Daten

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragsverarbeiter:

alle personenbezogenen Daten zurückzugeben oder
datenschutzkonform zu löschen

(2) Die Löschung ist schriftlich zu bestätigen.

(3) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

13. Kontrollrechte

(1) Der Verantwortliche hat das Recht, die Einhaltung dieses Vertrages zu überprüfen.

(2) Dies kann erfolgen durch:

Audits
Zertifikate (z. B. ISO 27001)
Prüfberichte

14. Haftung

(1) Die Parteien haften gemäß den gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO.

(2) Eine Haftungsfreistellung des Auftragsverarbeiters ist ausgeschlossen.

15. Schlussbestimmungen

(1) Dieser Vertrag ist Bestandteil des Hauptvertrages.

(2) Änderungen bedürfen der Schriftform.

(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Anlage A – Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)

gemäß Art. 32 DSGVO

1. Ziel der Maßnahmen

Diese technisch-organisatorischen Maßnahmen dienen der Sicherstellung von:

Vertraulichkeit
Integrität
Verfügbarkeit
Belastbarkeit der Systeme

sowie dem Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation.

2. Zutrittskontrolle (physischer Zugang)

Betrieb der Server in zertifizierten Rechenzentren (z. B. ISO 27001)
Zugang zu Rechenzentren nur für autorisiertes Personal
Einsatz von Zugangskontrollsystemen (z. B. Chipkarten, biometrische Verfahren)
Videoüberwachung der sicherheitsrelevanten Bereiche
Protokollierung von Zutritten

3. Zugangskontrolle (Systemzugriff)

Benutzer-Authentifizierung über individuelle Zugangsdaten (User-ID / Passwort)
Passwort-Richtlinien (Mindestlänge, Komplexität, regelmäßige Änderung)
Optional: Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA)
Sperrung von Benutzerkonten nach mehrfach fehlgeschlagenen Login-Versuchen
Nutzung sicherer Verbindungen (HTTPS / TLS)

4. Zugriffskontrolle (Datenzugriff)

Rollen- und Berechtigungskonzept (Role-Based Access Control)
Differenzierte Vergabe von Lese-, Schreib- und Administrationsrechten
Trennung von administrativen und operativen Rollen
Regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen
Protokollierung von Zugriffen und Änderungen

5. Weitergabekontrolle (Datenübertragung)

Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/HTTPS)
Absicherung von Schnittstellen (APIs) durch Authentifizierung
Protokollierung von Datenexporten
Einschränkung von Exportfunktionen auf berechtigte Nutzer

6. Eingabekontrolle

Protokollierung von Änderungen an personenbezogenen Daten (Logging)
Zuordnung von Änderungen zu Benutzerkonten
Nachvollziehbarkeit von Zeitpunkten und Inhalten von Änderungen

7. Auftragskontrolle

Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen
Schulung und Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters
Interne Richtlinien zur Datenverarbeitung
Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der Datenschutzvorgaben

8. Verfügbarkeitskontrolle

Regelmäßige Datensicherungen (mindestens täglich)
Redundante Speicherung von Daten
Einsatz von unterbrechungsfreier Stromversorgung (USV)
Schutz vor Hardwareausfällen
Notfallpläne (Disaster Recovery)

9. Wiederherstellbarkeit

Definition von Wiederanlaufzeiten (RTO)
Definition maximaler Datenverluste (RPO)
Regelmäßige Tests der Datenwiederherstellung
Dokumentierte Notfallprozesse

10. Trennungskontrolle

Logische Trennung von Daten unterschiedlicher Kunden (Mandantentrennung)
Trennung von Test- und Produktivsystemen
Zugriffsbeschränkung auf projektspezifische Daten

11. Pseudonymisierung und Anonymisierung

Möglichkeit zur anonymisierten Nutzung von Daten (z. B. für Schulungs- oder Testzwecke)
Verwendung anonymisierter Daten bei Weitergabe an Dritte

12. Monitoring und Logging

Überwachung der Systemverfügbarkeit
Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
Analyse von Auffälligkeiten (z. B. unautorisierte Zugriffsversuche)

13. Sicherheitsmanagement

Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
Einsatz von Firewalls und Intrusion-Detection-Systemen
Durchführung von Sicherheitsprüfungen
Dokumentation von Sicherheitsmaßnahmen

14. Organisation und Prozesse

Benennung eines Datenschutzverantwortlichen
Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter
Etablierung eines Incident-Response-Prozesses
Dokumentation aller relevanten Prozesse

15. Mobile und externe Zugriffe

Zugriff nur über gesicherte Verbindungen
Einschränkung von Zugriffen über unsichere Netzwerke
Nutzung von Geräten gemäß Sicherheitsrichtlinien

16. Überprüfung und Aktualisierung

Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.

Anlage B – Liste der Unterauftragsverarbeiter (Sub-Processor)

Nr.	Unternehmen	Leistung	Standort der Verarbeitung	Datenkategorien	Rechtsgrundlage Drittland
1	Vercel Inc.	Hosting der Univents-Anwendung (Next.js) einschließlich Edge-Netzwerk, DDoS-Schutz und Firewall	EU (Frankfurt)	Stamm-, Kunden-, Projekt-, Veranstaltungs- und Kommunikationsdaten	AVV + SCC (Konzernbezug)
2	Supabase Pte. Ltd.	Datenbank- und Backend-Dienste (PostgreSQL, Storage, Auth)	EU (Frankfurt)	Stamm-, Kunden-, Projekt-, Veranstaltungs- und Kommunikationsdaten	AVV + SCC (Konzernbezug)
3	Cloudflare, Inc.	DNS, Bot-Schutz bei Anmeldung und Registrierung (Turnstile), Weiterleitung eingehender E-Mails und von Dokument-Render-Aufträgen (Workers)	Globales Edge-Netzwerk (Hauptsitz USA)	Verbindungs- und Metadaten, IP-Adressen; Inhalte eingehender E-Mails und Belegdaten im Durchlauf	SCC + AVV
4	Close (Elastic Inc.)	CRM (Kunden- und Kontaktverwaltung, Vertriebskommunikation)	USA	Kontaktdaten, Kommunikationsdaten, Vertriebsdaten	SCC + AVV
5	Resend, Inc.	Versand transaktionaler System-E-Mails	USA	Kontaktdaten (Name, E-Mail), Inhalt von System-E-Mails	SCC + AVV
6	Stripe Payments Europe, Ltd.	Zahlungsabwicklung (sofern aktiviert)	Irland (EU), Datenübermittlung an Stripe, Inc. USA	Zahlungs- und Rechnungsdaten	AVV + SCC für US-Transfer
7	PostHog, Inc.	Produkt-Analytik, Feature-Flags, Session Recording (In-App), Support-Kommunikation (Support-Chat und support@-Postfach) sowie KI-Observability (Sentiment-Auswertung von Chat- und Onboarding-Konversationen)	Deutschland (EU-Cloud)	Nutzungsdaten, Klicks, Seitenaufrufe, User-IDs, Inhalte von Support-Anfragen (Nachrichten, Kontaktdaten) sowie Inhalte von Chat- und Onboarding-Konversationen zur Qualitäts- und Sentiment-Auswertung	AVV (SCC entfällt)
8	Anthropic, PBC	KI-gestützte Funktionen (Claude API) – keine Nutzung zu Trainingszwecken	USA	Vom Nutzer übermittelte Inhalte zur KI-Verarbeitung, einschließlich der Fragen von Mitarbeitenden und Endkunden in den Portalen samt der dafür freigegebenen Unterlagen	SCC + AVV (Speicherung max. 30 Tage)
9	OpenAI, L.L.C.	Erzeugung von Text-Embeddings für die semantische Suche und das Routing des Assistenten sowie Erzeugung von Produktbildern auf ausdrückliche Anforderung im Produkt-Editor – keine Antworterzeugung, keine Nutzung zu Trainingszwecken	USA	Inhalte der Wissensdatenbank und der Hilfe-Artikel sowie Suchanfragen der Nutzer; für die Bilderzeugung Name, Beschreibung und Kategorie des Produkts sowie Stil-Angaben des Nutzers	SCC + AVV (Speicherung max. 30 Tage)
10	Google Ireland Limited (Google Workspace, Google Maps Platform)	E-Mail-Kommunikation, Dokumenten- und Dateiablage, Rendering von Finanzdokumenten (Apps Script) sowie Adresssuche und Entfernungsberechnung (Google Maps Platform)	EU/Irland	Kommunikationsdaten, Dokumente, Kontaktdaten, Adressen und Adress-Suchanfragen sowie Rechnungs-/Angebotsdaten (Empfängername, Adresse, Positionen) für das Dokument-Rendering	AVV (SCC entfällt)
11	Nylas, Inc.	E-Mail- und Kalender-Integration (Inbox-Sync, Senden und Empfangen)	EU (Irland)	Kommunikationsdaten (E-Mail-Inhalte, Betreff, Absender/Empfänger), Kalender- und Kontaktdaten	AVV + SCC (Konzernbezug)

3. Beschreibung der Leistungen

Die Sub-Processor erbringen insbesondere folgende Leistungen:

Hosting und Infrastruktur (Serverbetrieb, CDN)
Speicherung und Verarbeitung von Daten
Versand von Systembenachrichtigungen und transaktionalen E-Mails
Überwachung und Sicherstellung des Systembetriebs (Monitoring, Error-Tracking)
Support- und Kommunikationsleistungen
Zahlungsabwicklung
KI-gestützte Funktionen ohne Nutzung der Daten zu Trainingszwecken
Produkt-Analytik zur Verbesserung der Anwendung

4. Drittlandübermittlungen

(1) Sofern Sub-Processor Daten außerhalb der EU / des EWR verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der DSGVO.

(2) Hierzu zählen insbesondere:

Abschluss von Standardvertragsklauseln (SCC)
ggf. zusätzliche technische Schutzmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Ausschluss der Datennutzung zu Trainingszwecken)

(3) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

5. Informationspflicht bei Änderungen

(1) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über:

neue Sub-Processor
Änderungen bestehender Sub-Processor
Wechsel von Standorten

(2) Die Information erfolgt mindestens 14 Tage im Voraus.

6. Widerspruchsrecht

(1) Der Verantwortliche hat das Recht, einer Änderung zu widersprechen.

(2) Im Falle eines berechtigten Widerspruchs sind die Parteien verpflichtet, eine einvernehmliche Lösung zu finden.

7. Verpflichtung der Sub-Processor

Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass alle Sub-Processor:

vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet sind
geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen umsetzen
keine Daten zu eigenen Zwecken verarbeiten

8. Nachweispflichten

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage geeignete Nachweise zur Verfügung, insbesondere:

Verträge mit Sub-Processorn (in geeigneter Form)
Zertifizierungen (z. B. ISO 27001)
Datenschutzkonzepte

9. Schlussbestimmung

Diese Liste ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrages und wird regelmäßig aktualisiert.