Angebotssoftware für Catering & Events – vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung

Nachdem wir unsere Anfragen jetzt hier im System drin haben, ist natürlich der allerwichtigste Punkt, dass wir an den Kunden möglichst zügig ein Angebot rausschicken. Unser System unterstützt dabei, indem es bereits Angebotsentwürfe generiert, aus den Mails mit KI, aus den Buchungsseiten, auch anhand der Anfrage des Kunden und der jeweiligen zusammengestellten Position. Und wir können das dann entweder automatisch direkt rausschicken oder hier entsprechend natürlich nochmal bearbeiten oder komplett eigene, handgenerierte Angebote mit erstellen. Dabei haben wir bei den Angeboten die Möglichkeit, die entsprechende Sprache auszuwählen und auch vom System automatisch Übersetzungen zu generieren, wenn gewünscht oder nötig. Und haben hier mehrere Layouts auch zur Auswahl, die wir uns selbst definieren können. Die Layouts sind dabei die tatsächlichen Designs des Angebots. Das bedeutet, wie ist dieses Angebot genau aufgebaut? Wo haben wir noch schöne Bilder mit dabei? Ist das Hochformat? Ist das Querformat? Wie sieht das letzten Endes aus, wenn dieses Angebot wirklich als PDF fertig generiert drinnen liegt? Das können wir hier komplett mit einstellen. Da kommen wir in einem anderen Video im Detail nochmal dazu. Dann haben wir hier unsere entsprechenden Angebotseinstellungen. Das heißt, wir können hier nochmal den Dokumentennamen einstellen, Kunden natürlich auswählen und schauen, ob die Rechnung hier entsprechend passt. Wir haben dann die Möglichkeit, unser Angebotsdatum hier noch mit einzutragen, einen Sachbearbeiter mit einzutragen und auch unseren Leistungszeitraum mit reinzunehmen, falls noch nicht automatisch vom System eingetragen. Und haben auch nochmal die Möglichkeit, hier unsere Gültigkeit mit einzustellen und wann Erinnerungen versendet werden sollen. Sowohl an den Kunden wie auch an uns können wir hier die einzelnen Erinnerungen nochmal mit einstellen. Falls im Event schon ein Ablaufplan existiert, können wir den auch direkt in die PDF mit reingenerieren lassen, dass der Kunde direkt sieht, ah ja, so würde mein Event am Tag des Events dann tatsächlich ablaufen und aussehen. Dann haben wir hier nochmal mehrere Freitexte, die wir pro Angebot anpassen können, wenn das jetzt bestimmte Informationen zu dieser speziellen Veranstaltung oder ähnliches sind, können die direkt in die PDF nochmal mit reingehen. Wir haben auch die Möglichkeit, unsere Positionen hier nochmal entsprechend zu filtern oder auch hier neue Positionen natürlich mit hinzuzufügen. Das heißt, wir können hier dann entweder aus unserer Liste mit entsprechender Suche einmal die Sachen rauswählen und hier wird uns auch nochmal direkt vorgeschlagen, dass wir die Preiskonditionen mit reinnehmen sollen. In dem Fall hätten wir einen Rabatt ab einer bestimmten Gästemenge mit dabei. Das machen wir jetzt mal weg. Oder wir haben auch die Möglichkeit, hier durch unsere kompletten Kategorien direkt durchzugehen und daraus unsere Position mit auszuwählen. Zudem, wie wir hier sehen, unser System rechnet auch gleich mit. Es rechnet anhand der Gästezahl die jeweiligen Gäste für Gäste-Produkte gleich mit ein. Berechnet auch die Anfahrt oder die jeweiligen Stunden oder auch pro Gast und pro Stunde Berechnungen für bestimmte Positionen, dass wir diese ganzen Informationen hier direkt automatisch mit drin haben. Dann haben wir auch die Möglichkeit, verschiedene Abschnitte einzufügen. Zum einen, dass wir eine bessere Sortierung haben. Die können wir aber auch direkt als Abschnitte für das Angebot dann verwenden. Und haben auch nochmal die Freiheit hier zu sagen, ja, bitte nach den jeweiligen Abschnitten die Summe mit anzeigen oder die Summe lassen wir weg und zeigen wir ganz zum Schluss an. Das können wir hier auch nochmal fein justieren. Weiterhin können wir die Position nicht nur einzeln hinzufügen, sondern wir haben auch komplette Vorlagen, die wir mit reinnehmen können. Heißt, ich kann jetzt hier mal reingehen und eine komplette Abschnittsvorlage hier mit reinfügen. Dann nimmt es mir direkt die kompletten Positionen, die wir hier jetzt mit drin haben, als die jeweiligen Abschnitte mit den Einzelpositionen in mein Angebot mit rein. Positionsvorlagen können wir auch sehr einfach unter den Einstellungen erstellen oder hier auch aus dem Angebot raus sämtliche Positionen, die wir haben, als Positionsvorlage für die Zukunft mit abspeichern. Dann haben wir noch weitere Feinjustierungen. Wir können natürlich auch komplette Freipositionen hier mit reinnehmen. Also es muss nicht zwingend an ein Produkt gebunden sein. Das können auch temporäre Positionen sein. Und hier unseren Einkaufswert und den Verkaufswert mit der Gewinnermittlung gleich mit reinnehmen. Haben auch die Möglichkeit, hier einen Rabatt mit zuzugeben oder die Position als optional im Angebot zu setzen. Weiterhin, wenn wir jetzt speziell für diesen Kunden nochmal gesonderte Menü- oder Buffet-Auswahlen hätten, könnten wir hier auch ein Menü oder ein Buffet direkt im Angebot zusammenstellen. Das bedeutet, wir haben dann die kompletten Gerichte, Rezepte, Zutaten für die Küche und Produktion bei uns parat und für den Kunden landet einfach nur das jeweilige Buffet im Angebot zur Einsicht. Weiterhin können wir auch auf das komplette Angebot hier nochmal einen Gesamtrabatt geben und haben auch die Möglichkeit, hier nochmal bestimmte PDF-Einstellungen zu setzen. Zum Beispiel, ob wir das Ganze in den Gesamtspalten als Brutto oder Netto anzeigen möchten, ob wir vielleicht die Positionspreise gar nicht anzeigen möchten, sondern nur den Gesamtpreis. Und wir haben auch die Möglichkeit, hier die Produktbilder, die wir hinterlegt haben, direkt in die PDF mit rein zu generieren oder aber auch die Reihenfolge genauso zu übernehmen, wie wir sie hier haben. Alternativ würde sie übernommen nach alphabetischer Reihenfolge der Kategorien und Produkte. Dann, last but not least, haben wir hier noch die Möglichkeit, auch unsere Vorlagen mit auszuwählen. Das heißt, wir können hier auch einstellen, dass bei Angebotsannahme unsere Eventvorlage direkt auf das Event angelegt wird und die Veranstaltung als angenommen gesetzt wird. Das heißt, da werden dann unsere entsprechenden Abläufe, Schichten, Aufgaben direkt in der Veranstaltung schon angelegt und an die entsprechenden Leute zugewiesen, so wie wir es bei der Vorlage Firmenfeier benötigen. Dann können wir das Ganze als Entwurf speichern oder, sobald wir die entsprechenden Felder hier noch gefüllt haben, auch die PDF generieren oder an den Kunden direkt raus senden.