Catering-Angebot-Vorlage (Word + PDF)

Catering-Angebot-Vorlage: Aufbau, Beispiel, Download

Ein Catering-Angebot muss zwei Dinge gleichzeitig leisten: Es soll dem Kunden auf einen Blick zeigen, was er für sein Geld bekommt – und es soll dich absichern, wenn sich Gästezahl, Termin oder Wünsche später ändern. Genau dafür ist diese Vorlage gebaut: ein fertiges Catering-Angebot als Word-Datei (DOCX), das du mit Briefkopf, Positionen und Konditionen befüllst, plus dieselbe Vorlage als PDF zum Ansehen. Keine Anmeldung: herunterladen, Platzhalter ersetzen, Beispielzeilen anpassen, verschicken.

Die Vorlage ist ein Kundendokument in „Sie“-Form mit einer durchgerechneten Beispielveranstaltung für 80 Gäste – als Catering-Angebot-Muster für Firmenfeiern, Hochzeiten, Empfänge und Tagungen ebenso wie für den Partyservice.

Was in ein Catering-Angebot gehört

Ein vollständiges Angebot besteht aus acht Bausteinen. Fehlt einer, gibt es später eine Rückfrage – oder Streit um Geld.

• Briefkopf: Firmenname, Anschrift, Kontakt, USt-IdNr. oder Steuernummer, Logo.
• Empfänger: Firma, Ansprechpartner, Anschrift des Kunden.
• Angebotskopf: Angebotsnummer, Datum, Gültigkeitsdatum, dein Ansprechpartner.
• Veranstaltungsdaten: Datum und Uhrzeit, Ort, Gästezahl, Anlass – die Grundlage jeder Menge im Angebot.
• Positionen: getrennt nach Speisen, Getränken, Personal, Equipment und Lieferung, jeweils mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und Zeilensumme.
• Summen: Nettosumme, Umsatzsteuer getrennt nach Steuersatz, Gesamtbetrag brutto.
• Konditionen: Gültigkeit, Anzahlung, Zahlungsziel, Umgang mit Mengenänderungen, Stornostaffel.
• Annahme: Ort, Datum und Unterschrift des Auftraggebers.

Wie andere Betriebe diese Bausteine füllen, zeigen die 7 Beispiele für Catering-Angebote – von der Sektempfang-Pauschale bis zum mehrgängigen Menü.

Häufige Fehler in Catering-Angeboten

Keine Gültigkeit. Ein Angebot ohne Ablaufdatum ist ein Preisversprechen ohne Ende. Der Kunde meldet sich nach vier Monaten, die Einkaufspreise sind gestiegen, du bist an alte Zahlen gebunden. Zwei bis vier Wochen Gültigkeit sind üblich.

Mengen ohne Grundlage. „Buffet für die Veranstaltung: 2.800 €“ – wie viele Personen, wie viele Gänge, wie viele Stunden? Ohne Menge je Person lässt sich ein Angebot weder vergleichen noch bei geänderter Gästezahl anpassen. Jede Position braucht Menge und Einheit.

Zuschläge vergessen. Sonn- und Feiertagsarbeit, Nachtstunden, Anfahrt außerhalb des Liefergebiets, Auf- und Abbau, Spülen, Mehrverbrauch bei Getränken: Was nicht im Angebot steht, zahlst du später aus deiner Marge oder streitest auf der Rechnung darum.

7 % und 19 % gemischt. Die Lieferung von Speisen außer Haus wird im Catering üblicherweise mit 7 % besteuert, Service, Getränke und Verleih mit 19 %. Wer alles in eine Pauschale packt, bekommt ein Problem mit dem Finanzamt oder verschenkt Marge. Die Vorlage weist beide Sätze getrennt aus. Prüfe die Sätze für deinen Fall mit deiner Steuerberatung – die Vorlage ersetzt keine steuerliche Beratung.

So ist die Vorlage aufgebaut

Briefkopf und Empfänger. Oben links stehen deine Firmendaten, rechts ein Platz für dein Logo. Darunter der Empfänger und der Angebotskopf mit Angebotsnummer, Datum, Gültigkeit und Ansprechpartner.

Veranstaltung. Eine kompakte Zeile mit Datum, Uhrzeit, Ort, Gästezahl und Anlass – die Angaben, die jede Menge im Angebot bestimmen, stehen vor den Positionen, nicht im Kleingedruckten.

Positionsblöcke. Fünf Blöcke mit je zwei Beispielzeilen: Speisen (Buffet je Person, Fingerfood je Person), Getränke (Pauschale je Person für fünf Stunden, Sektempfang), Personal (Servicekraft und Koch nach Stunden), Equipment und Verleih (Geschirr je Person, Stehtische) sowie Lieferung, Auf- und Abbau. Jeder Block trägt seinen Steuersatz und eine Zwischensumme.

Summenblock. Nettosumme, Umsatzsteuer getrennt nach 7 % und 19 % mit der jeweiligen Bemessungsgrundlage, Gesamtbetrag brutto. Im Beispiel: 7.621,00 € netto, 249,20 € Umsatzsteuer zu 7 %, 771,59 € zu 19 %, 8.641,79 € brutto.

Konditionen und Annahme. Gültigkeit, Anzahlung, Meldefrist für die Gästezahl, Stornostaffel, Leistungsumfang und AGB-Verweis, gefolgt von der Unterschriftszeile, mit der das Angebot zum Auftrag wird.

Die Zahlen für deine eigenen Positionen liefern der Catering-Angebot-Generator, der Preise je Gast aus Menü, Getränken und Personal zusammensetzt, und die Catering-Kalkulation, die aus Wareneinsatz und Personalkosten den Verkaufspreis mit Marge errechnet.

Häufige Fragen

Wie kalkuliere ich ein Catering-Angebot?

Von unten nach oben: Wareneinsatz je Person aus dem Menü, Getränkeverbrauch je Person und Stunde, Personalstunden aus Gästezahl und Ablauf, dazu Equipment, Lieferung sowie Auf- und Abbau. Auf die Summe kommt dein Aufschlag für Gemeinkosten und Gewinn. Als Faustregel liegt die Wareneinsatzquote im Catering üblicherweise bei 25 bis 35 % des Verkaufspreises – liegt deine deutlich darüber, fehlt Marge. Erst dann verteilst du den Preis auf die Positionen des Angebots.

Wie lange sollte ein Catering-Angebot gültig sein?

Üblich sind 14 bis 30 Tage. Kürzer wirkt drängend, länger bindet dich an Preise, die du bei steigenden Einkaufskosten nicht mehr halten kannst. Liegt die Veranstaltung weit in der Zukunft, kombiniere die Gültigkeit mit einem Preisvorbehalt für Lebensmittel.

Ist eine Anzahlung üblich?

Ja. Im Catering sind 30 bis 50 % der Angebotssumme bei Auftragserteilung üblich, der Rest nach der Veranstaltung mit einem Zahlungsziel von 7 bis 14 Tagen. Die Anzahlung deckt Wareneinkauf und Personalzusagen, die du vor dem Termin eingehst.

Was ist mit Stornobedingungen?

Eine Stornostaffel gehört in jedes Angebot, weil der Kunde bei der Annahme sonst nichts vereinbart hat. Die Vorlage enthält eine branchenübliche Staffel: kostenfrei bis 43 Tage vor der Veranstaltung, danach 25, 50, 75 und ab drei Tagen 90 % der Angebotssumme. Entstandene Fremdkosten werden in jedem Fall berechnet. Passe die Stufen an dein Risiko an.

Vom Angebot zur Rechnung ohne Abtippen

Die Vorlage nimmt dir die Struktur ab, die Positionen tippst du weiterhin selbst. In Univents entsteht das Angebot aus deinem Produktkatalog: Menüs, Getränkepauschalen und Personalpositionen mit hinterlegten Preisen und Steuersätzen, die Summen rechnen sich mit. Der Kunde nimmt online an, mit E-Signatur, und aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung, ohne dass eine Zeile neu erfasst wird. Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite Angebote & Rechnungen; den Gesamtüberblick für Caterer gibt die Catering Software.