Event-Software für Hotels
Von der Bankettanfrage bis zum Function Sheet: Univents verbindet Rezeption, Bankett und Küche in einem System – damit kein Detail zwischen den Abteilungen verloren geht.
7 Tage kostenlos · keine Kreditkarte · in Minuten startklar
- Hochzeit · 120 PAXAngebot
- Firmenfeier · 60 PAXbestätigt
Diese Momente kennt jedes Event-Hotel
Klick deinen Albtraum an – wir zeigen dir, wie Univents ihn löst.
Strukturiertes Anfrage-Intake mit Online-Formular: Raum, Datum, Personenzahl und Menüwünsche landen sofort im gemeinsamen Eingang – sichtbar für alle Abteilungen in Echtzeit.
Funktion ansehenSag's einfach. Univents macht den Rest.
Sprich's ein, verbinde deine Inbox oder schreib im Chat – die KI erledigt den Rest. Ein paar Beispiele für genau diesen Bereich:
Bankett für 80 Personen im Festsaal, 5. Oktober
Bankett-Event angelegt
- Termin 5. Oktober reserviert
- Festsaal für 80 Gäste eingeplant
- Menü-Auswahl als Aufgabe erstellt
Beispielhafte Darstellung. Du behältst immer die Kontrolle und gibst frei, bevor etwas rausgeht.
Weniger Abstimmung. Mehr gebuchte Events.
Hotels mit Bankettbereich kämpfen täglich mit fragmentierter Kommunikation. Univents löst das mit einem gemeinsamen Arbeitsbereich für alle Beteiligten.
Rezeption und Bankett immer auf Stand
Anfragen, Angebote und Änderungen landen sofort im gemeinsamen Postfach – kein doppeltes Tippen, kein Informationsverlust zwischen den Schichten.
Angebote in Minuten statt Stunden
Vorlagen, Preislisten und Raumbelegungen sind direkt verknüpft. Ein Klick auf „Angebot erstellen“ reicht – fertig zum Versand in unter fünf Minuten.
Alles zentral – von der Anfrage bis zur Rechnung
Eventdaten, Gästeanzahl, Menüwünsche und Rechnungen leben an einem Ort. Kein Suchen in Mails, kein paralleles Excel.
Bankett- und Eventanfragen strukturiert erfassen
Vom ersten Kontakt zur bestätigten Buchung – ohne Zettelwirtschaft.
Anfragen per Online-Formular, Telefon oder E-Mail landen direkt im Univents-Eingang. Raum, Datum, Personenzahl und Menüwünsche sind sofort strukturiert erfasst – sichtbar für Rezeption und Bankett gleichzeitig.
Interne Notizen, Aufgaben und Statuswechsel halten alle Beteiligten auf dem gleichen Stand, ohne eine einzige weitergeleitete E-Mail.
- Online-Formular für Bankettanfragen
- Gemeinsamer Eingang für alle Abteilungen
- Statusverfolgung vom Eingang bis zur Buchung
- Automatische Raumverfügbarkeitsprüfung
- Hochzeit · 120 PAXAngebot
- Firmenfeier · 60 PAXbestätigt
- Gala Kavalierhaus · 240neu
Angebote und Rechnungen für Events
Professionelle Dokumente direkt aus den Eventdaten.
Univents zieht Raum, Datum, Menü und Personenzahl direkt aus der Anfrage in das Angebot. Keine Doppeleingabe. Das Ergebnis ist ein unterschriftsreifes Dokument in Ihrem Corporate Design.
Nach dem Event wird die Rechnung mit einem Klick aus dem bestätigten Angebot erstellt – inklusive aller Nachbuchungen und Menüänderungen.
- Angebote aus Eventdaten in Minuten
- Digitale Signatur direkt im Dokument
- Rechnung auf Knopfdruck aus dem Angebot
- Zahlungsstatus im Blick – für jeden Termin
Function Sheets und Bankettablauf
Küche, Service und Technik arbeiten nach demselben Plan.
Univents generiert aus den Eventdaten automatisch ein Function Sheet mit Ablaufzeiten, Menüdetails und Personalzuordnung. Änderungen werden live synchronisiert – kein Ausdrucken, kein Verteilen.
Das Küchen-Team sieht genau, wann welches Gericht für wie viele Personen bereitstehen muss. Service und Technik bekommen ihren Ablauf direkt auf die Schicht.
- Automatisch erstellte Function Sheets
- Live-Synchronisation bei Änderungen
- Ablaufzeiten für Küche, Service und Technik
- Teilbarer Link für externes Personal
Service-Personal und Schichtplanung
Das richtige Team zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Plane Servicekräfte, Bankett-Mitarbeiter und externe Dienstleister direkt im Event. Univents zeigt Verfügbarkeiten, verhindert Doppelbuchungen und schickt Schichtbestätigungen automatisch raus.
Nach dem Event lassen sich Arbeitsstunden exportieren – direkt in Ihre Lohnabrechnung oder Zeiterfassung.
- Personalplanung direkt im Event
- Verfügbarkeitsabgleich auf einen Blick
- Automatische Schichtbenachrichtigungen
- Stundenexport für die Abrechnung
- Service-Team6 Personen
- Technik-Crewbestätigt
- Floristikextern
So läuft ein Bankettbetrieb mit Univents
Vergleiche den alten Workflow aus Mails, Excel-Tabellen und Ausdrucken mit dem gemeinsamen Arbeitsbereich in Univents.
Ohne Univents
- Anfragen kommen per Mail, Telefon und Zuruf – kein gemeinsamer Überblick
- Angebote werden manuell in Word oder Excel erstellt und per Mail verschickt
- Function Sheet wird ausgedruckt und an Küche, Service und Technik verteilt
- Personalplanung in separater Tabelle, Änderungen per Zuruf kommuniziert
- Rechnung wird nach dem Event manuell erstellt – Fehler durch Doppeleingabe
Mit Univents
- Alle Anfragen landen strukturiert im gemeinsamen Eingang
- Angebot in Minuten aus den Eventdaten – versandbereit mit digitalem Sign
- Function Sheet automatisch erstellt und live mit allen Abteilungen geteilt
- Serviceteam direkt im Event geplant, Schichtzeiten automatisch versandt
- Rechnung mit einem Klick aus dem bestätigten Angebot – 0 Doppeleingaben
„Angebote schreiben dauert nur noch ein paar Minuten. Wir sind schneller, wirken professioneller und gewinnen deutlich mehr Anfragen.“
Häufige Fragen
Ist Univents speziell für Hotels mit Bankettbereich entwickelt?
Univents ist für alle gastronomischen Event-Betriebe entwickelt – und deckt den Bankettbetrieb von Hotels vollständig ab: Anfragen, Angebote, Function Sheets, Personalplanung und Rechnungen in einem System.
Können Rezeption und Bankett gleichzeitig auf dieselben Daten zugreifen?
Ja. Jeder Mitarbeiter arbeitet im selben Workspace. Anfragen, Angebote und Änderungen sind sofort für alle sichtbar – egal ob Rezeption, Bankett oder Küche.
Wie lange dauert es, ein Angebot für ein Bankettevent zu erstellen?
Mit Univents sind Angebote in der Regel in unter fünf Minuten fertig. Raum, Datum, Personenzahl und Menüpositionen werden direkt aus der Anfrage übernommen – kein Abtippen.
Kann das Küchen-Team die Function Sheets direkt in Univents einsehen?
Ja. Das Küchen-Team sieht Ablaufzeiten, Menüdetails und Personenzahlen in Echtzeit. Änderungen werden sofort synchronisiert – kein Ausdrucken nötig.
Können wir Univents neben unserem bestehenden PMS (Property Management System) nutzen?
Univents ergänzt Ihr PMS für den gesamten Event- und Bankettworkflow. Anfragen, Dokumente und Personalplanung laufen in Univents, während Ihr PMS die Zimmerbelegung verwaltet.
Bereit, loszulegen?
Teste Univents kostenlos und erlebe, wie einfach Eventmanagement sein kann.
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