Kostenlose Tools für Event- & Catering-Profis

Interaktive Rechner und fertige Vorlagen — sofort nutzbar, ohne Anmeldung. Für Caterer, Eventlocations und Agenturen.

Personal & Schicht

Zuschläge-Rechner für Gastro & Events

Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge fürs Event-Personal in Sekunden berechnen.

Personalbedarf-Rechner für Events & Catering

Wie viel Service-, Küchen- und Barpersonal braucht dein Event? In Sekunden schätzen.

Schichtplan-Vorlage (CSV)

Personaleinsatz, Stunden und Lohn je Event – fertige Excel-Vorlage zum Ausfüllen.

Catering & Küche

Catering-Benchmark 2026 (PDF-Report)

7 Kennzahlen aus über 1.300 echten Angeboten: Preis pro Gast, Rabatt-Realität, Vorlaufzeiten, Zahlungsziele — kostenlos als PDF.

Catering Kalkulation: Preis pro Person berechnen

Wareneinsatz, Personal und Aufschlag zu Verkaufspreis und Preis pro Person kalkulieren – für Caterer und Partyservices.

Catering-Angebot-Generator

Positionen eintragen, 7/19 % MwSt. und Anzahlung automatisch berechnet — fertiges Angebot zum Kopieren.

Getränke-Mengen-Rechner für Events

Wie viele Getränke pro Gast? Mengen, Liter und Flaschen für dein Event schätzen.

Buffet-Mengen-Rechner

Wie viel Essen pro Gast? Mengen je Buffet-Art – warmes Buffet, BBQ, Fingerfood, Brunch.

Weihnachtsfeier-Paket 2026 für Caterer und Eventlocations

Checklisten, Textbausteine und Function Sheet für die Weihnachtsfeier-Saison: Checkliste für den Tag der Feier, sieben Mailvorlagen von der Anfrage bis zur Anzahlung, ausgefülltes Function Sheet und die 10 Fragen vor dem Angebot. Kostenlos, ohne Anmeldung.

Catering-Angebot-Vorlage (Word + PDF)

Fertiges Catering-Angebot zum Ausfüllen: Briefkopf, Positionen, USt 7 %/19 % getrennt, Konditionen, Unterschrift – als Word-Datei und PDF.

Der Angebots-Report 2026

Preis-Benchmarks aus über 3.200 echten Event-Angeboten — Preis pro Gast, Event-Timing und die 10-Punkte-Angebots-Checkliste.

Wareneinsatz-Rechner für Gastronomie & Catering

Wareneinsatz, Wareneinsatzquote, Rohertrag und Verkaufspreis je Gericht in Sekunden berechnen – mit Formel, Beispiel und Einordnung.

Location & Räume

Raum-Kapazitäts-Rechner

Wie viele Personen passen in den Raum? Kapazität je Bestuhlung aus der Quadratmeterzahl.

WC-/Sanitärbedarf-Rechner für Events

Toiletten, Urinale und Waschbecken für deine Gästezahl in Sekunden berechnen – Richtwerte nach MVStättVO.

Parkplatzbedarf-Rechner für Events

Wie viele Pkw-Stellplätze braucht dein Event? Aus Gästezahl, Pkw-Anteil und Belegung in Sekunden berechnen.

Finanzen & Recht

XRechnung-Validator (Struktur-Check)

XRechnung-/UBL-/CII-XML auf well-formed und EN16931-Pflichtfelder prüfen.

MwSt-Rechner Gastro & Catering (DE/AT)

Netto und Brutto für Speisen, Getränke und Catering – mit dem richtigen Satz für DE und AT.

Stornostaffel-Rechner für Catering & Events

Stornogebühr nach Absagefrist berechnen – branchenübliche Staffel von 0 bis 90 % auf den Auftragswert.

Lieferschein-Generator: Lieferschein online erstellen

Absender, Empfänger, Positionen und Bemerkungen eintragen – fertiger Lieferschein mit Unterschriftsfeldern als PDF, kostenlos und ohne Anmeldung.

XRechnung erstellen – kostenlos und ohne Software

Rechnungsdaten eintragen, XRechnung als XML herunterladen – geprüft im selben Schritt. Für Behörden-Rechnungen mit Leitweg-ID und für die E-Rechnungspflicht im B2B.

Planung & Vorlagen

Event-Budget-Rechner

Location, Catering, Getränke, Personal und mehr zu einem Gesamtbudget – pauschal oder pro Gast.

Function Sheet Vorlage (BEO) – kostenlos

Function Sheet (Banquet Event Order) zum Ausfüllen: Kopf mit Veranstaltung, Kunde, Raum, garantierter und erwarteter Gästezahl, Bestuhlung und Zeiten, dazu Ablauf, Speisen mit Allergenen, Bar, Aufbau, Technik, Personal, Abrechnung und Unterschrift – als Word-Datei und PDF.

Event-Checkliste (CSV)

Von der Anfrage bis zur Nachbereitung – alle Aufgaben mit Frist.

Ablaufplan-Vorlage für Events (Word + PDF)

Event-Ablaufplan zum Ausfüllen: Kopf mit Veranstaltung, Ort, Gästezahl und Ansprechpartnern, dazu Uhrzeit, Programmpunkt, Verantwortlich, Raum, Technik, Catering-Hinweis und Status – als Word-Datei und PDF.

Häufige Fragen

Was sind die kostenlosen Tools?: Interaktive Rechner und fertige Vorlagen für Event- und Catering-Profis – Getränke- und Personalbedarf, Buffetmengen, Budget, MwSt, XRechnung und mehr. Direkt im Browser nutzbar, ohne Anmeldung.
Sind die Tools wirklich kostenlos?: Ja, vollständig und ohne versteckte Kosten. Optional kannst du dein Ergebnis und Vorlagen per Mail erhalten und Univents 7 Tage testen – Pflicht ist das nicht.
Brauche ich ein Konto?: Nein. Rechner und Downloads funktionieren ohne Anmeldung. Ein Konto brauchst du erst, wenn du Univents für die komplette Eventplanung nutzen willst.
Wie genau sind die Ergebnisse?: Die Tools liefern erprobte Branchen-Richtwerte zur Planung und Angebotskalkulation – keine verbindlichen Vorgaben. Für Abrechnung, Recht und Steuer gelten deine individuellen Verträge und Vorschriften.
Für wen sind die Tools gedacht?: Für Caterer, Eventlocations, Agenturen und alle, die Veranstaltungen planen – vom kleinen Firmenevent bis zur großen Hochzeit.

Univents-Newsletter

Drei Themen, einzeln wählbar. Etwa einmal im Monat, nicht öfter.