Lieferschein-Generator: Lieferschein online erstellen

Lieferschein erstellen: Vorlage, Pflichtangaben, Beispiel

Ein Lieferschein begleitet die Ware vom Lager bis zum Kunden und hält fest, was wann an wen übergeben wurde. Für Caterer, Partyservices und Verleiher ist er das Papier, das am Übergabepunkt zählt: Der Empfänger zählt nach, bestätigt mit Unterschrift, und beide Seiten haben denselben Stand — bevor die Rechnung überhaupt geschrieben ist. Mit dem Generator oben füllst du Absender, Empfänger, Positionen und Bemerkungen aus, siehst den Beleg live und bekommst ihn als druckfertiges PDF per Mail.

Was ein Lieferschein ist und wozu du ihn brauchst

Der Lieferschein ist ein Warenbegleitpapier, keine Zahlungsaufforderung. Er listet die gelieferten Positionen mit Mengen und Bezeichnungen, aber ohne Preise. Drei Aufgaben erfüllt er im Alltag:

• Übergabe dokumentieren. Mit der Unterschrift des Empfängers hast du einen Nachweis, dass 120 Portionen, 15 kg Salat und 200 Gläser tatsächlich angekommen sind — und in welchem Zustand.
• Grundlage für die Rechnung. Was auf dem unterschriebenen Lieferschein steht, ist die Basis für die Abrechnung. Abweichungen zwischen Angebot und tatsächlicher Lieferung, etwa Nachbestellungen vor Ort oder Ausfälle, sind damit belegt.
• Reklamationen klären. Fehlt später etwas oder kommt Leihgut nicht zurück, entscheidet der Lieferschein, was übergeben wurde und was nicht.

Eine Pflicht, einen Lieferschein auszustellen, gibt es nicht. Er ist ein Stück kaufmännischer Sorgfalt — und im Streitfall das Dokument, das du gern in der Hand hast. Sobald er als Buchungsbeleg dient oder die Rechnung auf ihn verweist, gehört er wie die Rechnung selbst in die Ablage.

Was auf einen Lieferschein gehört

Verbindliche Vorgaben zum Inhalt gibt es nicht; die folgenden Angaben haben sich allgemein durchgesetzt und machen den Beleg belastbar:

• Absender mit Firma und Anschrift, sinnvollerweise auch Telefon oder E-Mail für Rückfragen vom Übergabeort.
• Empfänger mit Firma oder Name und Anschrift — bei Veranstaltungen zusätzlich der Lieferort, wenn er von der Rechnungsadresse abweicht.
• Lieferschein-Nummer und Lieferdatum, damit sich der Beleg eindeutig zuordnen lässt.
• Bezug auf Auftrags- oder Angebotsnummer, damit Küche, Fahrer und Buchhaltung dieselbe Bestellung meinen.
• Positionen mit laufender Nummer, Menge, Einheit und eindeutiger Bezeichnung. Bemerkungen je Position („gekühlt“, „Leihgut“, „Charge 0917“) sparen später Nachfragen.
• Bemerkungen zum ganzen Beleg, etwa Rückholtermine oder Hinweise zur Lagerung.
• Unterschriftsfelder für Empfänger und Fahrer mit Datum und Name.

Preise haben auf dem Lieferschein nichts verloren. Er wird oft von Personal in Empfang genommen, das die Konditionen nicht kennen muss — und er soll die Rechnung nicht ersetzen.

Lieferschein, Rechnung, Packliste: Was ist was?

| Dokument | Zweck | Preise | Wer unterschreibt | |---|---|---|---| | Packliste | intern: was muss ins Fahrzeug | nein | niemand, wird in Küche oder Lager abgehakt | | Lieferschein | Übergabe an den Kunden dokumentieren | nein | Empfänger und Fahrer | | Rechnung | Zahlung anfordern, Buchhaltung | ja | niemand |

Die Packliste entsteht vor der Auslieferung und bleibt intern. Der Lieferschein entsteht aus derselben Positionsliste, geht mit auf Tour und kommt unterschrieben zurück. Die Rechnung folgt aus dem, was tatsächlich übergeben wurde — deshalb sollten alle drei aus einer Quelle stammen, sonst driften die Mengen auseinander.

Besonderheiten im Catering und Verleih

Ein Catering-Lieferschein sieht anders aus als einer aus dem Großhandel:

• Portionen statt Stück. Speisen werden in Portionen, Kilogramm oder Litern geliefert. Die Einheit gehört auf jede Position, sonst ist „120 Fingerfood“ nicht prüfbar.
• Leihgut und Leergut. Gläser, Geschirr, Stehtische, Kühlboxen: Was zurückkommen muss, steht als eigene Position mit Menge — und in den Bemerkungen der Rückholtermin. So wird aus „irgendwann abholen“ ein Datum.
• Kühlkette. Bei gekühlten Speisen ist ein Hinweis auf dem Lieferschein sinnvoll, zum Beispiel „Kühlkette bis zur Übergabe eingehalten, Übergabe um 11:40 Uhr“. Damit ist festgehalten, wo die Verantwortung übergeht.
• Teillieferungen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen bekommt jede Anlieferung einen eigenen Lieferschein mit Bezug auf denselben Auftrag.

Beispiel: So sieht ein fertiger Lieferschein aus

Salz und Sonne Catering liefert für die Sommerparty der Muster GmbH. Der Lieferschein LS-2026-0042 vom 19.09.2026 nennt als Bezug das Angebot AN-2026-0107 und listet drei Positionen: 120 Portionen Fingerfood-Variation, 15 kg Kartoffelsalat mit der Bemerkung „gekühlt“ und 200 Sektgläser als Leihgut. In den Bemerkungen steht: „Rückholung Gläser und Kühlboxen am 21.09. ab 10 Uhr.“ Der Fahrer lässt beim Abladen unterschreiben, ein Exemplar bleibt beim Kunden. Genau diesen Beleg baust du mit dem Generator oben in zwei Minuten.

Häufige Fragen zum Lieferschein

Ist ein Lieferschein Pflicht?

Nein. Es gibt keine Vorschrift, die dich zum Ausstellen eines Lieferscheins verpflichtet. Üblich ist er trotzdem, weil er die Übergabe dokumentiert und die Rechnung absichert. Manche Kunden, vor allem Firmen mit Wareneingangskontrolle, verlangen ihn ausdrücklich.

Muss ein Lieferschein unterschrieben werden?

Auch das ist keine Pflicht — aber der ganze Zweck des Belegs. Ohne Unterschrift des Empfängers dokumentiert er nur deine Sicht. Lass beim Abladen zählen und unterschreiben, und nimm ein unterschriebenes Exemplar wieder mit.

Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Das hängt davon ab, welche Rolle er spielt. Dient er nur als Begleitpapier und die Rechnung enthält alle Angaben, ist er nach der Rechnungsstellung entbehrlich. Sobald er als Buchungsbeleg dient oder die Rechnung auf ihn verweist, behandle ihn wie die Rechnung selbst und hebe ihn mit ihr auf. Im Zweifel fragst du deine Steuerberatung.

Braucht ein Lieferschein Preise?

Nein, und er sollte auch keine haben. Preise gehören ins Angebot und auf die Rechnung. Der Lieferschein bestätigt Mengen und Zustand — nicht Konditionen.

Vom Lieferschein zur Rechnung, ohne Abtippen

In Univents entsteht der Lieferschein direkt aus den Buchungspositionen der Veranstaltung — dieselbe Liste, aus der Packliste und Rechnung kommen. Der Empfänger unterschreibt im Portal, die Rückholung von Leihgut wird als Termin verfolgt, und die Rechnung übernimmt die bestätigten Mengen. Wie das zusammenspielt, zeigen die Seiten zu Angebote & Rechnungen und zur Partyservice Software.