Generatore di documenti di trasporto (DDT): crea il DDT online

Creare un documento di trasporto (DDT): modello, dati essenziali, esempio

Il documento di trasporto (DDT) accompagna la merce dal magazzino fino al cliente e registra che cosa è stato consegnato, quando e a chi. Per caterer, servizi di party catering e società di noleggio è il documento che conta nel momento della consegna: il destinatario controlla, conferma con la firma, e entrambe le parti hanno la stessa situazione davanti — ancora prima che la fattura sia stata emessa. Con il generatore qui sopra compili mittente, destinatario, righe e note, vedi il documento prendere forma in tempo reale e lo ricevi via e-mail come PDF pronto per la stampa.

Che cos'è un DDT e a cosa ti serve

Il DDT è un documento di accompagnamento della merce, non una richiesta di pagamento. Elenca le righe consegnate con quantità e descrizioni, ma senza prezzi. Nella pratica quotidiana svolge tre compiti:

• Documentare la consegna. Con la firma del destinatario hai la prova che 120 porzioni, 15 kg di insalata e 200 bicchieri sono davvero arrivati — e in che condizioni.
• Base per la fattura. Ciò che c'è scritto sul DDT firmato è la base per la fatturazione. Gli scostamenti tra preventivo e consegna effettiva, per esempio riordini sul posto o mancanze, risultano così documentati.
• Chiarire i reclami. Se più tardi manca qualcosa o gli articoli a noleggio non rientrano, il DDT stabilisce che cosa è stato consegnato e che cosa no.

Quando un DDT sia richiesto e quali requisiti debba rispettare dipende dalle regole in vigore nel tuo paese. In ogni caso è una buona pratica commerciale — e, in caso di controversia, il documento che sei contento di avere. Se viene usato come documento contabile o la fattura vi fa riferimento, conservalo insieme alla fattura stessa e verifica i termini di conservazione previsti nel tuo paese.

Cosa deve contenere un DDT

I requisiti di contenuto possono variare da paese a paese; le indicazioni seguenti sono quelle che si sono affermate nella pratica e rendono il documento affidabile:

• Mittente con ragione sociale e indirizzo, e se possibile anche telefono o e-mail per le domande dal luogo di consegna.
• Destinatario con ragione sociale o nome e indirizzo — per gli eventi aggiungi anche il luogo di consegna, se diverso dall'indirizzo di fatturazione.
• Numero del DDT e data di consegna, per poter identificare il documento in modo univoco.
• Riferimento al numero d'ordine o di preventivo, così cucina, autista e contabilità parlano dello stesso ordine.
• Righe con numero progressivo, quantità, unità e descrizione chiara. Le note per riga («refrigerato», «a noleggio», «lotto 0917») evitano richieste di chiarimento in seguito.
• Note sull'intero documento, per esempio date di ritiro o indicazioni per la conservazione.
• Campi firma per destinatario e autista, con data e nome.

I prezzi non c'entrano nulla sul DDT. Spesso viene ricevuto da personale che non ha bisogno di conoscere le condizioni — e non deve sostituire la fattura.

DDT, fattura, lista di carico: che differenza c'è?

| Documento | Scopo | Prezzi | Chi firma | |---|---|---|---| | Lista di carico | interno: cosa deve andare sul mezzo | no | nessuno, si spunta in cucina o in magazzino | | DDT | documentare la consegna al cliente | no | destinatario e autista | | Fattura | richiedere il pagamento, contabilità | sì | nessuno |

La lista di carico nasce prima della consegna e resta interna. Il DDT nasce dallo stesso elenco di righe, parte con il carico e torna indietro firmato. La fattura segue da ciò che è stato effettivamente consegnato — per questo tutti e tre i documenti dovrebbero provenire da un'unica fonte, altrimenti le quantità finiscono per non coincidere più.

Particolarità del catering e del noleggio

Un DDT di catering è diverso da quello di un grossista:

• Porzioni invece di pezzi. Le preparazioni vengono consegnate in porzioni, chilogrammi o litri. L'unità va indicata su ogni riga, altrimenti «120 finger food» non è verificabile.
• Articoli a noleggio e vuoti. Bicchieri, stoviglie, tavoli alti, borse frigo: ciò che deve rientrare ha una riga a parte con la quantità — e nelle note la data di ritiro. Così «ritiriamo prima o poi» diventa una data.
• Catena del freddo. Per le preparazioni refrigerate è utile un'annotazione sul DDT, per esempio «catena del freddo rispettata fino alla consegna, consegna alle 11:40». In questo modo resta registrato il momento in cui passa la responsabilità.
• Consegne parziali. Per eventi di più giorni, ogni consegna ha un proprio DDT con riferimento allo stesso ordine.

Esempio: ecco come si presenta un DDT completo

Salz und Sonne Catering consegna per la festa estiva di Muster GmbH. Il DDT LS-2026-0042 del 19/09/2026 riporta come riferimento il preventivo AN-2026-0107 ed elenca tre righe: 120 porzioni di variazione di finger food, 15 kg di insalata di patate con la nota «refrigerato» e 200 flûte da spumante a noleggio. Nelle note si legge: «Ritiro di bicchieri e borse frigo il 21/09 dalle 10.» L'autista fa firmare il documento durante lo scarico e una copia resta al cliente. Proprio questo documento lo realizzi con il generatore qui sopra in due minuti.

Domande frequenti sul documento di trasporto

Il documento di trasporto (DDT) è obbligatorio?

Dipende dalle regole del tuo paese e del tuo settore: verifica quali valgono per te. Nella pratica è comunque d'uso emetterlo, perché documenta la consegna e mette al sicuro la fattura. Alcuni clienti, soprattutto le aziende con controllo della merce in ingresso, lo richiedono espressamente.

Il documento di trasporto va firmato?

Anche questo non è un obbligo, ma è proprio lo scopo del documento. Senza la firma del destinatario attesta solo la tua versione dei fatti. Fai contare la merce e firmare allo scarico, e porta via con te una copia firmata.

Per quanto tempo devo conservare i documenti di trasporto?

Dipende dal ruolo che ha. Se serve solo come documento di accompagnamento e la fattura contiene tutti i dati, una volta emessa la fattura puoi anche farne a meno. Se invece funge da documento contabile o la fattura vi fa riferimento, trattalo come la fattura stessa e conservalo insieme a essa. I tempi di conservazione dipendono dalle regole del tuo paese: nel dubbio chiedi al tuo commercialista.

Il documento di trasporto deve riportare i prezzi?

No, e non dovrebbe. I prezzi vanno nel preventivo e nella fattura. Il DDT conferma quantità e stato della merce, non le condizioni.

Dal documento di trasporto alla fattura, senza riscrivere nulla

In Univents il documento di trasporto nasce direttamente dalle righe di prenotazione dell'evento: la stessa lista da cui derivano lista di carico e fattura. Il destinatario firma nel portale, il ritiro del materiale a noleggio viene tracciato come appuntamento e la fattura riprende le quantità confermate. Come funziona il tutto lo trovi nelle pagine dedicate a Preventivi e fatture e al software per catering.