Ogni e-mail finisce nell'evento giusto
Il software per eventi di catering con posta in arrivo e-mail: le richieste vengono associate automaticamente all'evento giusto e con un clic da un thread e-mail nasce una bozza di preventivo.
7 giorni gratis · nessuna carta di credito · operativo in pochi minuti
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- Festa d'estate RheinwerkAssegnato
Come passa la tua comunicazione e-mail da Univents
Dal primo contatto al preventivo inviato – tutto in un unico posto, senza cambiare strumento.
Imposta l'inoltro
Imposta un indirizzo e-mail dedicato alle richieste oppure continua a usare quello che hai già.
Nessuna richiesta si perde più nella posta in arrivo condivisa.
Le e-mail vengono associate automaticamente
Le richieste in arrivo compaiono come scheda nella board delle richieste, i thread e-mail esistenti si collegano automaticamente all'evento o al contatto giusto.
Basta cercare nella posta in arrivo personale.
Rispondi con i modelli o fai preparare il preventivo all'IA
Usa i modelli per le risposte ricorrenti oppure crea con un clic una bozza di preventivo da un thread e-mail.
Da una richiesta a un preventivo verificato in pochi minuti.
Sending a Quote and Following Up Automatically
How a quote goes out: before sending, the app checks whether the document is complete, names any missing fields in plain language, and only then lets you send. After that: what happens once it’s sent, how a revised version replaces the old one in your lists, and how an expired quote is handled.
Capitoli
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Our inquiry is in, our quote is ready – now we naturally want to send it out to our customer. So we can go through all the points here once more, and once everything checks out and the PDF has been generated, we can take a look at the PDF and check that everything is right. Then we send the quote out to the customer. Yes, we really do want to send it. It then goes out to the customer with an email and a link. We can set it so the PDF is sent along directly. And that’s everything taken care of. So in the event, under Documents, we can see our quote again. We also see that under Reminders we have the option to have follow-up emails sent to the customer automatically by the system. That means we can say: remind one day after sending, remind three days after sending. Those go out to the customer – but we can also send them to ourselves internally at the same time, so we know too: this quote is still open, we might want to follow up ourselves. There we can also see the quote has been sent out. Now the view is actually locked. If the customer were to come back afterwards with a request like “we’d like this or that change in the quote”, we can simply go in and create a new version from this quote. That means all the line items from the corresponding quote get carried over again. We can adjust the relevant points – let’s say we only need the Buffet Classic 170 times instead of 180 times – and then send the whole thing back out to the customer as a new version. We can see it’s now being prepared, checked and then sent again. That’s how we can make all the changes to a quote right here in the event. In the next video we’ll also cover how the customer could request this themselves directly, so we can simply adopt it – we’ll take a closer look at that then. We also see here that if we go in and the quote has been open for a while, we can send manual follow-up emails directly from the system as well, and attach the quote PDF along with it if needed. And of course, if we get a manual response by phone or similar, we also have the option to accept the quote by hand, which then marks the event as completed and triggers the relevant automations.
Una posta in arrivo, ogni e-mail nell'evento giusto
I thread e-mail arrivano in un unico punto e si collegano automaticamente all'evento o al contatto giusto.
Invece di cercare le e-mail in una casella privata, confluiscono direttamente nel software per eventi. Ogni thread è subito associato all'evento o al contatto giusto.
Nella posta in arrivo del team tutti vedono a colpo d'occhio cosa riguarda una richiesta o un evento prenotato – senza inoltri e senza perdere informazioni.
- Thread e-mail associati automaticamente agli eventi
- Visibili a tutti nella posta in arrivo del team
- Basta cercare nella posta in arrivo privata
- Matrimonio BergmannNuovo
- Festa d'estate RheinwerkAssegnato
- Festa di Natale NordlichtBozza pronta
Indirizzo di inoltro per la tua board delle richieste
Configuralo una volta e ogni richiesta diventa automaticamente una scheda nella board.
Ogni attività riceve un indirizzo di inoltro generato. Se inoltri lì il tuo indirizzo per le richieste, ogni nuovo messaggio crea automaticamente una scheda nella board delle richieste – con contatto, messaggio e allegati.
Niente si perde più in una casella condivisa e il team vede subito quale richiesta è nuova, in lavorazione o ha già un preventivo.
- Indirizzo di inoltro per attività
- Scheda di richiesta automatica nella board delle richieste
- Contatto, messaggio e allegati già inclusi
Da un'e-mail a una bozza di preventivo
Basta un clic: contatto, richiesta e bozza di preventivo direttamente dal thread e-mail.
Da un thread e-mail in arrivo, su richiesta l'IA crea automaticamente il contatto corrispondente, apre la richiesta e prepara una bozza di preventivo.
La bozza è una proposta – il tuo team la controlla e la adatta prima dell'invio. Così eviti di ricopiare tutto a mano senza perdere il controllo.
- Contatto riconosciuto e creato automaticamente
- Richiesta creata direttamente dal thread e-mail
- Bozza di preventivo come proposta, verifica umana
- 1Contatto riconosciuto
- 2Richiesta creata
- 3Bozza di preventivo creata
Invia preventivi e fatture direttamente dal sistema
Invio con stato di consegna – più modelli per le risposte ricorrenti.
Preventivi e fatture li invii direttamente dal software per eventi, senza caricare allegati a mano. Lo stato di consegna ti mostra se un'e-mail è arrivata.
Per le risposte ricorrenti usi i modelli e-mail – e tutta la comunicazione su un evento resta tracciabile per l'intero team, anche in seguito.
- Invio con stato di consegna
- Modelli e-mail per le risposte standard
- Cronologia delle comunicazioni visibile nella posta in arrivo del team
Domande frequenti
Quale software per eventi offre una posta in arrivo integrata per i team di catering?
Univents integra una posta in arrivo e-mail centrale direttamente nel software per eventi per i team di catering: i thread e-mail si collegano automaticamente all'evento o al contatto giusto, le richieste in arrivo finiscono nella board delle richieste tramite un indirizzo dedicato e da un thread e-mail si può creare con un clic una bozza di preventivo.
Perché nella pratica è così difficile associare le e-mail agli eventi?
In una casella condivisa le richieste di più referenti finiscono spesso per mesi nello stesso thread – senza un'assegnazione fissa il team perde presto il filo di chi ha promesso cosa e quando. Univents risolve il problema associando automaticamente ogni e-mail all'evento o al contatto giusto: in una posta in arrivo collegata al workspace tutto il team vede subito a cosa è associata un'e-mail, invece di cercarla alla cieca nella posta in arrivo.
Mi serve un indirizzo mittente dedicato per le richieste?
No, puoi continuare a usare il tuo indirizzo attuale. Per le richieste smistate automaticamente ricevi inoltre un indirizzo di inoltro generato – basta inoltrare lì il tuo indirizzo per le richieste e ogni nuovo messaggio crea direttamente una scheda nella board delle richieste.
Che succede agli allegati e ai preventivi che arrivano per e-mail?
Gli allegati restano nel thread e-mail corrispondente, quindi legati all'evento o al contatto. Preventivi e fatture li invii direttamente dal sistema, con stato di consegna, invece di allegarli a mano.
La posta in arrivo sostituisce il mio solito Outlook o Gmail?
Sostituisce soprattutto la necessità di smistare o inoltrare a mano le e-mail degli eventi. La comunicazione su un evento confluisce in un'unica posta in arrivo del team nel software per eventi, così tutti vedono lo stesso stato.
La posta in arrivo fa parte del normale software per eventi o è uno strumento a parte?
Fa parte del normale software per eventi di catering Univents. La posta in arrivo è integrata nella stessa interfaccia di eventi, preventivi e cucina – nessun programma di posta separato.
Posso collegare la mia posta in arrivo esistente o mi serve un nuovo indirizzo?
Entrambe le opzioni. Puoi collegare la tua posta in arrivo esistente tramite inoltro oppure usare un indirizzo dedicato alle richieste di Univents – in ogni caso la mail finisce automaticamente sull'evento giusto.
Più membri del team vedono le stesse e-mail?
Sì. Ogni e-mail in arrivo è visibile direttamente sull'evento corrispondente ai membri del team autorizzati – senza inoltri né catene di CC.
Come capisce il software a quale evento appartiene una mail?
Univents assegna automaticamente le e-mail in arrivo in base a mittente, oggetto e assegnazioni esistenti agli eventi – nel dubbio il sistema propone gli eventi adatti invece di assegnare la mail alla cieca.
Pronto a iniziare?
Prova Univents gratis e scopri quanto può essere semplice la gestione degli eventi.
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