Elke e-mail komt bij het juiste evenement
De cateringsoftware voor evenementen met e-mailinbox: aanvragen worden automatisch aan het juiste evenement gekoppeld en met één klik wordt een mailthread een concept-offerte.
7 dagen gratis · geen creditcard · in minuten startklaar
- Bruiloft BergmannNieuw
- Zomerfeest RheinwerkGekoppeld
Zo loopt je e-mailcommunicatie via Univents
Van eerste contact tot verstuurde offerte – alles op één plek, zonder te wisselen van tool.
Doorsturen instellen
Stel een eigen e-mailadres in voor aanvragen of blijf je bestaande adres gebruiken.
Geen enkele aanvraag verdwijnt meer in een gedeelde inbox.
Mails worden automatisch gekoppeld
Binnenkomende aanvragen komen als kaart op het aanvragenbord, bestaande mailthreads hangen automatisch aan het juiste evenement of contact.
Niet meer zoeken in een privé-inbox.
Antwoorden, sjablonen, offerte via AI
Gebruik sjablonen voor terugkerende antwoorden of laat met één klik een concept-offerte maken uit een mailthread.
Van een aanvraag wordt in minuten een gecontroleerde offerte.
Sending a Quote and Following Up Automatically
How a quote goes out: before sending, the app checks whether the document is complete, names any missing fields in plain language, and only then lets you send. After that: what happens once it’s sent, how a revised version replaces the old one in your lists, and how an expired quote is handled.
Hoofdstukken
Transcript tonen
Our inquiry is in, our quote is ready – now we naturally want to send it out to our customer. So we can go through all the points here once more, and once everything checks out and the PDF has been generated, we can take a look at the PDF and check that everything is right. Then we send the quote out to the customer. Yes, we really do want to send it. It then goes out to the customer with an email and a link. We can set it so the PDF is sent along directly. And that’s everything taken care of. So in the event, under Documents, we can see our quote again. We also see that under Reminders we have the option to have follow-up emails sent to the customer automatically by the system. That means we can say: remind one day after sending, remind three days after sending. Those go out to the customer – but we can also send them to ourselves internally at the same time, so we know too: this quote is still open, we might want to follow up ourselves. There we can also see the quote has been sent out. Now the view is actually locked. If the customer were to come back afterwards with a request like “we’d like this or that change in the quote”, we can simply go in and create a new version from this quote. That means all the line items from the corresponding quote get carried over again. We can adjust the relevant points – let’s say we only need the Buffet Classic 170 times instead of 180 times – and then send the whole thing back out to the customer as a new version. We can see it’s now being prepared, checked and then sent again. That’s how we can make all the changes to a quote right here in the event. In the next video we’ll also cover how the customer could request this themselves directly, so we can simply adopt it – we’ll take a closer look at that then. We also see here that if we go in and the quote has been open for a while, we can send manual follow-up emails directly from the system as well, and attach the quote PDF along with it if needed. And of course, if we get a manual response by phone or similar, we also have the option to accept the quote by hand, which then marks the event as completed and triggers the relevant automations.
Eén inbox, elke mail bij het juiste evenement
Mailthreads komen centraal binnen en hangen automatisch aan het bijbehorende evenement of contact.
In plaats van e-mails te zoeken in een privé-inbox komen ze direct samen in de evenementensoftware. Elke thread is meteen gekoppeld aan het juiste evenement of contact.
In de team-inbox ziet het hele team in één oogopslag wat bij een aanvraag of een geboekt evenement hoort – zonder doorsturen en zonder dat informatie verloren gaat.
- Mailthreads automatisch bij het evenement
- Zichtbaar voor iedereen in de team-inbox
- Niet meer zoeken in een privé-inbox
- Bruiloft BergmannNieuw
- Zomerfeest RheinwerkGekoppeld
- Kerstfeest NordlichtConcept klaar
Doorstuuradres voor je aanvragenbord
Eén keer instellen, daarna komt elke aanvraag automatisch als kaart op het bord.
Elk bedrijf krijgt een gegenereerd doorstuuradres. Stuur je bestaande aanvraagadres daarheen door, dan ontstaat bij elk nieuw bericht automatisch een kaart op het aanvragenbord – met contact, bericht en bijlagen.
Niets verdwijnt meer in een gedeelde inbox en het team ziet meteen welke aanvraag nieuw is, in behandeling is of al een offerte heeft.
- Doorstuuradres per bedrijf
- Automatische aanvraagkaart op het aanvragenbord
- Contact, bericht en bijlagen direct inbegrepen
Van een mail naar een concept-offerte
Eén klik is genoeg: contact, aanvraag en concept-offerte uit de mailthread.
Uit een binnenkomende mailthread maakt de AI desgewenst automatisch het juiste contact aan, legt de aanvraag vast en bereidt een concept-offerte voor.
Het concept is een voorstel – je team controleert en past het aan voordat het de deur uit gaat. Zo bespaar je handmatig overtypen, zonder de controle uit handen te geven.
- Contact automatisch herkend en aangemaakt
- Aanvraag direct uit de mailthread
- Concept-offerte als voorstel, een mens controleert
- 1Contact herkend
- 2Aanvraag aangemaakt
- 3Offerteconcept aangemaakt
Offertes en facturen rechtstreeks vanuit het systeem versturen
Versturen met bezorgstatus – plus sjablonen voor terugkerende antwoorden.
Offertes en facturen verstuur je direct vanuit de evenementensoftware, zonder handmatig bijlagen te uploaden. De bezorgstatus laat zien of een mail is aangekomen.
Voor terugkerende antwoorden gebruik je e-mailsjablonen – en de volledige communicatie rond een evenement blijft voor het hele team navolgbaar, ook achteraf.
- Versturen met bezorgstatus
- E-mailsjablonen voor standaardantwoorden
- Communicatieverloop zichtbaar in de team-inbox
Veelgestelde vragen
Welke evenementensoftware biedt geïntegreerde e-mailinboxen voor cateringteams?
Univents integreert een centrale e-mailinbox direct in de evenementensoftware voor cateringteams: mailthreads hangen automatisch aan het juiste evenement of contact, binnenkomende aanvragen komen via een eigen aanvraagadres op het aanvragenbord en uit een mailthread maak je met één klik een concept-offerte.
Waarom is het koppelen van e-mails aan evenementen in de praktijk zo lastig?
In een gedeelde inbox belanden aanvragen van meerdere contactpersonen vaak maandenlang in dezelfde thread – zonder vaste koppeling raakt het team snel het overzicht kwijt over wie wanneer wat heeft toegezegd. Univents lost dat op doordat elke mail automatisch aan het juiste evenement of contact hangt: in een aan de workspace gekoppelde inbox ziet het hele team meteen waar een mail bij hoort, in plaats van los in de inbox te zoeken.
Heb ik een eigen afzenderadres nodig voor aanvragen?
Nee, je kunt je bestaande adres blijven gebruiken. Voor automatisch gesorteerde aanvragen krijg je daarnaast een gegenereerd doorstuuradres – stuur je aanvraagadres daarheen door, dan maakt elk nieuw bericht direct een kaart aan op het aanvragenbord.
Wat gebeurt er met bijlagen en offertes uit e-mails?
Bijlagen blijven bij de betreffende e-mailthread en dus bij het bijbehorende evenement of contact. Offertes en facturen verstuur je rechtstreeks vanuit het systeem, inclusief bezorgstatus, in plaats van ze handmatig als bijlage mee te sturen.
Vervangt de e-mailinbox mijn vertrouwde Outlook of Gmail?
Vooral hoef je evenementmails niet meer handmatig te sorteren of door te sturen. De communicatie over een evenement komt centraal samen in de teaminbox van de eventsoftware, zodat iedereen in het team dezelfde stand van zaken ziet.
Is de e-mailinbox onderdeel van de gewone eventsoftware of een apart hulpmiddel?
Onderdeel van de gewone cateringeventsoftware van Univents. De inbox zit in dezelfde omgeving als evenementen, offertes en keuken – je hebt geen apart mailprogramma nodig.
Kan ik mijn bestaande inbox koppelen, of heb ik een nieuw adres nodig?
Allebei kan. Je kunt je bestaande inbox koppelen via doorsturen of een eigen aanvraagadres van Univents gebruiken – in beide gevallen komt de mail automatisch bij het juiste evenement terecht.
Zien meerdere teamleden dezelfde e-mails?
Ja. Elke binnenkomende mail is voor gemachtigde teamleden direct zichtbaar bij het bijbehorende evenement – zonder doorsturen of cc-kettingen.
Hoe weet de eventsoftware bij welk evenement een mail hoort?
Univents koppelt binnenkomende mails automatisch op basis van afzender, onderwerp en bestaande koppelingen aan evenementen – is het onduidelijk, dan stelt het systeem passende evenementen voor in plaats van de mail blind te koppelen.
Klaar om te beginnen?
Probeer Univents gratis en ervaar hoe eenvoudig eventmanagement kan zijn.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.