De software voor evenementenbureaus en organisatoren.
Univents is het operationele ERP voor evenementenbureaus: aanvraag, offerte, contract, personeel, dienstverleners en facturering — alles in één systeem, in plaats van verspreid over vijf tools en drie Excel-sheets.
7 dagen gratis · geen creditcard · in minuten startklaar
- Bruiloft · 120 PAXOfferte
- Bedrijfsfeest · 60 PAXbevestigd
- 5,0 op Capterra (6 beoordelingen)
- AVG-conform
- Made in Germany
- Altijd opzegbaar
Deze momenten kent elk evenementenbureau
Klik op jouw nachtmerrie — we laten zien hoe Univents die oplost.
In plaats van vijf lijsten in vijf bestanden werk je in één gedeelde workspace: alle evenementen, alle verantwoordelijkheden, één actuele stand van zaken.
Functie bekijkenZeg het gewoon. Univents doet de rest.
Spreek het in, koppel je inbox of typ in de chat – de AI doet de rest. Een paar voorbeelden voor precies dit onderdeel:
Bedrijfsevenement, 300 gasten, met podium en catering
Evenement aangemaakt
- Evenement “Bedrijfsevenement 300” aangemaakt
- Podium & catering toegevoegd als werkpakketten
- Budgetkader ingesteld op € 45.000
Voorbeeldweergave. Jij houdt altijd de controle en geeft akkoord voordat er iets uitgaat.
Waarom bureaus voor Univents kiezen
Van de eerste klantaanvraag tot de eindfactuur — zonder wrijving tussen tools.
Al je projecten onder controle
Tien klantevenementen tegelijk — Univents laat je in één oogopslag zien waar alles staat, wat brandt en wat er daarna komt.
Minder afstemming
Personeel, freelancers en externe dienstverleners in één systeem inplannen, briefen en bevestigen — zonder eindeloze mailketens.
Budgetcontrole per evenement
Kosten en opbrengsten per project in realtime — nooit meer verrassingen bij de marge na afloop van het evenement.
Offertes & contracten in de huisstijl van je bureau
Alle projecten in één oogopslag — geen blinde vlekken meer.
Maak professionele offertes en contracten direct vanuit Univents — met je eigen sjablonen, je lay-out, je taal. Geen copy-paste meer uit Word.
Koppel taken, deadlines en verantwoordelijkheden direct aan het evenement. Wat er openstaat, ziet iedereen in het team meteen.
- Offertes in minuten in plaats van uren
- Huisstijl van de klant direct geïntegreerd
- Digitale handtekening inbegrepen
- Versiebeheer & goedkeuringsworkflow
Multi-evenementoverzicht voor het hele bureau
Gecalculeerd in Univents — niet verspreid over drie bestanden.
Houd overzicht over alle lopende projecten — tijdlijn, status, openstaande taken en verantwoordelijkheden in één oogopslag, zonder zoeken in drie systemen.
Diensten, leverancierskosten en marges beheer je in dezelfde offerte. Geen export, geen nacalculeren.
- Alle evenementen tegelijk in beeld
- Statusbewaking per projectfase
- Taken & deadlines per evenement
- Teambezetting met één klik
Personeel & dienstverleners coördineren
Klanten zien de status — jij hoeft niet meer te bellen.
Plan freelancers, vast personeel en externe leveranciers direct in de context van het evenement — met beschikbaarheidscheck, briefings en boekingsbevestigingen vanuit één systeem.
Statuswijzigingen, goedkeuringen en berichten lopen via de EventHub. De klant is altijd op de hoogte, zonder dat jij hoeft te bellen.
- Freelancers & personeel in één lijst
- Beschikbaarheid controleren en boeken
- Briefings automatisch versturen
- Leveranciersboekingen met bevestiging
Budget en financiën per evenement
Wie doet wat? Iedereen weet het — voor, tijdens en na het evenement.
Zie op projectniveau wat je hebt begroot, wat al is geboekt en wat het evenement uiteindelijk echt heeft opgeleverd — zonder export naar Excel.
Rollen, diensten en briefings staan in het systeem. Geen WhatsApp-chaos, geen vergeten taken.
- Calculatie vs. werkelijke kosten live
- Inkoopfacturen direct toewijzen
- Dekkingsbijdrage per project
- Eindfactuur met één klik aanmaken
- Menu afrondenopen
- Tafelschikkingbezig
- Techniekcheckafgerond
Sprekers en exposanten leveren hun gegevens zelf aan
Eén formulier per evenement in plaats van 40 mails en een Excel-lijst.
Congres, beurs, symposium: voor elk evenement maak je een eigen formulier en deel je het als open link of als persoonlijke uitnodiging per mail. Titel van de lezing, korte bio, standgrootte, aankomsttijd, technische wensen — je vraagt precies uit wat in het programmaboekje en de planning moet.
Elke inzending wordt automatisch een bijdrager aan het evenement, inclusief geüploade bestanden zoals logo, presentatie of verzekeringsbewijs. Wie iets wil aanvullen, opent dezelfde link opnieuw — jij hoeft niets over te typen of bij elkaar te zoeken.
- Open link of persoonlijke uitnodiging
- Bestandsupload voor logo, presentaties en bewijzen
- Inzendingen komen direct bij de bijdragers terecht
- Plaatsen beperken, laatkomers in beeld
- Dr. Weiß — keynoteCompleet
- Nordlicht GmbH — stand B12Ontvangen
- Alpin Systems — stand C4Bestand ontbreekt
Klaar met Excel, mail en vijf tools
Wat bureaus nu over een dozijn tools verspreiden, komt in Univents op één plek samen.
Excel, mail en 5 tools
- 5 disciplines, 5 Excel-lijsten — niemand heeft dezelfde versie
- Calculatie verspreid over tientallen leveranciersmails en spreadsheets
- Klant belt — jij belt rond om de status te achterhalen
- Wie doet wat? Via WhatsApp geregeld vlak voor het evenement
- Nacalculatie? Geen tijd, geen zin
Met Univents
- Eén gedeelde workspace, alle projectstanden live
- Offerte en calculatie in één systeem, huisstijl inbegrepen
- Klant ziet de status in de EventHub, vervolgvragen vallen weg
- Rollen en diensten in het systeem, iedereen bevestigd
- Cijfers per evenement automatisch — dekkingsbijdrage met één klik
In plaats van weken inwerken, zoals bij klassieke eventsoftware, ben je met Univents binnen enkele minuten startklaar – zonder verkoopafspraak, met transparante prijzen en maandelijks opzegbaar. Bekijk de vergelijking
Veelgestelde vragen
Is Univents projectmanagementsoftware of een ERP?
Allebei — Univents combineert operationeel projectmanagement (evenementen, taken, team) met commerciële processen (offertes, contracten, facturen, budgetten) in één systeem dat speciaal voor evenementenbureaus is gebouwd.
Kunnen we meerdere klantevenementen tegelijk beheren?
Ja, daar is Univents precies voor gemaakt. Je ziet alle lopende projecten in één overzichtelijke weergave — met status, deadlines en verantwoordelijken in één oogopslag.
Hoe boek ik externe freelancers en leveranciers in?
Je legt freelancers en leveranciers één keer vast in het systeem en plant ze daarna direct in het betreffende evenement in — inclusief beschikbaarheidscheck, briefingverzending en boekingsbevestiging.
Kan ik mijn eigen offerte- en contractsjablonen gebruiken?
Ja. Univents ondersteunt eigen sjablonen in de huisstijl van je bureau, zodat alle documenten professioneel en merkconform eruitzien — zonder handmatig nabewerken.
Wat kost Univents voor een bureau?
De prijzen hangen af van de teamgrootte. Start met een gratis demo — we laten je live zien hoe Univents er voor jouw bureau uitziet.
Hoe verzamel ik de gegevens van sprekers en exposanten voor een congres?
Via een formulier dat aan het betreffende evenement hangt. Je verstuurt een open link of persoonlijke uitnodigingen per mail en vraagt daarin uit wat je nodig hebt — titel van de lezing, standgrootte, aankomst, techniek — inclusief bestandsupload voor logo, presentaties of bewijzen. Elke inzending wordt een bijdrager aan het evenement, het aantal plaatsen kun je beperken, en wie iets wil aanvullen, opent dezelfde link opnieuw. Inbegrepen vanaf het Growth-abonnement.
Klaar om te beginnen?
Probeer Univents gratis en ervaar hoe eenvoudig eventmanagement kan zijn.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.