Dein Team – geplant, erfasst, abgerechnet

So, kommen wir einmal dazu, wie wir tatsächlich im System die Schichtplanung vornehmen. Zum einen haben wir hier den Bereich Personal, bei dem wir die einzelnen Schichten direkt für die jeweiligen Tage und Personen eintragen können. Und wir haben die Möglichkeit, das Ganze auch in der Veranstaltung selbst mit anzulegen. Dann gehen wir hier einmal in Schichten rein und können hier neue Jobs anlegen. Jobs haben vor allem den Nutzen, dass wir für sie bestimmte Skills vergeben können, sprich die erforderlichen Fähigkeiten. Da können wir festlegen, wer sich tatsächlich auf diese jeweiligen Jobs auch wirklich bewerben darf. Das nehmen wir hier mal mit rein, können die Adresse setzen und den neuen Job hinzufügen. Und dann haben wir hier die Möglichkeit, im Job weitere Schichten hinzuzufügen. Das heißt, wir können unsere Schichten noch mal benennen, die jeweiligen Zeiten für die Schicht eintragen und auch sagen, wie viele Mitarbeitende wir benötigen oder ob sich die Leute auch selbstständig für die Schichten im Mitarbeiterportal eintragen dürfen. Hier können wir die Leute dann auch selbst raussuchen und eintragen und haben die Möglichkeit, noch mal Ansprechpartner für die jeweilige Schicht zu vergeben oder auch die Schichten direkt hier zu bepreisen. Das heißt, wir können jetzt hier sagen, wir hätten unsere Schicht für die Servicekraft direkt mit drin. Unser System rechnet auch mit: vier Stunden mal drei Personen, die wir für die Veranstaltung brauchen – das ist direkt hier mit drin. Die legen wir an. Und eine zweite Schicht, Aufsicht, legen wir genauso an. Und dann haben wir das hier in der Übersicht mit dabei, was unsere Schichten angeht. Da können sich die Leute jetzt auch entsprechend darauf bewerben. Würden wir selbst hier mitarbeiten, können wir unsere Schichten auch direkt starten oder hier einzelne Jobs gleich kopieren oder als Vorlage speichern. Das heißt, all diese Schichten und Jobs haben wir auch hier mit Vorlagen drin – wir können Sachen aus Vorlagen einfügen, um uns noch mal eine gute Menge Zeit zu sparen. Und wir haben auch die Möglichkeit, uns das noch mal nach den Jobs hier in der Timeline anzeigen zu lassen, aber auch nach den jeweiligen Personen, die für die einzelnen Aufgaben eingetragen sind. Weiterhin können wir hier auch noch mal Reminder an die jeweiligen Leute rausschicken – entweder nach den Tags, nach den Skills oder auch nach den einzelnen Crew-Gruppen, damit sich die Leute doch bitte auf die jeweiligen Sachen bewerben. Wenn wir jetzt hier reingehen und zum Beispiel bei einer unserer Schichten schon jemanden zugewiesen haben – nehmen wir mich mal in die Schicht mit rein –, dann können wir hier auch sagen: Falls sich die Person krankgemeldet hat, können wir die Person krankmelden. Und wir können auch im System Ersatz finden. Sprich, unser System prüft dann automatisch, welche Leute für den Tag noch verfügbar sind, die wir tatsächlich dann dort eintragen können. Weiterhin ist es so: Wenn wir mal hier in den Bereich Finanzen reingehen, sehen wir auch unsere Soll- und Ist-Zeit, was die Stunden angeht. Wir haben jetzt hier geplant 136 Stunden, die wir theoretisch manuell auch noch mal nachanpassen oder grundsätzlich manuell setzen können. Und wir haben hier die erfassten Stunden – das heißt, immer wenn jemand hier seine Schichten auf das entsprechende Event erfasst, geht das direkt in unsere Soll-Ist-Planung mit rein. Wir haben dann hier im Überblick, wie viele Stunden geplant sind und wie viele Stunden tatsächlich getrackt wurden. Und es werden auch die Preise für die jeweiligen Stunden automatisch mit berechnet. Das heißt, wir sehen gleich, wie viel wir dem Kunden am Ende abrechnen, falls wir das Ganze nach Stunden abrechnen und nicht nach einer Pauschale, und sehen auch gleichzeitig, wie unsere Kostendeckung für die Veranstaltung hier aussieht. Im Bereich Schichten haben wir dann, wie wir vorher schon gesehen haben, hier noch im Schichtplan noch mal eine Übersicht über die jeweiligen Tage. Und wir können auch hier noch mal die Gesamtübersicht aller Schichten einsehen, genauso wie die Gesamtübersicht aller Zeiterfassungen und die Gesamtübersicht der Zeiten, die wir noch genehmigen müssen.