Das Immer-Gleiche erledigt Univents von allein
Eine Anfrage kommt rein, ein Angebot wird angenommen, eine Rechnung wird überfällig — und die Reaktion darauf passiert, ohne dass jemand daran denken muss. Du legst die Regel einmal an; danach steht sie als ein Satz in der Liste.
7 Tage kostenlos · keine Kreditkarte · in Minuten startklar
- 1Event wird erstellt
- 2Aufgaben & Function Sheet
- 3Team benachrichtigt
Von der Regel zum Ablauf, der ohne dich läuft
Drei Schritte, kein Programmierwissen — die erste Regel steht in wenigen Minuten.
Auslöser wählen
Neue Anfrage, Angebot versendet oder angenommen, Angebot abgelaufen, Rechnung bezahlt oder überfällig, Vertrag unterschrieben, Veranstaltung bestätigt oder abgesagt, Bestellung im Webshop bezahlt, E-Mail im Postfach — oder ein Datum: so viele Tage vor Beginn beziehungsweise nach dem Ende.
Genau der Moment, an den sonst jemand denken müsste
Bedingungen und Aktionen festlegen
Grenze die Regel ein, wenn sie nur für bestimmte Fälle gelten soll — Gästezahl, Betrag, Veranstaltungsart, Sprache. Dann die Aktionen: E-Mail aus einer Vorlage, Benachrichtigung ans Team, Feld setzen, Tags ändern, jemanden zuständig machen, warten.
Die fertige Regel liest sich als ein Satz
Testen, dann scharfschalten
„Regel testen“ wertet sie gegen den letzten passenden Datensatz aus und zeigt, welcher Pfad greifen würde, an wen die Mail ginge und mit welchem Betreff — ohne dass etwas passiert. Erst danach schaltest du sie ein.
Kein Blindstart auf echten Kundendaten
Eine Regel ist ein Satz, kein Diagramm zum Studieren
Wenn X passiert, dann Y.
Über jeder Regel steht sie ausgeschrieben: „Wenn Rechnung überfällig, dann E-Mail senden.“ Wer die Liste überfliegt, weiß ohne einen einzigen Klick, was im Betrieb gerade von allein läuft.
Jede Regel lässt sich einzeln ein- und ausschalten, und der Verlauf zeigt zu jeder, wann sie ausgelöst hat und was jede Aktion getan hat. Ausschalten und Löschen geht immer — unabhängig vom Tarif.
- Klartext-Satz statt Konfigurationsformular
- Jede Regel einzeln an- und ausschaltbar
- Verlauf je Regel: wann, was, mit welchem Ergebnis
- 1Event wird erstellt
- 2Aufgaben & Function Sheet
- 3Anzahlung angefragt
Fertige Vorlagen für die Abläufe, die jeder Betrieb hat
Installieren, ansehen, anpassen — sie startet ausgeschaltet.
Eingangsbestätigung bei neuer Anfrage, Küche informieren, sobald eine Rechnung bezahlt ist, Aufgaben anlegen nach der Angebotsannahme, Nachfassen bei abgelaufenem Angebot, Team informieren bei einer Absage. Du installierst eine Vorlage, siehst die fertige Regel und passt sie an deinen Betrieb an. Drei der fünf laufen in jedem Tarif; die beiden, die Aufgaben anlegen, brauchen Growth.
Univents warnt, wenn sich eine Vorlage mit etwas doppelt, das schon läuft: Antwortet deine Buchungsseite bereits automatisch auf Anfragen, steht der Hinweis an der Vorlage — sonst bekäme derselbe Kunde zwei Bestätigungen.
- Fünf Vorlagen, drei davon in jedem Tarif
- Startet ausgeschaltet, damit du sie erst liest
- Warnung, wenn eine Vorlage etwas doppelt
- Menü finalisierenoffen
- Sitzplanläuft
- Technik-Checkerledigt
Verzweigungen: eine Firmenanfrage ist keine Hochzeit
Mehrere Pfade in einer Regel — der erste, der zutrifft, läuft.
Ab Growth bekommt eine Regel mehrere Pfade mit eigenen Bedingungen: Firmenevents ab 50 Gästen bekommen eine andere Antwort und einen Rückruf auf die Aufgabenliste, alle anderen die Standardbestätigung. Der Sonst-Pfad fängt auf, was in keinen Pfad davor passt.
Im Canvas siehst du Auslöser, Verzweigung und Aktionen als Ablauf statt als Formularkette. Der Name eines Pfads taucht später im Verlauf wieder auf und erklärt, warum die Regel genau diesen Weg genommen hat.
- Pfade mit eigenen Bedingungen (ab Growth)
- Erster Treffer gewinnt, Sonst-Pfad fängt den Rest
- Canvas-Ansicht mit Auslöser, Pfaden und Aktionen
- 1Aufgaben & Function Sheet
- 2Team benachrichtigt
- 3Anzahlung angefragt
Regeln, die etwas anlegen — nicht nur benachrichtigen
Aufgabe, Function-Sheet, Produktionsliste, Angebot, Ablaufplan.
Ab Growth legt eine Regel selbst an, was sonst jemand von Hand anlegt: Aufgaben aus einer Vorlage, das Function-Sheet zur bestätigten Veranstaltung, die Produktionsliste für die Küche, ein Angebot aus deiner Angebotsvorlage oder den Ablaufplan. Dazu kommen Status-Änderungen und der Versand deiner eigenen Mail-Vorlagen.
Wer nicht klicken will, beschreibt die Regel in einem Satz und lässt sie bauen: Univents setzt Auslöser, Bedingungen und Aktionen daraus zusammen, du prüfst das Ergebnis und speicherst. Auch dieser Weg endet bei einer Regel, die du danach ganz normal bearbeiten kannst.
- Erzeuger-Aktionen für Aufgaben, Küche und Belege
- Status ändern & eigene Mail-Vorlagen verschicken
- Regel aus einem Satz bauen lassen (KI)
- Menü finalisierenoffen
- Technik-Checkerledigt
Häufige Fragen
Brauche ich dafür einen größeren Tarif?
Für die einfache Regel nicht. Ein Auslöser, Bedingungen, Aktionen, ein Pfad — das ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen. Growth brauchst du für Verzweigungen, für Regeln, die Aufgaben, Function-Sheets, Produktionslisten, Angebote oder Ablaufpläne erzeugen, für Status-Änderungen, für eigene Mail-Vorlagen und für den KI-Regelbau.
Was passiert mit meinen Regeln, wenn ich den Tarif wechsle?
Bestehende Regeln laufen weiter, auch wenn sie Fähigkeiten aus dem größeren Tarif nutzen. Du kannst sie ansehen, ausschalten und löschen; zum Bearbeiten brauchst du den Tarif, der sie enthält. Neu anlegen lassen sich dann wieder einfache Regeln mit einem Pfad.
Kann eine Regel aus Versehen Mails an Kunden schicken?
Mails verschicken ist der Sinn der Sache — aber nie ungeprüft. „Regel testen“ wertet die Regel gegen einen echten Datensatz aus und zeigt Empfänger, Betreff und den greifenden Pfad, ohne dass etwas rausgeht. Jede installierte Vorlage startet ausgeschaltet, und jede Regel lässt sich mit einem Klick wieder abschalten.
Kann Univents auf eingehende E-Mails reagieren?
Ja, über den Auslöser „E-Mail empfangen“ auf dem angebundenen Postfach. Dort sind nur nicht sendende Aktionen erlaubt, dazu der KI-Antwortentwurf: Univents schreibt den Entwurf, versendet aber nie von allein — ein Mensch liest und schickt ab. Das ist Absicht, sonst könnte eine Regel auf ihre eigene Antwort antworten.
Kann eine Aktion warten, statt sofort zu laufen?
Ja, um Minuten, Stunden oder Tage. Beim Fortsetzen lassen sich die Bedingungen noch einmal gegen den aktuellen Stand prüfen — dann geht die Zahlungserinnerung nicht raus, wenn die Rechnung inzwischen bezahlt wurde.
Woher weiß ich, ob eine Regel gelaufen ist?
Jede Regel führt einen Verlauf: wann sie ausgelöst hat, welcher Pfad gegriffen hat und was jede einzelne Aktion getan hat. Bei verzweigten Regeln steht dort der Name des Pfads — deshalb lohnt es sich, Pfade verständlich zu benennen.
Muss ich mich mit Automatisierung auskennen?
Nein. Du wählst einen Auslöser aus einer Liste und Aktionen aus einer Liste; die fertige Regel steht danach als ein Satz da, den man vorlesen kann. Ab Growth kannst du sie stattdessen in einem Satz beschreiben und von der KI bauen lassen.
Was passiert, wenn das KI-Guthaben aufgebraucht ist?
Dann werden genau die KI-Aktionen übersprungen — Einordnen einer eingegangenen Mail und der Antwortentwurf — und die restliche Regel läuft trotzdem weiter. Alle anderen Aktionen verbrauchen kein KI-Guthaben.
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