In Minuten von der Anfrage zum Angebot

Sehen wir uns jetzt einmal an, wie wir Buchungsseiten im Tool richtig konfigurieren und nutzen können. Hier links im Bereich der Buchungsseiten können wir uns mehrere Buchungsseiten anlegen. Ihr könnt welche für bestimmte Kundengruppen, Segmente, Locations, Anlässe oder Ähnliches anlegen, auf denen jeweils andere Fragen oder auch Produkte gebucht werden können. Hier sehen wir außerdem unsere globalen Sperrzeiten: Damit können wir übergreifend über alle Buchungsseiten hinweg die Buchung blockieren, wenn zum Beispiel Betriebsferien oder Ähnliches anstehen. Dann haben wir hier unsere verschiedenen Seiten — die gehe ich jetzt im Einzelnen durch. Wir nutzen zunächst unseren Buchungslink, den wir kopieren und zum Beispiel in Mails verschicken können. Dazu gibt es das Embed-Snippet, mit dem ihr die Buchungsseite direkt auf eurer eigenen Website einbinden könnt, samt Anleitung, wie ihr das korrekt einbettet und konfiguriert. Und hier könnt ihr einfach die Live-Vorschau der Buchungsseite öffnen. Jetzt konfigurieren wir eine dieser Buchungsseiten einmal komplett durch. Hier bearbeiten wir zunächst die Basisdaten der Buchungsseite: wie sie heißt und welches Design sie hat — Stepper, Webshop, Anfrage, Location oder Eventformular. Was die einzelnen Designs bedeuten und wie sie aussehen, schauen wir uns gleich noch genauer an. Dann haben wir den URL-Slug, also wie die Adresse am Ende im Browser aussieht. Dazu können wir eine Beschreibung hinterlegen und natürlich die jeweiligen rechtlichen Links einfügen sowie festlegen, wer bei einer Buchung über diese Buchungsseite benachrichtigt wird. Unter den Anfragen können wir einstellen, wie viele Anfragen wir gleichzeitig erlauben. Anfragen, die für dieselbe Buchungsseite hereinkommen: Haben wir für den gleichen Zeitraum schon drei Optionen beziehungsweise Anfragen drin, wird die Seite gesperrt. Anfragen sind dabei noch keine bestätigten Events — es geht nur darum, wie viele Interessenten wir für denselben Zeitraum anfragen lassen, bevor wir das Datum sperren. Maximal parallele Events sind dagegen die tatsächlich bestätigten Events: Wie viele wollen wir hier maximal gleichzeitig erlauben? Für Locations ist das natürlich immer nur eine gleichzeitig, für andere Buchungsoptionen wie zum Beispiel Catering kommt es ganz darauf an, wie viele Ressourcen wir tatsächlich haben. Die Pufferzeit zwischen Events legt fest, wie viel Zeit zwischen zwei Events liegen muss, bevor wir ein neues Event annehmen. Und die Mindestvorlaufzeit bedeutet einfach, wie viele Tage im Voraus Kunden buchen können, damit sie zum Beispiel nicht für morgen direkt eine Veranstaltung anfragen. Hier können wir außerdem einstellen, wie die Anfrage bei euch dargestellt wird, damit ihr in eurer Übersicht bei den Anfragen einen guten Überblick habt. Die Tags sind nochmal ein sehr relevanter Faktor, um automatisch die passenden Automatisierungen oder E-Mail-Vorlagen für dieses Event auszuwählen. Ihr könnt hier festlegen, welche Tags die Veranstaltung bekommen soll, wenn sie über diese Seite gebucht wird, und darüber dann Mail-Vorlagen oder Automatisierungen ansteuern. Im Bereich Buchungen fügen wir die entsprechenden Produkte hinzu. Die vorgegebenen Produkte landen immer automatisch im Warenkorb und können vom Kunden nicht entfernt werden, die auswählbaren Produkte kann der Kunde dagegen frei wählen. Wir können den Warenkorb außerdem pro Tag aufteilen — es lassen sich auch mehrtägige Events über die Buchungsseite buchen, und die Kundinnen und Kunden füllen dann pro Tag ihren eigenen Warenkorb: an Tag 1, Tag 2 und Tag 3 jeweils andere Produkte für dieselbe Veranstaltung. Besonders praktisch für mehrtägige Events. Dann haben wir noch die Locations: Hier verknüpfen wir verschiedene Räumlichkeiten, aus denen die Kunden ein oder mehrere Räume auswählen können. Und ihr könnt einstellen, dass pro Räumlichkeit bestimmte Produkte zwingend mitgebucht werden müssen oder eigene Auswahlmöglichkeiten für die jeweiligen Produktbuchungen gelten. Außerdem können wir die Bestellung auf einen bestimmten Lieferumkreis beschränken — besonders für Catering relevant, wenn wir zum Beispiel keine Anfragen wollen, die 300 Kilometer entfernt herkommen. Gleichzeitig könnt ihr die Anfahrtskosten berechnen lassen, was sehr praktisch ist, damit die Position gleich mit ins Angebot einsortiert wird. Unter Preis, Bestellung und Angebot regeln wir verschiedene Automatisierungen für die Angebotserstellung: Wir können Angebotsentwürfe automatisch erstellen lassen und Angebote auch automatisch verschicken lassen. Außerdem haben wir die Möglichkeit, Rechnungen direkt zu erstellen und zu versenden oder den Kunden gleich im Shop bezahlen zu lassen, und können hier auch bestimmte Angebotsvorlagen auswählen. Dann kommen unsere Preiseinstellungen: Zum einen können wir sagen, dass Preiskonditionen angewandt werden — zum Beispiel ab 22 Uhr ein Aufschlag von 5 Euro pro Stunde oder ab 100 Gästen ein kleiner Rabatt. Wir können auch einstellen, ob Preise auf der Seite überhaupt angezeigt werden sollen oder ob wir das erstmal weglassen, und wählen zwischen Netto- und Brutto-Anzeige. Und wir haben die Möglichkeit, einen Mindestbestellwert einzustellen, damit wirklich nur qualifizierte Anfragen hereinkommen. Bei den Fragen könnt ihr festlegen, welche Standardfelder — etwa Firmenname oder Name — mit erfasst werden sollen, und zusätzlich völlig eigene Fragen an den Kunden stellen, damit ihr wirklich alle relevanten Informationen zum Event direkt parat habt, sobald die Kunden bei euch buchen. Im Bereich Analytik könnt ihr außerdem eure eigenen Tracking-Pixel einbauen — die funktionieren aber natürlich nur, wenn die Kunden die entsprechenden Cookies akzeptiert haben, ansonsten können sie nicht tracken. Im Kundenportal sehen wir noch einmal, wie das Ganze für den Kunden aussieht. Nach der Anfrage bekommt der Kunde, sobald ihr ein Angebot verschickt habt, einen eigenen Portal-Link, über den er alle Infos zum Event, Angebote, Rechnungen, den Ablauf und mehr einsehen kann. Er kann dort auch mit euch Nachrichten austauschen, weitere Produkte buchen und Änderungen für das Event anfragen, etwa bei der Gästezahl. Und ihr könnt hier nachträglich auch weitere eigene Portalzugänge für den Kunden freischalten. Dann kommen die Spracheinstellungen: Ihr könnt die Seite von unserer KI komplett auf Englisch übersetzen lassen und dabei mehrere Übersetzungen gleichzeitig auswählen. Dazu zeigt euch das System auch an, welche Produkte betroffen sind, damit am Ende wirklich alles vollständig auf Englisch darstellbar ist. Was das Layout der Buchungsseiten angeht: „Location zuerst“ zeigt den Kunden nur die Locations zuerst, in einem Stepper-Format. „Webshop“ ist ein eher shopartiges Layout, besonders gut geeignet, wenn Leute zum Beispiel Catering bestellen. Das reine Anfrageformular ist, wie der Name schon sagt, optimal, wenn ihr wirklich nur Anfragen hereinbekommen möchtet, auf die ihr dann individuelle Angebote erstellt. Und der Stepper leitet den Kunden einfach Schritt für Schritt durch den jeweiligen Buchungsprozess. Das schauen wir uns dann noch einmal in einem eigenen Video genauer an.