Alles im Griff – von Planung bis Durchführung

Sehen wir uns an, wie wir eine Veranstaltung von Hand im System anlegen. Oben unter den Events gibt es den Button Neues Event erstellen. Dafür können wir gleich eine unserer Vorlagen verwenden – in diesem Fall starten wir aber komplett leer und geben das Event von Grund auf ein. Sagen wir, wir haben eine Firmenfeier: Wir suchen den passenden Kontakt raus, legen die Gästezahl an und haben die Möglichkeit, den Ansprechpartner beim Kunden vor Ort und den Projektplaner für die Veranstaltung auszuwählen. Dann legen wir die Zahlungsart fest, damit wir später bei den Informationen genau wissen: zahlt mit Karte, zahlt bar oder zahlt per Rechnung. Und statt eines Einzeltermins können wir auch gleich eine ganze Terminserie als Event-Reihe anlegen. Im nächsten Schritt wählen wir das Datum aus – sagen wir, den 2. Oktober um 16 Uhr – und können die Location sowie die Bestuhlungsvariante dazu auswählen. Möchten wir im Angebot einen anderen Ortsnamen als den Location-Namen anzeigen, können wir das hier ändern, und wir können auch weitere Räumlichkeiten dazubuchen, falls die Veranstaltung in mehr als einem Raum stattfindet. Außerdem können wir die Adresse direkt eingeben oder die Adresse des Kunden verwenden – Univents berechnet dann automatisch die Anfahrtsdistanz. Soll sie automatisch berechnet werden, lassen wir die Entfernung leer; ansonsten tragen wir sie direkt ein, damit sie in den nach Kilometern berechneten Produkten im Angebot korrekt hinterlegt ist. Dann können wir verschiedene Tags vergeben, die vor allem der Übersicht dienen, damit wir wissen, wozu ein Event gehört. Wir können Events auch nach Tags an bestimmte Personen freigeben – eine Person aus Gruppe A sieht dann zum Beispiel nur Events mit dem Tag Firmenfeier – und verschiedene Mail-Automatisierungen je nach Tag laufen lassen, dazu aber mehr in einem anderen Video. Bei der Event-Farbe gilt: Lassen wir sie leer, wird einfach die jeweilige Status-Farbe gesetzt; wir können Events einer bestimmten Art oder an bestimmten Räumlichkeiten aber auch separat farblich markieren, um sie besser im Überblick zu behalten. Dazu stellen wir die Sprache des Events ein und zu guter Letzt die Küchenangaben, die sich ebenfalls komplett voreinstellen lassen. Damit können wir das Event anlegen. Und schon sind wir im Event-Überblick. Hier können wir Notizen anlegen, die auch im Angebot oder im Function Sheet erscheinen, sowie interne Notizen, die wirklich nur für uns bestimmt sind, und haben insgesamt einen Überblick über die Veranstaltung. Außerdem können wir Bilder fürs Kundenportal hochladen oder uns die Informationen zum Kunden nochmal ansehen. Unter den Veranstaltungen sehen wir jetzt alle Events sortiert, mit allen wichtigen Informationen zur jeweiligen Veranstaltung auf einen Blick, dazu in einer Timeline-Ansicht und in einer Status-Ansicht – auch die Status können wir komplett selbst einstellen und unsere Events durch sie hindurchziehen. Und wir haben den Überblick auch komplett im Kalender, einstellbar nach Monat, Woche oder Tag. Möchte ich ein Event genauso nochmal anlegen, kann ich es einfach kopieren und danach anpassen, wir können den Bearbeitungsverlauf der Veranstaltung einsehen, und ein Event, das wirklich abgeschlossen ist und nicht mehr angezeigt werden soll, archivieren wir.