Küche und Personal in einem System

Meist werden dafür zwei Systeme kombiniert: eine Dienstplan-App für das Personal und eine Warenwirtschaft für die Küche. Univents deckt beides in einer Software ab, weil beide Seiten aus derselben Veranstaltung entstehen. Aus Gästezahl und Menü folgen die Mengen für die Produktion, aus den Jobs der Schichtbedarf. Ändert sich etwas an der Buchung, ändert es sich für Küche und Dienstplan gleichzeitig.

Für die Schichtplanung selbst schon. Was fehlt, ist der Bezug zur Veranstaltung: Ein Dienstplan-Tool weiß nicht, wie viele Portionen produziert werden, welche Positionen im Angebot stehen und was am Ende abgerechnet wird. Genau an dieser Stelle entsteht die doppelte Pflege. In Univents hängen Schicht, Produktionsposten und Beleg an derselben Veranstaltung.

Aus den gebuchten Positionen und der Gästezahl entsteht die Produktionsliste. Sie lässt sich je Veranstaltung oder über mehrere Tage aggregiert ansehen und drucken, und sie erscheint als Posten mit Status auf dem Küchenmonitor. Wird die Gästezahl korrigiert, werden die Mengen neu berechnet.

Ja. Neben dem klassischen Login gibt es einen persönlichen Link, über den Aushilfen ihre Schichten, Zeiten, Dokumente und Nachrichten erreichen, ohne ein Konto anzulegen. Auf dem Handy lässt sich das Portal wie eine App installieren und schickt Push-Benachrichtigungen, wenn sich eine Schicht ändert.

Mitarbeitende stempeln im Portal ein und aus oder tragen Zeiten nach. Die Leitung gibt die Einträge frei. Freigegebene Stunden fließen in den Lohnexport für die Lohnbuchhaltung und gleichzeitig in die Personalkosten der Veranstaltung. Sind Stunden an einen Kunden weiterzuberechnen, lassen sie sich als Positionen in einen Beleg übernehmen.

Ja. Mitarbeitende melden Verfügbarkeiten und stellen Urlaubsanträge im Portal, die Leitung genehmigt oder lehnt ab. Beides fließt in die Schichtplanung ein, sodass niemand für einen Tag eingeplant wird, an dem er nicht verfügbar ist.

Ja. Die Personalkosten einer Veranstaltung ergeben sich aus den erfassten Stunden und den hinterlegten Sätzen und stehen im Finanzbereich der Veranstaltung neben Umsatz und Wareneinsatz. Weil die Zahl aus den Ist-Zeiten kommt, weicht sie nicht von der Realität ab, wenn eine Schicht länger gedauert hat als geplant.

Für Caterer, Eventlocations und Eventgastronomie vom Ein-Personen-Betrieb bis etwa 200 Mitarbeitende. Entscheidend ist weniger die Größe als die Konstellation: Sobald für dieselbe Veranstaltung sowohl produziert als auch Personal eingeteilt wird, spart die gemeinsame Datenbasis mehr Zeit als zwei spezialisierte Einzeltools.