Nieuwsbrieven aan klanten die al bij je hebben geboekt
Je gastenlijst van vorig jaar is je beste doelgroep — en die staat al in Univents. Mail ze rechtstreeks vanuit de CRM, met de rechtsgrondslag in het systeem in plaats van op onderbuikgevoel.
7 dagen gratis · geen creditcard · in minuten startklaar
- Bestaande klanten 202596 bereikbaar
- Zakelijke klanten regio32 bereikbaar
Van contactlijst tot verstuurde campagne
Drie stappen, geen export, geen tweede contactbeheer.
Ontvangers kiezen
Filter je contacten op tag of kenmerk. Een live teller laat je vóór het versturen zien hoeveel daarvan gemaild mogen worden, hoeveel geen rechtsgrondslag hebben en hoeveel geen e-mailadres hebben of dubbel in de lijst staan.
Je ziet het echte bereik voordat je schrijft
Inhoud schrijven en testen
Onderwerp en tekst met opmaak, aanhef automatisch gepersonaliseerd. Voordat je verstuurt, stuur je de campagne als test naar jezelf — precies zoals de klant hem ontvangt.
Niet blind versturen
Versturen en aantonen
Univents bevriest de ontvangerslijst, verstuurt in batches en legt per ontvanger vast of de mail is verzonden, mislukt of overgeslagen — inclusief reden. Die lijst is je bewijs als iemand ernaar vraagt.
Aantoonbaar in plaats van beweerd
Newsletter & Campaigns: Automatic Emails, Segments and Status Mails
Stay in touch with customers: send newsletters, automatic birthday or win-back emails, and segment by tags. Status emails before, after, and for feedback can be automated too. You’ll see how to set up a subdomain, configure automatic emails for customers who haven’t booked in a while and for birthdays, create campaigns with tag-based segments, design and send emails, and set up status emails like reminders, thank-yous and feedback requests.
Hoofdstukken
Transcript tonen
We also have a nice way to stay in touch with our customers: we can send newsletters straight from Univents. Here we can set up our own subdomain for the newsletter. And we also have a couple of automatic emails built in. For example, we can say: if someone hasn’t booked in a while, please send a short email automatically — or send a birthday email along with a small voucher. Here we have the option to create campaigns. We can also filter recipients by their tags — for example, we only want to contact customers with the tag Fingerfood here. We can save that directly as a segment. Let’s click Next: here we can design our email completely, for example use the seasonal offer template or include an announcement or a thank-you, and send the email out to the customers. Then we move on to the next step. We also have the option, in Settings under status columns, to set up status emails for events. There are various emails we can automate: for example a reminder email before the event, a thank-you email after the event and a feedback email, where customers can leave us feedback directly via a Google review or Univents’ own internal feedback link.
Ontvangers komen uit de CRM, niet uit een Excel-bestand
Wie bij jou geboekt heeft, staat er al in.
Geen CSV-export, geen tweede contactbestand dat vanaf dag twee verouderd is. Je filtert dezelfde contacten waarmee je offertes schrijft en evenementen plant — op tag, contactsoort of boekingshistorie.
Verandert een adres in de CRM, dan verandert het ook voor de volgende verzending. Verwijderde en geanonimiseerde contacten vallen automatisch af.
- Filteren op tags en kenmerken
- Live teller vóór het versturen
- Opgeslagen segmenten en activiteitsfilter (12 maanden)
- Bestaande klanten 202596 bereikbaar
- Zakelijke klanten regio32 bereikbaar
- Zonder rechtsgrond12 overgeslagen
De rechtsgrondslag zit in het systeem
§ 7 lid 3 UWG en AVG, zonder spreadsheet ernaast.
Univents maakt onderscheid tussen twee gevallen: bestaande klanten met een echte boekingshistorie, die je volgens § 7 lid 3 UWG over soortgelijke diensten mag mailen — en alle anderen, die eerst actief toestemming moeten geven. Die toestemming haal je rechtstreeks uit het systeem op met een double-opt-in-mail.
Elke toestemming, afmelding en klacht komt in een logboek dat alleen wordt aangevuld en nooit wordt overschreven. Elke mail bevat een afmeldlink en de one-click-afmeldheader die Gmail en Outlook van bulkverzenders eisen.
- Double opt-in per mail vanuit het systeem
- Bewijslogboek dat niet kan worden overschreven
- Toestemmingskolom in de contactlijst + one-click-afmelding
- 1Toestemming gecontroleerd
- 2Winback-mail verstuurd
- 3Vastgelegd in het logboek
Twee mails die vanzelf de deur uitgaan
Winback en verjaardag draaien op de achtergrond.
Zet “Lang niet geboekt” aan: contacten van wie het laatste evenement twaalf maanden geleden was, krijgen automatisch een herinnering. En staat er een geboortedatum bij het contact, dan gaat op de dag zelf een felicitatie de deur uit.
Beide lopen via dezelfde toestemmingscontrole als een campagne, en elk contact krijgt elke mail hooguit één keer per periode — ook als de taak twee keer draait.
- Winback na 12 maanden zonder evenement
- Verjaardagsmail op basis van de datum bij het contact
- Precies één mail per contact en periode
- 1Toestemming gecontroleerd
- 2Winback-mail verstuurd
- 3Vastgelegd in het logboek
Bezorging, reacties en je eigen afzenderadres
Marketing loopt los van het versturen van documenten — en toch onder jouw naam.
Marketingmails lopen via een eigen verzendroute, nooit via het kanaal dat je offertes, facturen en herinneringen bezorgt. Een nieuwsbrief die bij veel ontvangers in de spam belandt, kan de bezorging van je documenten dus niet schaden. Koppel je eigen domein, voeg de getoonde DNS-records toe, en na de controle gaat de nieuwsbrief vanaf jouw adres de deur uit.
Na het versturen laat de campagne zien wat is aangekomen: afgeleverd, geopend en geklikt. Onbezorgbare adressen en klachten schakelen het betreffende contact automatisch uit; stijgt het klachtenpercentage boven de toegestane grens, dan pauzeert het versturen vanzelf.
- Eigen afzenderdomein na DNS-controle
- Bezorgingen, openingen en klikken per campagne
- Bounces, klachten en automatische pauze
- Bestaande klanten 202596 bereikbaar
- Zonder rechtsgrond12 overgeslagen
Veelgestelde vragen
Wie mag ik eigenlijk mailen?
Twee groepen. Ten eerste bestaande klanten: wie bij jou geboekt heeft, mag volgens § 7 lid 3 UWG over soortgelijke diensten worden gemaild, zolang elke mail een afmeldmogelijkheid bevat. Ten tweede iedereen die actief toestemming heeft gegeven — die haal je op met de double-opt-in-mail van Univents. Contacten met geen van beide telt de teller vóór het versturen als “zonder grondslag” en laat die weg.
Moet ik mijn contacten eerst importeren in een nieuwsbrieflijst?
Nee. Er is geen tweede lijst. Je filtert je bestaande contacten op tag of kenmerk, en Univents berekent op het moment van verzenden wie daarvan gemaild mag worden.
Wat gebeurt er als iemand zich afmeldt?
Het contact is meteen uit de lijst — uit campagnes en uit de automatische mails, zonder dat jij iets hoeft te doen. De afmelding komt in het logboek, zodat je die zo nodig kunt aantonen. Offertes, facturen en andere documenten gaan gewoon door, want dat zijn geen reclamemails.
Zie ik wie heeft geopend of geklikt?
Ja. De campagne toont afgeleverde mails, openingen en klikken, plus per ontvanger de status — verzonden, mislukt of overgeslagen, met reden. Openingen zijn nadrukkelijk een ondergrens: wie afbeeldingen blokkeert, verschijnt daar niet, maar heeft de mail wel gelezen.
Kan ik versturen vanaf mijn eigen domein?
Ja. Je koppelt je domein in de module, voert de getoonde DNS-records in bij je provider en laat ze controleren. Daarna gaat de nieuwsbrief vanaf je eigen adres de deur uit. Zonder die controle zou het technisch een vervalst afzenderadres zijn en bij Gmail en Outlook betrouwbaar in de spam belanden — daarom pas na verificatie.
Hoeveel mails zitten erin?
In de module zitten 10.000 mails per maand. Eén campagne is beperkt tot 5.000 ontvangers — voor de lijstgroottes in de catering- en locatiebranche ruim voldoende; zit je regelmatig daarboven, neem dan contact met ons op.
Moet ik elke mail vanaf nul beginnen?
Nee. Drie kant-en-klare sjablonen dekken de gebruikelijke gelegenheden, en elke verstuurde campagne kun je dupliceren en aanpassen. Een visuele bouwer met slepen en neerzetten is er bewust nog niet — een onderwerp en opgemaakte tekst met automatische aanhef is wat bij deze lijsten werkt.
Wat kost de module?
€ 49 per maand bovenop je abonnement, inclusief 10.000 mails per maand. Het is bij elk betaald abonnement bij te boeken; laat het ons weten via contact of hulp, dan schakelen we het voor je workspace in.
Klaar om te beginnen?
Probeer Univents gratis en ervaar hoe eenvoudig eventmanagement kan zijn.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.