Software voor evenementenlocaties: locatiebeheer en boekingssysteem in één

Voor evenementenlocaties, trouwlocaties, evenementenhuizen en hotels — dus voor locaties van elke omvang. Univents is locatiebeheersoftware en boekingssysteem in één: ruimtes, aanvragen, offertes en evenementen lopen centraal in één systeem.

Ja. Ruimtes, data en evenementen worden automatisch gesynchroniseerd; bij een boeking blokkeert het systeem automatisch alle gekoppelde ruimtes.

Ja, inclusief subruimtes, gecombineerde boekingen, capaciteit en apparatuur per ruimte, plus agendasynchronisatie met externe agenda's.

Ja. Sjablonen in je eigen huisstijl, digitale handtekening, online betalen en automatische facturen inclusief betalingsherinneringen.

Ja, 7 dagen met volledige functionaliteit, zonder creditcard.

Ja. Bij het aanmaken en boeken van een evenement controleert Univents automatisch of de gekozen locatie vrij is en toont conflicten meteen. Bij producten en apparatuur wordt de beschikbare hoeveelheid berekend uit voorraad min al gereserveerde aantallen — ook hier worden tekorten zichtbaar voordat ze een probleem worden.

Meestal omdat agenda's, Excel-lijsten en e-mails los van elkaar worden bijgehouden en geen gedeelde gegevensbasis hebben — een boeking in de ene tool komt niet automatisch terug in de andere. Univents beheert aanvraag, ruimte, evenement en document in één systeem, zodat elke boeking meteen voor iedereen zichtbaar is en ruimtes automatisch worden geblokkeerd.

Ja. Via verplichte producten per locatie komen ruimtehuur en standaarduitrusting automatisch op de offerte zodra de locatie wordt geboekt. De voorraad laat daarnaast zien hoeveel apparatuur er in de periode daadwerkelijk nog beschikbaar is.

Ja. Univents beheert alle ruimtes en ruimtegroepen centraal, toont een bezettingsagenda met dag- en maandweergave en blokkeert bij elke boeking automatisch alle gekoppelde ruimtes – dubbele boekingen zijn daarmee uitgesloten.

Ja. Het bezettingsplan toont alle ruimtes, ruimtegroepen en subruimtes in één agendaweergave met dag- en maandoverzicht. Per ruimte stel je bovendien in hoeveel evenementen tegelijk mogen plaatsvinden – van exclusief gebruik tot meerdere parallelle evenementen in onderverdeelde ruimtes.

Ja. Via een eigen boekingspagina in de huisstijl van jouw locatie kunnen klanten ruimtes direct online aanvragen of boeken – inclusief agendaweergave met beschikbaarheid, eigen prijslogica en optionele online betaling.

Vooral een betrouwbaar bezettingsplan, zodat geen datum dubbel wordt vergeven, plus offertes en contracten met digitale handtekening, aanbetalingsfacturen, een draaiboek voor de trouwdag en een zitplan. Via het klantenportaal kan het bruidspaar documenten en draaiboek altijd inzien. Dit alles zit in Univents.

Een agenda toont alleen data. Software voor locatiebeheer koppelt de datum aan ruimte, klant, offerte, contract, personeel en factuur: uit de aanvraag wordt een optie, uit de optie een vaste boeking – en vanaf dat moment zijn alle gekoppelde ruimtes geblokkeerd voor andere aanvragen.