Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking in de zin van de AVG is:

Univents GmbH

Schillerstraße 10, 74395 Mundelsheim, Duitsland. Vertegenwoordigd door de bestuurders Andreas Köckeis en Markus Link. Handelsregister: Amtsgericht Stuttgart, HRB 782148. Btw-identificatienummer: DE 348 933 744.

Voor vragen over gegevensbescherming en voor de uitoefening van uw rechten kunt u ons bereiken op het hierboven genoemde adres of per e-mail via hello@univents.app.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn. Voor zover wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van onze klanten (openbare boekingspagina’s en klantenportalen), is aanvullend sectie 12 van toepassing.

2. Overzicht van de verwerkingen

Wij verwerken persoonsgegevens met name voor de volgende doeleinden:

• Beschikbaarstelling van onze website en de applicatie (hosting, levering, beveiliging)
• Analyse en bereikmeting ter verbetering van website en product
• Reclame en meting van het reclamesucces op onze marketingpagina’s
• Registratie, beheer en exploitatie van gebruikersaccounts en workspaces
• Betalingsverwerking en facturering van betaalde diensten
• Communicatie met geïnteresseerden en klanten (supportchat, e-mail, afspraakboeking)
• AI-ondersteunde functies binnen de applicatie
• Exploitatie van openbare boekingspagina’s en klantenportalen in opdracht van onze klanten

Categorieën van betrokkenen zijn websitebezoekers, geïnteresseerden, geregistreerde gebruikers en hun teamleden, contactpersonen van onze klanten en leveranciers, alsmede – in het kader van de verwerking in opdracht – eindklanten en gasten van onze klanten.

3. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden van de AVG:

• Toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG) – met name voor niet-noodzakelijke cookies, herkennende analyse en marketingdiensten. Een verleende toestemming kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken.
• Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b, AVG) – voor het beschikbaar stellen van het gebruikersaccount en de contractueel overeengekomen diensten.
• Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c, AVG) – met name handels- en fiscaalrechtelijke bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f, AVG) – o.a. voor beveiliging, gegevensbesparende cookieloze bereikmeting en de verbetering van ons product.

Uw keuze via de cookiebanner leggen wij aan serverzijde vast als bewijs van toestemming (artikel 7, lid 1, AVG). Uw toestemming kunt u te allen tijde aanpassen of intrekken via de link “Cookie-instellingen” in de footer.

4. Hosting & infrastructuur

Onze applicatie en website worden geëxploiteerd op een cloudinfrastructuur binnen de EU. Database, authenticatie en bestandsopslag worden geleverd door Supabase (EU-regio Frankfurt); de hosting en levering van de applicatie vinden plaats via Vercel (EU-regio). Levering, DDoS-bescherming en firewall vinden plaats bij Vercel. Cloudflare levert de DNS-zone, de botbescherming bij aanmelding en registratie (Turnstile) alsmede het doorsturen van inkomende e-mails en van opdrachten voor het renderen van documenten.

Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en efficiënte exploitatie (artikel 6, lid 1, onder f, AVG) alsmede de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b, AVG). Met alle infrastructuuraanbieders zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

5. Websitebezoek: serverlogs en cookies

Serverlogbestanden

Bij het bezoeken van onze website worden automatisch gegevens naar onze servers verzonden en tijdelijk opgeslagen in logbestanden: IP-adres, datum en tijdstip van de toegang, de opgevraagde pagina of het opgevraagde bestand, de hoeveelheid overgedragen gegevens, de referrer-URL alsmede informatie over browser en besturingssysteem. Dit is technisch noodzakelijk om de website te leveren en de stabiliteit en beveiliging ervan te waarborgen. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).

Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën (bijv. localStorage). Noodzakelijke cookies zijn vereist voor de werking van de website en de applicatie en worden zonder toestemming geplaatst (§ 25, lid 2, TTDSG, artikel 6, lid 1, onder f, AVG). Alle niet-noodzakelijke cookies plaatsen wij uitsluitend met uw toestemming via onze cookiebanner (§ 25, lid 1, TTDSG, artikel 6, lid 1, onder a, AVG). Onze banner onderscheidt drie categorieën: Noodzakelijk, Statistiek en Marketing.

Details over de concreet gebruikte cookies, hun bewaartermijnen en hun aanbieders vindt u in ons Cookiebeleid. Daar en via de link “Cookie-instellingen” in de footer kunt u uw toestemming te allen tijde aanpassen of intrekken.

6. Analyse & bereikmeting

Bereik- en gebruiksmeting (PostHog)

Wij gebruiken PostHog (EU-hosting) voor de statistische analyse van het gebruik van onze website. Vóór uw toestemming worden geen cookies geplaatst en worden er geen gegevens in uw browser (localStorage) opgeslagen. Voor zover er al vóór toestemming een bereikmeting plaatsvindt, gebeurt dit uitsluitend in een cookieloze variant zonder permanente herkenningsidentificator en uitsluitend sessiegebonden in het werkgeheugen (o.a. bezochte pagina’s, geschatte herkomst, browser/apparaat, IP-adres). De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een gegevensbesparende bereikmeting (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).

Geeft u via onze cookiebanner toestemming voor de analyse, dan slaan wij voor een analyse waarbij bezoekers worden herkend aanvullend cookies resp. localStorage-items op (looptijd tot 12 maanden). De rechtsgrondslag is dan uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG), die u te allen tijde met werking voor de toekomst kunt intrekken.

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de cookieloze bereikmeting (artikel 21 AVG) door in de cookiebanner “Weigeren” te kiezen. Wij beëindigen de registratie dan onmiddellijk. De gegevens worden binnen de EU verwerkt.

Sessieopnames in het ingelogde gedeelte (PostHog Session Replay)

In het ingelogde gedeelte van de applicatie gebruiken wij PostHog Session Replay (EU-hosting) om afzonderlijke gebruikssessies visueel te kunnen volgen. Uitsluitend sessies tijdens de onboarding voor de inrichting, alsmede sessies van accounts die nog geen eerste offerte en nog geen eerste factuur hebben verzonden, worden opgenomen – niet het lopende gebruik door actieve bestaande Klanten. Daarbij worden interacties zoals muisbewegingen, klikken, scrollgedrag en de weergegeven pagina-inhoud vastgelegd; invoer in formuliervelden wordt standaard gemaskeerd en is in de opname niet leesbaar. Op openbare boekingspagina’s vindt alleen met toestemming een opname plaats.

Het doel van de opname is het verbeteren van de productinstap: wij analyseren op welke punten nieuwe Gebruikers bij de inrichting en bij het opstellen van hun eerste offerte resp. hun eerste factuur tegen hindernissen aanlopen. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij de analyse en verbetering van ons product (artikel 6, lid 1, onder f, AVG). De opnames worden binnen de EU verwerkt en na 30 dagen automatisch gewist.

U kunt te allen tijde met werking voor de toekomst bezwaar maken tegen de opname (artikel 21 AVG) door ons te informeren via het in het impressum vermelde contactadres. Reeds gemaakte opnames wissen wij op verzoek vroegtijdig.

7. Reclame & conversiemeting

Op onze openbare marketingpagina’s gebruiken wij Google Consent Mode v2. Reeds vóór uw toestemming wordt de Google-tagbibliotheek geladen met de standaardinstelling “toestemming geweigerd” (denied). In deze toestand worden geen cookies geplaatst en worden er geen rechtstreeks persoonsgegevens vormende identificatoren aan Google doorgegeven; er worden uitsluitend cookieloze, geaggregeerde signalen verzonden (zgn. consent pings zonder permanente herkenning), zodat Google de effectiviteit van onze reclame statistisch kan modelleren. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een gegevensbesparende meting van het reclamesucces (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).

Geeft u via onze cookiebanner toestemming voor marketing, dan activeren wij aanvullend de cookiegebaseerde conversietracking van Google Ads, alsmede de Meta-pixel, de LinkedIn Insight Tag en de ChatGPT Ads-pixel van OpenAI; deze worden pas na uw toestemming geladen. Aanvullend meten wij conversies aan de serverzijde (Meta Conversions API, Google Ads, OpenAI Conversions API) – eveneens uitsluitend na uw toestemming voor marketing. Daarbij worden de betreffende gebeurtenis (bijv. registratie, boeking van een demo, het afsluiten van een abonnement), de klik- resp. browseridentificator van de advertentie en een cryptografisch gehashte (SHA-256) versie van uw e-mailadres doorgegeven, nooit de leesbare tekst. De rechtsgrondslag is dan uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG), die u te allen tijde met werking voor de toekomst kunt intrekken; na een intrekking geven wij geen verdere gebeurtenissen meer door.

Voor de toewijzing van marketingcampagnes plaatsen wij na uw toestemming voor marketing bovendien twee first-party-cookies (elk met een looptijd van 12 maanden): “attribution_id” als pseudoniem identificatiemiddel en “campaign_attribution” met de campagne-identificatoren van het adres waarlangs u bij ons terecht bent gekomen (bijv. utm_source, utm_campaign, klik-ID van de advertentie). Beide worden nooit geplaatst op de openbare boekingspagina’s van onze Klanten en worden bij weigering of intrekking gewist.

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de cookieloze meting van het reclamesucces (artikel 21 AVG) door in de cookiebanner “Weigeren” te kiezen; wij beëindigen de doorgifte aan Google dan onmiddellijk. Meta, LinkedIn en OpenAI worden zonder uw toestemming helemaal niet geladen. Deze marketingdiensten gebruiken wij uitsluitend op onze openbare marketingpagina’s – nooit in de ingelogde applicatie, op openbare boekingspagina’s of in klantportalen.

Ontvangers zijn Google Ireland Ltd. resp. Google LLC, Meta Platforms Ireland Ltd., LinkedIn Ireland U.C. en OpenAI Ireland Ltd. resp. OpenAI, L.L.C. Daarbij kan een doorgifte naar de VS plaatsvinden; deze is gewaarborgd door passende waarborgen (standaardcontractbepalingen van de EU resp. adequaatheidsbesluit EU-VS Data Privacy Framework).

Doelgroepenmatching (Custom Audiences / Customer Match): Voor zover een rechtsgrondslag bestaat, verzenden wij een cryptografisch gehashte (SHA-256) versie van het bij uw registratie opgegeven e-mailadres aan Meta Platforms Ireland Ltd. en Google Ireland Ltd., om u daar in afgebakende advertentiedoelgroepen in te delen, u van bepaalde reclame uit te sluiten of statistisch vergelijkbare doelgroepen te vormen. De platte tekst van uw e-mailadres wordt daarbij niet doorgegeven; de matching vindt uitsluitend plaats via de hashwaarde, die bij het ontbreken van een overeenkomst na de matching wordt verwijderd. E-mailadressen die wij via een gekoppeld Google-account (Gmail) ontvangen, gebruiken wij hiervoor nooit. Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij efficiënte direct marketing jegens onze bestaande klanten (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).

U kunt te allen tijde met werking voor de toekomst bezwaar maken tegen deze doelgroepenmatching (artikel 21 AVG) via het in het Impressum vermelde contactadres; wij verwijderen uw adres dan uit de betreffende doelgroepen.

8. Registratie & klantaccount

Voor het gebruik van de applicatie is een gebruikersaccount vereist. Bij de registratie verwerken wij de door u opgegeven gegevens, met name naam, e-mailadres, wachtwoord (uitsluitend versleuteld opgeslagen) en gegevens over uw onderneming respectievelijk Workspace (bijv. bedrijfsnaam, adres, btw-identificatienummer). De authenticatie vindt plaats via Supabase (EU).

Als alternatief kunt u zich via single sign-on aanmelden met een Google- of Microsoft-account. Wij ontvangen in dat geval van de gekozen aanbieder de voor het aanmaken van het account benodigde profielgegevens (met name naam en e-mailadres).

Binnen een team-Workspace verwerken wij aanvullend de inhoud die u en uw teamleden invoeren (bijv. contacten, events, offertes, facturen). Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b, AVG) alsmede ons gerechtvaardigd belang bij een veilige werking (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).

9. Betalingsverwerking

Voor betaalde abonnementen maken wij gebruik van de betalingsdienstaanbieder Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland). Bij een betaling verwerkt Stripe uw betalings- en factuurgegevens; de volledige gegevens van het betaalmiddel (bijv. kaartnummer) worden uitsluitend door Stripe verwerkt en worden ons niet in platte tekst verstrekt. Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b, AVG) alsmede de nakoming van fiscale en handelsrechtelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, onder c, AVG). Bij een doorgifte aan Stripe, Inc. (VS) gelden de EU-standaardcontractbepalingen.

10. Communicatie

Support-chat (PostHog)

Wij bieden een support-chat aan via PostHog; de gegevens worden verwerkt op servers in de EU (Duitsland). Op onze website verschijnt de chatknop pas nadat u toestemming hebt gegeven voor statistiekcookies, en de chat zelf wordt pas geladen wanneer u erop klikt. In de ingelogde applicatie is geen cookiebanner aanwezig; ook daar wordt de chat pas gestart wanneer u deze actief opent. Schrijft u ons in plaats daarvan naar support@univents.app, dan wordt uw e-mail overgenomen in dezelfde support-mailbox. Rechtsgrondslag is in zoverre de uitvoering van de overeenkomst c.q. ons gerechtvaardigd belang bij het bieden van support (artikel 6, lid 1, onder b en f, AVG). Verwerkt worden uw berichten alsmede contact- en gebruiksgegevens, teneinde uw vragen te beantwoorden.

E-mailcommunicatie en transactionele e-mails (Resend)

Transactionele systeem-e-mails (bijv. meldingen, uitnodigingen, wachtwoordherstel) verzenden wij via Resend. Neemt u per e-mail contact met ons op, dan verwerken wij de door u meegedeelde gegevens voor de afhandeling van uw verzoek. Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst c.q. ons gerechtvaardigd belang bij de communicatie (artikel 6, lid 1, onder b en f, AVG).

Nieuwsbrief en product-updates

Op onze website kunt u zich abonneren op onze nieuwsbrief. Wij maken daarbij gebruik van de double-opt-in-procedure: na uw aanmelding sturen wij een bevestigingsmail naar het opgegeven adres; pas wanneer u de daarin opgenomen link bevestigt, nemen wij u op in de verzendlijst. Ter bewijs van uw toestemming overeenkomstig artikel 7, lid 1, AVG leggen wij bij de aanmelding via het websiteformulier het tijdstip, uw IP-adres, uw browseridentificatie (user agent) en de versie van de toestemmingstekst waarmee u hebt ingestemd vast. Meldt u zich in plaats daarvan bij de registratie van een Univents-account aan via het daar aanwezige selectievakje, dan dient de toch al vereiste bevestiging van uw e-mailadres als bewijs; IP-adres en user agent slaan wij in dat geval niet op. Rechtsgrondslag is uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG).

Om de nieuwsbrief te verbeteren, meten wij welke links in een uitgave worden aangeklikt. Een telpixel voor het meten van openingen gebruiken wij niet. U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken — via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief-e-mail of vormvrij via hello@univents.app. Na een intrekking bewaren wij uw e-mailadres op een blokkeerlijst, zodat u geen nieuwsbrieven meer ontvangt; de bewijsstukken van toestemming en intrekking bewaren wij gedurende de verjaringstermijn en verwijderen wij vervolgens.

Als u klant bent van Univents, informeren wij u bovendien per e-mail over nieuwigheden in de door u gebruikte functies. Rechtsgrondslag hiervoor is § 7 lid 3 UWG (Duitse wet tegen oneerlijke mededinging) in samenhang met ons gerechtvaardigd belang bij het informeren over eigen soortgelijke diensten (artikel 6, lid 1, onder f, AVG). U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen dit gebruik, zonder dat hiervoor andere kosten dan de verzendkosten volgens de basistarieven ontstaan; elke e-mail van dit type bevat een overeenkomstige verwijzing, inclusief een afmeldlink.

Verzending en beheer van de verzendlijst vinden plaats via Resend (zie sectie 13). Uw e-mailadres en uw abonnementsstatus worden daar in onze opdracht verwerkt.

Boeking van een demo-afspraak (Calendly)

Op onze demopagina (/demo) integreren wij een afsprakenkalender van Calendly (Calendly LLC, VS), die wordt geladen wanneer deze pagina wordt geopend. Op alle andere pagina's wordt Calendly niet geladen. Boekt u een afspraak, dan verwerken wij de daarbij opgegeven gegevens (naam, e-mailadres, eventueel bedrijf en uw antwoorden op de boekingsvragen) ter voorbereiding en uitvoering van de afspraak; Calendly plaatst in zijn afsprakenplanner eigen cookies, die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de boeking. De afzonderlijke cookiemelding van Calendly binnen de afsprakenplanner verbergen wij, omdat wij het gebruik hier en in ons cookiebeleid bekendmaken. Na een boeking vragen wij het door u opgegeven e-mailadres via de interface van Calendly op om de afspraak in ons verkoopsysteem toe te wijzen. Calendly kan gegevens naar de VS doorgeven; grondslag hiervoor zijn een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Rechtsgrondslag is de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, alsmede ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte afsprakenplanning (artikel 6, lid 1, onder b en f, AVG).

CRM (Close)

Close (Elastic Inc., VS) gebruiken wij als CRM voor het beheer van contacten met prospects en klanten. Op onze website is daarbij geen Close-inhoud geïntegreerd. Close kan gegevens naar de VS doorgeven; grondslag hiervoor zijn een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij efficiënte communicatie of de totstandkoming en uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder f en b, AVG).

Links in onze zakelijke e-mails aan bedrijven bevatten een korte identificatiecode die wij afleiden van uw e-mailadres. Opent u via een dergelijke link een pagina op univents.app, dan slaan wij de identificatiecode, de geopende pagina, het tijdstip en de vraag of het bezoek afkomstig is van een browser of van een automatische linkcontrole op. Wij plaatsen hiervoor geen cookies en slaan noch uw IP-adres noch uw volledige browser-identificatie op. Bezoekt u onze pagina's meermaals op verschillende tijdstippen, dan registreren wij dit als interesse in ons CRM (Close), om gericht contact met u te kunnen opnemen. Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het aanknopen van zakelijke relaties (artikel 6, lid 1, onder f, AVG). De bezoeken verwijderen wij na 90 dagen. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen deze analyse (artikel 21 AVG), vormvrij via hello@univents.app.

Gekoppelde e-mailaccounts en agenda's (Nylas)

Koppelt u in de applicatie een eigen e-mailaccount of een agenda, dan synchroniseren wij via Nylas (Europees datacenter) e-mails, agenda- en contactgegevens om de door u geactiveerde functies (inbox, agendasynchronisatie) aan te bieden. U kunt de koppeling te allen tijde verbreken.

Google API Services – Beperkt gebruik (Limited Use)

Wanneer u een Google-account (Gmail, Google Agenda of Google Contacten) met Univents koppelt, krijgen wij uitsluitend toegang tot uw gegevens om de door u geactiveerde functies aan te bieden: e-mails weergeven en verzenden, de agenda synchroniseren en contacten synchroniseren. Wij verkopen deze gegevens nooit, gebruiken ze nooit voor reclame en gebruiken ze nooit voor het trainen van algemene AI-/ML-modellen. De toegang geldt per gekoppeld account en kan te allen tijde worden verbroken – hierdoor wordt onze toegang ingetrokken en worden de gespiegelde gegevens verwijderd.

Univents’ use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. AI-functies

Voor AI-functies (chatassistent, onboardingassistent, kennisbank en AI-assistent in het medewerkersportaal en in het klantenportaal) worden de door u ingevoerde inhoud en bijbehorende workspacegegevens doorgegeven aan onze AI-aanbieders. De antwoorden worden daarbij gegenereerd via Anthropic (Claude); OpenAI gebruiken wij uitsluitend voor het genereren van tekst-embeddings voor semantisch zoeken, niet voor het genereren van antwoorden. Ter kwaliteitsborging en voor de analyse van de stemming (sentiment) wordt de inhoud van chat- en onboardinggesprekken bovendien doorgegeven aan PostHog. Deze inhoud kan persoonsgegevens bevatten.

De AI-assistent in het medewerkersportaal en in het klantenportaal wordt niet alleen gebruikt door gebruikers van de backoffice, maar ook door medewerkers en klanten van onze klanten. Daarbij worden de gestelde vraag en uitsluitend de documenten verwerkt die de betreffende klant eerder voor deze groep heeft vrijgegeven. Deze verwerking vindt plaats in opdracht en volgens instructies van onze klant (zie sectie 12, artikel 28 AVG); verwerkingsverantwoordelijke op het gebied van gegevensbescherming is de klant die de documenten vrijgeeft. Vragen en antwoorden uit deze twee portalen slaan wij niet permanent op, en de inhoud ervan wordt niet doorgegeven aan PostHog voor de analyse van de stemming.

Wij gebruiken deze inhoud uitsluitend voor het aanbieden en verbeteren van de functies. Gebruik voor het trainen van algemene AI-modellen door onze aanbieders is op grond van de met hen gesloten verwerkersovereenkomsten contractueel uitgesloten. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst c.q. ons gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van intelligente functies (artikel 6, lid 1, onder b en f, AVG).

12. Openbare boekingspagina’s & klantportalen (verwerking in opdracht)

Via Univents exploiteren onze klanten (organisatoren, cateraars, evenementenlocaties) openbare boekingspagina’s (o.a. onder /book en als iframe-insluiting via /embed) en klantportalen (EventHub). De daar ingevoerde boekings-, contact- en gastgegevens verwerken wij uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de betreffende klant. Voor deze gegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van het gegevensbeschermingsrecht; Univents is verwerker (artikel 28 AVG).

Van toepassing is onze verwerkersovereenkomst (AVV).

Op deze pagina’s gebruiken wij geen marketing- of advertentiediensten. Onze eigen verwerking blijft beperkt tot een anonieme, cookieloze bereikmeting; een statistiek waarmee bezoekers worden herkend (PostHog) en een sentimentanalyse vinden alleen plaats met uw toestemming. De attributiecookie (paragraaf 7) wordt op deze pagina’s nooit geplaatst.

Integreert een klant op zijn boekingspagina eigen tools (bijv. een eigen Google Tag Manager), dan is hij zelf verantwoordelijk voor die verwerking. Voor de uitoefening van uw rechten als betrokkene met betrekking tot deze gegevens kunt u zich wenden tot de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke.

13. Ontvangers & verwerkers

Voor het aanbieden van onze diensten verstrekken wij persoonsgegevens aan zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, die als verwerkers (artikel 28 AVG) uitsluitend volgens onze instructies handelen. Met alle dienstverleners zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Het onderstaande overzicht vermeldt de ingezette aanbieders, het doel, de verwerkingslocatie en – bij doorgiften naar derde landen – de desbetreffende doorgiftegrondslag.

14. Doorgifte naar derde landen

Enkele van de genoemde aanbieders verwerken gegevens buiten de EU c.q. de EER, met name in de VS. Een dergelijke doorgifte naar een derde land vindt uitsluitend plaats op basis van passende waarborgen in de zin van artikel 44 e.v. AVG: EU-standaardcontractbepalingen (SCC) en – voor zover de betreffende aanbieder gecertificeerd is (o.a. Google, Meta, LinkedIn) – op basis van het adequaatheidsbesluit inzake het EU-VS-gegevensprivacykader (EU-US Data Privacy Framework). Waar nodig nemen wij aanvullende beschermingsmaatregelen, zoals versleuteling. De concrete verwerkingslocaties vindt u in de tabel in paragraaf 13.

15. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor de betreffende doeleinden of zolang wettelijke bewaarplichten dit voorschrijven:

• Accountgegevens: voor de duur van de contractuele relatie; na opzegging verwijdering, voor zover er geen bewaarplichten aan in de weg staan.
• Facturen en boekhoudkundige bescheiden: 10 jaar (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Serverlogbestanden: slechts kortstondig, daarna automatische verwijdering c.q. anonimisering.
• Sessieopnamen (PostHog Session Replay): automatische verwijdering na 30 dagen.
• Gepseudonimiseerde analysegegevens over gebeurtenissen (PostHog): tot 84 maanden.
• Bewijzen van toestemming: zolang er een bewijsbelang bestaat.
• AI-inhoud bij onze AI-aanbieders: volgens hun verwerkersovereenkomsten slechts kortstondig (doorgaans max. 30 dagen) voor het opsporen van misbruik, zonder training.

16. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage in de over u opgeslagen gegevens (artikel 15 AVG)
• Rectificatie van onjuiste gegevens (artikel 16 AVG)
• Wissing (artikel 17 AVG)
• Beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)
• Gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG)
• Bezwaar tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang (artikel 21 AVG)

Een verleende toestemming kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken, zonder dat de rechtmatigheid van de tot dan toe verrichte verwerking wordt aangetast – voor cookies en tracking via de link “Cookie-instellingen” in de footer, voor het overige door ons een bericht te sturen.

Voor de uitoefening van uw rechten volstaat een informeel bericht aan hello@univents.app. Betreffen de gegevens een via Univents beheerde boekingspagina of een klantportaal, wend u dan tot de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke (zie paragraaf 12).

Klachtrecht: u hebt het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, in het bijzonder bij de voor ons bevoegde autoriteit: de deelstaatcommissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie van Baden-Württemberg (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg).

17. Verplichting tot het verstrekken van gegevens

Voor zover dit noodzakelijk is voor het sluiten van de overeenkomst of het aanmaken van een account, is het verstrekken van bepaalde gegevens (bijv. naam, e-mailadres, factuurgegevens) vereist. Zonder deze gegevens kunnen wij de applicatie niet aanbieden. Alle verdere gegevens zijn vrijwillig.

18. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer de rechtssituatie of onze verwerkingen wijzigen. Van toepassing is de telkens op deze pagina gepubliceerde versie.