Software voor horecabedrijven met evenementenactiviteiten
Dienstrooster, keuken, offertes en facturatie voor je evenementenactiviteiten in één systeem. Van het banket in het restaurant tot de cateringopdracht: alles hangt aan hetzelfde evenementdossier.
7 dagen gratis · geen creditcard · in minuten startklaar
AI-gegenereerd- OssenhaasIn uitvoering
- DessertbuffetKlaar
- 5,0 op Capterra (6 beoordelingen)
- AVG-conform
- Made in Germany
- Altijd opzegbaar
Deze momenten kent elke horecaondernemer met evenementenactiviteiten
Klik op jouw nachtmerrie – wij laten zien hoe Univents die oplost.
Diensten plan je direct bij het evenement, met aantal gasten, draaiboek en menu ernaast. Wie is ingedeeld, krijgt de bevestiging op de telefoon en ziet elke wijziging direct.
Functie bekijkenZeg het gewoon. Univents doet de rest.
Spreek het in, koppel je inbox of typ in de chat – de AI doet de rest. Een paar voorbeelden voor precies dit onderdeel:
Verjaardagsfeest voor 40 personen in de zaal, 12 oktober
Evenement aangemaakt
- 12 oktober gereserveerd
- Zaal ingepland voor 40 gasten
- Menubespreking als taak aangemaakt
Voorbeeldweergave. Jij houdt altijd de controle en geeft akkoord voordat er iets uitgaat.
Eén dossier in plaats van vijf losse oplossingen
Wie naast de dagelijkse service ook feesten, buffetten en cateringopdrachten draait, beheert personeel, keuken en facturen meestal in drie aparte tools. Univents koppelt ze aan hetzelfde evenement.
Het dienstrooster kent het evenement
Diensten ontstaan bij het feest waarvoor ze nodig zijn. Wie wanneer komt, staat naast aantal gasten, draaiboek en menu in plaats van in een apart spreadsheet.
De keuken ziet wat er is verkocht
Uit de boeking ontstaan productielijst en keukenlijst. Het team werkt met de aantallen uit de offerte, niet met overgetypte aantallen.
Facturatie zonder dubbele invoer
Offerte, factuur en betalingsstatus hangen aan hetzelfde evenement. Wat er aan het evenement verandert, verandert ook op het document.
Aanvraag, offerte en boeking bij één evenement
De feestaanvraag wordt het dossier waar al het andere aan hangt.
Aanvragen uit het online formulier, per telefoon of uit de inbox komen gestructureerd binnen: datum, aantal gasten, zaal en menuwensen staan meteen op de juiste plek. Uit dezelfde aanvraag ontstaat de offerte, zonder dat iemand iets overtypt.
Het klantenportaal laat de organisator zien hoe het ervoor staat: offerte, wijzigingen, openstaande vragen. Wat de organisator bevestigt, is in huis direct zichtbaar.
- Boekingspagina's voor feestaanvragen
- Aanvragen uit formulier, telefoon en inbox op één plek
- Offerte vanuit de aanvraag, zonder overtypen
- Klantenportaal voor vragen en bevestigingen
- Bruiloft · 120 PAXOfferte
- Bedrijfsfeest · 60 PAXbevestigd
- Gala Kavalierhaus · 240nieuw
Dienstrooster en diensten per evenement
Wie werkt, staat naast waarvoor er gewerkt wordt.
Diensten plan je direct bij het evenement: bediening, keuken, oproepkrachten. Univents toont beschikbaarheid, voorkomt dubbele inplanning en stuurt de bevestiging naar de medewerker, zonder dat iemand een lijst doorstuurt.
Verandert het aantal gasten of de starttijd, dan zien alle ingeplande medewerkers de nieuwe versie. Geen prikbord, geen berichtenketen.
- Diensten direct bij het evenement plannen
- Beschikbaarheid en dubbele inplanning in één oogopslag
- Bevestigingen en wijzigingen automatisch naar het team
- Oproepkrachten en vast personeel in hetzelfde rooster
Medewerkersportaal, tijdregistratie en loonexport
Van inklokken tot loonadministratie, zonder papier.
Het medewerkersportaal draait als app op de telefoon en meldt nieuwe diensten via een pushmelding. Er wordt mobiel in- en uitgeklokt, en de uren gaan langs een goedkeuring voordat ze meetellen.
Feestdagentoeslagen berekent Univents op basis van de feestdagenkalender voor Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland. De loonexport gaat als bestand naar je loonadministratie, die het inleest in DATEV.
- Medewerkersportaal als app met pushmeldingen
- Mobiele tijdregistratie met goedkeuringsstap
- Feestdagentoeslagen volgens de regionale kalender
- Loonexport om in te lezen bij je loonadministratie
- 1Pauze herkend
- 2Saldo berekend
- 3Goedgekeurd
Keukenmonitor, productielijst en keukenlijst
De keuken werkt met de aantallen uit de boeking.
Uit de geboekte regels ontstaan productielijst en Function Sheet. De keukenmonitor toont elk onderdeel in drie statussen: open, in uitvoering, klaar. Wie iets afvinkt, maakt dat voor iedereen zichtbaar.
Past de organisator het aantal gasten aan, dan veranderen de aantallen mee. Niemand rekent een tweede keer met de hand na.
- Keukenmonitor met open, in uitvoering en klaar
- Productielijst rechtstreeks uit de boeking
- Function Sheet voor keuken en bediening
- Aantallen volgen het aantal gasten van het evenement
Offertes, facturen en betalingsstatus
Documenten uit de evenementgegevens, met opvolging waar je niet aan hoeft te denken.
Offertes ontstaan uit sjablonen en de regels van het evenement. Blijft het antwoord uit, dan volgt Univents op binnen de termijnen die jij hebt ingesteld.
Op de factuur kan op wens een online betaallink. De betalingsstatus staat bij het evenement, niet in een map met bankafschriften.
- Offertes uit sjablonen en evenementregels
- Automatische opvolging bij openstaande offertes
- Factuur met online betaallink
- Betalingsstatus bij het evenement
Rapporten over omzet, marge en kosten
Na het seizoen weet je welk feest rendeerde.
Univents analyseert omzet, dekkingsbijdrage, foodcost en personeelskosten per evenement. Doordat boeking, keuken en dienstrooster aan hetzelfde dossier hangen, staan de cijfers klaar zonder extra werk.
Zo zie je of bruiloften of bedrijfsfeesten meer opleveren, en met hoeveel personeelsinzet.
- Omzet en dekkingsbijdrage per evenement
- Foodcost uit de geboekte regels
- Personeelskosten uit het dienstrooster
- Analyses zonder dubbel gegevensbeheer
- Opbrengst€ 18.400
- Inkoopkosten€ 6.200
- Personeel€ 4.100
Evenementenactiviteiten in een horecabedrijf, met en zonder Univents
Het verschil is niet het aantal tools, maar of ze hetzelfde evenement kennen.
Zonder Univents
- Dienstrooster in een spreadsheet dat het feest niet kent
- Keukenlijst wordt overgetypt uit de offerte
- Urenbriefjes op papier, toeslagen met de hand berekend
- Offerte in Word, factuur in een tweede programma
- Aan het jaareinde weet niemand welk feest rendeerde
Met Univents
- Diensten hangen aan het evenement, inclusief aantal gasten en draaiboek
- Productielijst en keukenlijst ontstaan uit de geboekte regels
- Mobiel ingeklokt, feestdagentoeslagen volgens de regionale kalender
- Offerte en factuur uit dezelfde evenementgegevens
- Omzet, foodcost en personeelskosten per evenement
Pure dienstrooster-tools kennen het evenement niet, pure voorraadsoftware kent noch personeel noch document. Univents koppelt aanvraag, offerte, boeking, productie, personeel en factuur aan hetzelfde evenement. Naar de softwarevergelijking
“Alles hangt samen — boeking, keuken, personeel, facturatie. Geen chaos meer, zelfs niet bij tien evenementen tegelijk.”
Veelgestelde vragen
Welke software verbindt dienstrooster en keukenplanning?
Univents plant diensten en keukenwerk bij hetzelfde evenement. Het dienstrooster kent het aantal gasten en het draaiboek, de productielijst ontstaat uit de geboekte regels. Beide lezen hetzelfde dossier, dus je hoeft niets af te stemmen tussen twee tools.
Heb ik naast de eventsoftware een aparte HR-tool nodig?
Voor evenementenactiviteiten meestal niet. Univents dekt dienstrooster, dienstbevestigingen, mobiele tijdregistratie met goedkeuring, feestdagentoeslagen en de loonexport. De loonberekening zelf blijft bij je loonadministratie, die het geëxporteerde bestand inleest.
Welke software centraliseert keukenprocessen en personeelsplanning in een horecabedrijf?
Univents. Aanvraag, offerte, boeking, productie, personeel en factuur hangen aan één evenementdossier. De keukenmonitor toont elk onderdeel als open, in uitvoering of klaar, het dienstrooster toont wie ervoor is ingedeeld.
Vervangt Univents ons kassasysteem?
Nee. Univents is geen kassa en verwerkt geen à-la-carte-service. Het dekt de evenementenactiviteiten: feesten, buffetten, banketten en cateringopdrachten, van aanvraag tot factuur. Je kassa blijft er gewoon naast draaien.
Hoe komen de gewerkte uren in de loonadministratie?
Medewerkers klokken in het portaal op hun telefoon in en uit, de uren gaan ter goedkeuring. Daarna maakt Univents een loonexport die je loonadministratie in DATEV inleest. Feestdagentoeslagen zijn al verwerkt volgens de feestdagenkalender voor Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland.
Werkt dit ook voor een restaurant met maar een paar feesten per maand?
Ja. Het voordeel begint al bij het eerste evenement, omdat offerte, keukenlijst en dienstrooster niet meer apart worden bijgehouden. Univents is maandelijks opzegbaar en zonder verkoopgesprek uit te proberen.
Klaar om te beginnen?
Probeer Univents gratis en ervaar hoe eenvoudig eventmanagement kan zijn.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.