Evenementsoftware voor hotels
Van bankettaanvraag tot Function Sheet: Univents verbindt receptie, banket en keuken in één systeem – zodat geen detail tussen de afdelingen verloren gaat.
7 dagen gratis · geen creditcard · in minuten startklaar
- Bruiloft · 120 PAXOfferte
- Bedrijfsfeest · 60 PAXbevestigd
- 5,0 op Capterra (6 beoordelingen)
- AVG-conform
- Made in Germany
- Altijd opzegbaar
Deze momenten kent elk evenementhotel
Klik op jouw nachtmerrie – we laten zien hoe Univents die oplost.
Gestructureerde aanvraagintake met online formulier: zaal, datum, aantal gasten en menuwensen komen direct in de gedeelde inbox terecht – in realtime zichtbaar voor alle afdelingen.
Functie bekijkenZeg het gewoon. Univents doet de rest.
Spreek het in, koppel je inbox of typ in de chat – de AI doet de rest. Een paar voorbeelden voor precies dit onderdeel:
Banket voor 80 personen in de feestzaal, 5 oktober
Banketevenement aangemaakt
- Datum 5 oktober gereserveerd
- Feestzaal ingepland voor 80 gasten
- Menukeuze als taak aangemaakt
Voorbeeldweergave. Jij houdt altijd de controle en geeft akkoord voordat er iets uitgaat.
Minder afstemming. Meer geboekte evenementen.
Hotels met een banketafdeling worstelen dagelijks met versnipperde communicatie. Univents lost dat op met één gedeelde workspace voor alle betrokkenen.
Receptie en banket altijd op dezelfde lijn
Aanvragen, offertes en wijzigingen komen direct in de gedeelde inbox – geen dubbel typewerk, geen informatieverlies tussen diensten.
Offertes in minuten in plaats van uren
Sjablonen, prijslijsten en zaalbezetting zijn direct gekoppeld. Eén klik op “Offerte aanmaken” is genoeg – in minder dan vijf minuten klaar om te versturen.
Alles centraal – van aanvraag tot factuur
Evenementgegevens, aantal gasten, menuwensen en facturen staan op één plek. Niet zoeken in e-mails, geen parallelle spreadsheet.
Banket- en evenementaanvragen gestructureerd vastleggen
Van eerste contact tot bevestigde boeking – zonder papierwinkel.
Aanvragen via online formulier, telefoon of e-mail komen direct in de Univents-inbox. Zaal, datum, aantal personen en menuwensen zijn meteen gestructureerd vastgelegd – tegelijk zichtbaar voor receptie en banket.
Interne notities, taken en statuswijzigingen houden iedereen op dezelfde lijn, zonder één doorgestuurde e-mail.
- Online formulier voor bankettaanvragen
- Gedeelde inbox voor alle afdelingen
- Statusopvolging van binnenkomst tot boeking
- Automatische controle van zaalbeschikbaarheid
- Bruiloft · 120 PAXOfferte
- Bedrijfsfeest · 60 PAXbevestigd
- Gala Kavalierhaus · 240nieuw
Offertes en facturen voor evenementen
Professionele documenten direct uit de evenementgegevens.
Univents haalt zaal, datum, menu en aantal personen rechtstreeks uit de aanvraag in de offerte. Geen dubbele invoer. Het resultaat is een document dat klaar is om te ondertekenen, in jouw huisstijl.
Na het evenement maak je de factuur met één klik aan uit de bevestigde offerte – inclusief alle extra boekingen en menuwijzigingen.
- Offertes uit evenementgegevens in minuten
- Digitale handtekening direct in het document
- Factuur met één druk op de knop uit de offerte
- Betalingsstatus in beeld – voor elk evenement
Function Sheets en banketdraaiboek
Keuken, service en techniek werken volgens hetzelfde plan.
Univents genereert uit de evenementgegevens automatisch een Function Sheet met tijdschema's, menudetails en personeelsindeling. Wijzigingen worden live gesynchroniseerd – geen uitprinten, geen rondsturen.
Het keukenteam ziet precies wanneer welk gerecht voor hoeveel personen klaar moet staan. Service en techniek krijgen hun draaiboek direct op hun dienst.
- Automatisch aangemaakte Function Sheets
- Live synchronisatie bij wijzigingen
- Draaiboektijden voor keuken, service en techniek
- Deelbare link voor extern personeel
Servicepersoneel en dienstplanning
Het juiste team op het juiste moment op de juiste plek.
Plan servicemedewerkers, banketmedewerkers en externe dienstverleners direct in het evenement. Univents toont beschikbaarheid, voorkomt dubbele boekingen en verstuurt dienstbevestigingen automatisch.
Na het evenement exporteer je gewerkte uren – direct naar je loonadministratie of tijdregistratie.
- Personeelsplanning direct in het evenement
- Beschikbaarheid in één oogopslag
- Automatische dienstmeldingen
- Urenexport voor de afrekening
- Serviceteam6 personen
- Techniekcrewbevestigd
- Bloemwerkextern
Zo werkt een banketafdeling met Univents
Vergelijk de oude werkwijze met mails, Excel-tabellen en uitdraaien met de gedeelde workspace in Univents.
Zonder Univents
- Aanvragen komen binnen per mail, telefoon en mondeling – geen gedeeld overzicht
- Offertes worden handmatig in Word of Excel gemaakt en per mail verstuurd
- Function Sheet wordt uitgeprint en uitgedeeld aan keuken, service en techniek
- Personeelsplanning in een aparte tabel, wijzigingen mondeling doorgegeven
- Factuur wordt na het evenement handmatig gemaakt – fouten door dubbel invoeren
Met Univents
- Alle aanvragen komen gestructureerd binnen in de gedeelde inbox
- Offerte in minuten op basis van evenementgegevens – klaar om te versturen met digitale handtekening
- Function Sheet automatisch aangemaakt en live gedeeld met alle afdelingen
- Serviceteam direct in het evenement ingepland, diensttijden automatisch verstuurd
- Factuur met één klik uit de bevestigde offerte – 0 keer dubbel invoeren
Anders dan klassieke banket- en MICE-software heeft Univents geen verkoopgesprek en geen on-premise-installatie nodig – probeer het direct, maandelijks opzegbaar. Naar de softwarevergelijking
“Offertes schrijven duurt nog maar een paar minuten. We zijn sneller, komen professioneler over en winnen duidelijk meer aanvragen.”
Veelgestelde vragen
Is Univents speciaal ontwikkeld voor hotels met een banketafdeling?
Univents is ontwikkeld voor alle horecabedrijven die evenementen verzorgen – en dekt het banketbedrijf van hotels volledig af: aanvragen, offertes, Function Sheets, personeelsplanning en facturen in één systeem.
Kunnen receptie en banket tegelijk bij dezelfde gegevens?
Ja. Elke medewerker werkt in dezelfde workspace. Aanvragen, offertes en wijzigingen zijn direct voor iedereen zichtbaar – of het nu receptie, banket of keuken is.
Hoe lang duurt het om een offerte voor een banketevenement te maken?
Met Univents is een offerte meestal in minder dan vijf minuten klaar. Zaal, datum, aantal gasten en menuregels worden direct uit de aanvraag overgenomen – niet overtypen.
Kan het keukenteam de Function Sheets direct in Univents bekijken?
Ja. Het keukenteam ziet tijden, menudetails en aantallen gasten in realtime. Wijzigingen worden direct gesynchroniseerd – uitprinten is niet nodig.
Kunnen we Univents naast ons bestaande PMS (Property Management System) gebruiken?
Univents vult je PMS aan voor de hele evenement- en banketworkflow. Aanvragen, documenten en personeelsplanning lopen via Univents, terwijl je PMS de kamerbezetting beheert.
Klaar om te beginnen?
Probeer Univents gratis en ervaar hoe eenvoudig eventmanagement kan zijn.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.