Logiciel événementiel pour hôtels
De la demande de banquet au Function Sheet : Univents relie réception, banquet et cuisine dans un seul système – pour qu'aucun détail ne se perde entre les départements.
7 jours gratuits · sans carte bancaire · opérationnel en quelques minutes
- Mariage · 120 PAXDevis
- Soirée d'entreprise · 60 PAXconfirmé
- 5,0 sur Capterra (6 avis)
- Conforme au RGPD
- Made in Germany
- Résiliable à tout moment
Tout hôtel événementiel connaît ces moments
Cliquez sur votre cauchemar – nous vous montrons comment Univents le résout.
Collecte structurée des demandes avec formulaire en ligne : salle, date, nombre de personnes et souhaits de menu arrivent aussitôt dans la boîte de réception partagée – visibles en temps réel par tous les départements.
Voir la fonctionnalitéDites-le simplement. Univents s'occupe du reste.
Dictez, connectez votre boîte de réception ou écrivez dans le chat – l'IA s'occupe du reste. Quelques exemples pour ce domaine précis :
Banquet pour 80 personnes dans la salle des fêtes, 5 octobre
Événement banquet créé
- Date du 5 octobre réservée
- Salle des fêtes prévue pour 80 invités
- Choix du menu ajouté comme tâche
Exemple illustratif. Vous gardez toujours le contrôle et validez avant que quoi que ce soit ne parte.
Moins de coordination. Plus d'événements réservés.
Les hôtels dotés d'un espace banquet font face chaque jour à une communication fragmentée. Univents y répond avec un espace de travail partagé pour toutes les personnes concernées.
Réception et banquet toujours à jour
Demandes, devis et modifications arrivent instantanément dans la boîte de réception partagée – pas de double saisie, aucune information perdue d'une équipe à l'autre.
Des devis en minutes, pas en heures
Modèles, listes de prix et occupation des salles sont directement liés. Un clic sur « Créer un devis » suffit – prêt à envoyer en moins de cinq minutes.
Tout au même endroit – de la demande à la facture
Données de l'événement, nombre d'invités, souhaits de menu et factures vivent au même endroit. Plus de recherche dans les e-mails, plus d'Excel parallèle.
Saisie structurée des demandes de banquet et d'événement
Du premier contact à la réservation confirmée – sans paperasse.
Les demandes par formulaire en ligne, téléphone ou e-mail arrivent directement dans la boîte de réception Univents. Salle, date, nombre d'invités et souhaits de menu sont immédiatement structurés – visibles en même temps pour la réception et le banquet.
Notes internes, tâches et changements de statut tiennent tout le monde informé, sans un seul e-mail transféré.
- Formulaire en ligne pour les demandes de banquet
- Boîte de réception partagée pour tous les départements
- Suivi du statut de la demande jusqu'à la réservation
- Vérification automatique de la disponibilité des salles
- Mariage · 120 PAXDevis
- Soirée d'entreprise · 60 PAXconfirmé
- Gala Kavalierhaus · 240nouveau
Devis et factures pour les événements
Des documents professionnels directement à partir des données de l'événement.
Univents reprend salle, date, menu et nombre d'invités de la demande directement dans le devis. Aucune double saisie. Résultat : un document prêt à signer dans votre charte graphique.
Après l'événement, la facture est créée en un clic à partir du devis confirmé – y compris toutes les réservations complémentaires et modifications de menu.
- Devis à partir des données de l'événement en quelques minutes
- Signature numérique directement dans le document
- Facture en un clic à partir du devis
- Statut de paiement en vue – pour chaque événement
Function Sheets et déroulé du banquet
Cuisine, service et technique travaillent selon le même plan.
Univents génère automatiquement à partir des données de l'événement un Function Sheet avec horaires, détails du menu et affectation du personnel. Les modifications sont synchronisées en direct – sans impression ni distribution.
L'équipe de cuisine voit précisément quand chaque plat doit être prêt, et pour combien de personnes. La salle et la technique reçoivent leur déroulé directement sur leur service.
- Function Sheets générés automatiquement
- Synchronisation en direct à chaque modification
- Horaires de déroulé pour la cuisine, la salle et la technique
- Lien partageable pour le personnel externe
Personnel de service et planning des services
La bonne équipe, au bon moment, au bon endroit.
Planifiez le personnel de service, les employés de banquet et les prestataires externes directement dans l'événement. Univents affiche les disponibilités, évite les doubles réservations et envoie automatiquement les confirmations de service.
Après l'événement, les heures travaillées s'exportent – directement vers votre paie ou votre suivi du temps.
- Planification du personnel directement dans l'événement
- Disponibilités vérifiées en un coup d'œil
- Notifications de service automatiques
- Export des heures pour la facturation
- Équipe de service6 personnes
- Crew techniqueconfirmé
- Fleuristerieexterne
Voici comment s'organise l'activité banquets avec Univents
Comparez l'ancien fonctionnement – e-mails, tableaux Excel et impressions – à l'espace de travail commun d'Univents.
Sans Univents
- Les demandes arrivent par e-mail, téléphone et bouche-à-oreille – aucune vue d'ensemble commune
- Les devis sont créés à la main dans Word ou Excel et envoyés par e-mail
- Le Function Sheet est imprimé et distribué à la cuisine, à la salle et à la technique
- Planification du personnel dans un tableau à part, modifications transmises à l'oral
- Facture créée à la main après l'événement – erreurs dues à la double saisie
Avec Univents
- Toutes les demandes arrivent de façon structurée dans la boîte de réception partagée
- Devis en quelques minutes à partir des données de l'événement – prêt à envoyer avec signature numérique
- Function Sheet créé automatiquement et partagé en direct avec tous les départements
- Équipe de salle planifiée directement dans l'événement, horaires de service envoyés automatiquement
- Facture en un clic à partir du devis confirmé – 0 double saisie
Contrairement aux logiciels classiques de banquet et de MICE, Univents ne demande ni rendez-vous commercial ni installation sur site – testez-le tout de suite, résiliable chaque mois. Voir la comparaison des logiciels
« Rédiger un devis ne prend plus que quelques minutes. Nous sommes plus rapides, plus professionnels et gagnons nettement plus de demandes. »
Questions fréquentes
Univents est-il conçu spécialement pour les hôtels avec espace banquets ?
Univents est conçu pour tous les établissements de restauration événementielle – et couvre entièrement l'activité banquets des hôtels : demandes, devis, Function Sheets, planification du personnel et factures dans un seul système.
La réception et les banquets peuvent-ils accéder simultanément aux mêmes données ?
Oui. Chaque employé travaille dans le même workspace. Demandes, devis et modifications sont immédiatement visibles par tous – réception, banquets ou cuisine.
Combien de temps faut-il pour créer un devis pour un événement banquet ?
Avec Univents, un devis est en général prêt en moins de cinq minutes. Salle, date, nombre de personnes et lignes de menu sont repris directement de la demande – sans ressaisie.
L'équipe de cuisine peut-elle consulter les Function Sheets directement dans Univents ?
Oui. L'équipe de cuisine voit les horaires du déroulé, les détails des menus et le nombre de personnes en temps réel. Les modifications sont synchronisées instantanément – inutile d'imprimer.
Peut-on utiliser Univents en complément de notre PMS (Property Management System) existant ?
Univents complète votre PMS pour tout le workflow événements et banquets. Demandes, documents et planification du personnel se gèrent dans Univents, tandis que votre PMS gère l'occupation des chambres.
Prêt à vous lancer ?
Testez Univents gratuitement et découvrez à quel point la gestion d'événements peut être simple.
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