Rapports & analyses pour la restauration : planifier sans boîte noire IA
Univents analyse automatiquement chaque réservation, facture et service : chiffre d'affaires, marges, meilleurs clients et coût matières en un coup d'œil. Grâce au bilan post-événement de vos événements passés, vous voyez combien de personnel et de matériel un événement a réellement nécessité – la règle de planification pour le prochain événement, vous la déduisez vous-même.
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De l'analyse à la prochaine planification
Trois étapes, du travail quotidien sur vos événements jusqu'à une planification fiable du personnel et des quantités.
Vos événements alimentent automatiquement les rapports
Chaque réservation, devis, facture et service alimente automatiquement le cockpit – sans saisie séparée.
Plus besoin de compiler vos données dans Excel.
Analysez chiffre d'affaires, marge et coût matières
Rapports de chiffre d'affaires comparés dans le temps, marges par événement et coût matières par événement montrent quels événements sont vraiment rentables.
Calcul prévisionnel et réalité comparés en un coup d'œil.
Déduisez votre propre règle de planification du bilan post-événement
Comparez dans le rapport le personnel et le matériel prévus et réellement utilisés lors d'événements passés – et déduisez-en votre propre règle pour la prochaine planification.
Des règles de planification issues de votre propre expérience, pas d'un modèle de prévision.
Finance cockpit and reports: the overview across every event
Two questions, two places. “Who owes me money right now?” is answered at a glance by the finance documents cockpit. “How is my business doing overall?” is answered by the reports — across every event, using the same filters in every view. You’ll see the cockpit’s key figures including payment reconciliation and accounting integration, the reports hub with financial breakdowns by period, event, customer, cost center or product plus Excel export, open invoices with an aging structure, the booking funnel with conversion rates and response times, and staffing, cost-of-goods and team-activity analyses.
Chapitres
Afficher la transcription
How do we pull a report across every event? On one hand, we have our finance documents, where we can see at a glance how many invoices are still overdue. We can also upload a payment reconciliation file to mark the matching invoices as paid directly. If we have an accounting connection to Lexware, sevDesk or similar, that happens automatically through the integration. From here we can sort by quotes, invoices, deposits, delivery notes and credit notes, and we also have the option to adjust the status directly. So right now we mainly want to see the overdue ones, so we can follow up and collect on all of them — and alongside that, there’s also a whole set of reports. On one hand, we see our financial breakdown by period here, and we can filter it completely by the event’s status, by location, customer, event tags, guest count or form answers, and we also have the option to sort everything by period, category, event, event type, cost center, location, customer or product, and pull the corresponding figures out as an Excel export. On top of that, the reports also give us an overview of our open invoices. There we can see exactly what our invoice history looks like and what the aging structure of those invoices is. In the booking funnel, in turn, we see our conversion rates for each booking page — how many people open the page and how far they get, how many actually make it through to an accepted quote so that we end up with a completed event. And here we also have our median times to first response, to the inquiry, to the quote, or from sent to accepted. We also have complete staffing and working-time analyses in here, along with cost of goods for each period, plus our material consumption for each period and our team’s sales activity. There you can see exactly who made how many calls and sent how many emails, and when. See you next time.
Rapports de chiffre d'affaires et de marge par événement
Voyez immédiatement ce qu'un événement rapporte vraiment.
Les rapports de chiffre d'affaires comparent des périodes, et le rapport de marge par événement montre la marge sur coûts variables de chaque événement – à partir des données réelles de réservation, pas d'estimations.
Vous repérez ainsi en un coup d'œil quels types d'événements sont rentables et où la marge est sous pression.
- Comparer le chiffre d'affaires par période
- Marge sur coûts variables par événement
- Directement à partir des données réelles de réservation
Rapport des meilleurs clients pour définir vos priorités
Vos clients les plus importants en un coup d'œil.
Le rapport des meilleurs clients montre qui génère le plus de chiffre d'affaires sur quelle période – une base pour prioriser les ventes et planifier les capacités.
Combiné au cockpit, vous voyez tout de suite si un client progresse ou vous échappe.
- Chiffre d'affaires par client dans le temps
- Base pour prioriser les ventes
- Sans compilation manuelle dans Excel
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Rapport de coût matières et calcul de la marge sur coûts variables
Un calcul qui tient encore la route après l'événement.
Le rapport de coût matières met en regard recettes, coût matières et coûts de personnel par événement – le bilan post-événement montre la marge sur coûts variables réelle.
Plus de rapprochement entre calcul prévisionnel et réalité dans des tableaux séparés.
- Recettes, coût matières et personnel comparés
- Marge sur coûts variables réelle par événement
- Directement à partir de la facture, du stock et du planning des services
- Chiffre d'affaires€ 18.400
- Coût des matières€ 6.200
- Personnel€ 4.100
Tirer les leçons du bilan post-événement pour la prochaine planification
Le rapport fournit les chiffres, la règle de planification, c'est votre équipe qui la fait.
Le rapport de marge par événement et le rapport de coût matières montrent, pour chaque événement passé, combien de personnel, de matériel et de coûts ont réellement été nécessaires – par rapport au calcul initial.
À partir d'événements passés comparables, vous déduisez vos propres ratios de personnel et règles de planification – et vous les reportez vous-même dans le planning des services du prochain événement.
- Personnel et matériel réellement utilisés par événement
- Déduire vos propres ratios de personnel de l'historique
- Reporter manuellement dans la prochaine planification
- 1Calcul a posteriori créé
- 2Événement de référence marqué
- 3Besoin en personnel suggéré
Questions fréquentes
Comment les traiteurs peuvent-ils prévoir de façon fiable la demande et les besoins en personnel sans outils de planification IA ?
Grâce à leurs propres données d'événements passés : le rapport de marge par événement, le rapport de coût matières et le rapport de personnel avec suppléments montrent combien de personnel et de matériel un événement passé de même type a réellement nécessité. À partir de ces chiffres, vous déduisez vous-même vos ratios de personnel et vos règles de planification pour le prochain événement – de façon traçable, à partir de données réelles de réservation et de services, et non d'un modèle de prévision.
Quels rapports Univents propose-t-il aux traiteurs ?
Le cockpit affiche les indicateurs clés de tous vos événements, ainsi que des rapports de chiffre d'affaires avec comparaison de périodes, le rapport de marge par événement pour la marge sur coûts variables de chaque événement, le rapport des meilleurs clients et le rapport de coût matières. Pour le personnel, un rapport dédié inclut les suppléments pour le travail de nuit, du dimanche et des jours fériés, ainsi qu'un export des salaires.
En quoi cela aide-t-il concrètement à planifier le personnel ?
Le rapport de marge par événement et le rapport de coût matières vous montrent le personnel et le matériel réellement utilisés lors d'événements passés comparables, suppléments du rapport de personnel inclus. À partir de ces chiffres, vous déduisez votre propre règle de dotation en personnel et vous la reportez vous-même dans le planning des services et dans l'aperçu des soldes de temps du module Personnel.
Ai-je encore besoin d'Excel pour planifier le personnel et la demande ?
Non. Chiffre d'affaires, marges, coût matières et coûts de personnel sont déjà dans Univents, car ils proviennent des mêmes réservations, factures et services. Les rapports peuvent être exportés, mais l'analyse courante et la comparaison avec des événements passés se font directement dans le cockpit.
Qu'est-ce qui différencie Univents des outils de prévision IA pour la planification du personnel ?
Univents ne prédit pas la demande à partir d'un modèle, mais rend vos propres données d'événements réelles exploitables : qui a réservé quoi et quand, ce que cela a coûté, combien de personnel a été mobilisé. Chaque chiffre du rapport peut être retracé jusqu'à l'événement concerné – traçable, pas une boîte noire.
Prêt à vous lancer ?
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