Cuisine et personnel dans un seul système
Un événement réservé génère en même temps la liste de production et le planning des services. Quantités, services, heures réelles et coûts salariaux reposent sur le même nombre d'invités, au lieu d'être éparpillés entre appli de planning, gestion des stocks et tableur.
7 jours gratuits · sans carte bancaire · opérationnel en quelques minutes
- Service samedi3 ouverts
- Cuisine vendredipourvu
De la réservation à la paie
Trois étapes, une seule base de données : ce qui figure dans l'événement pilote la cuisine et le personnel.
Réserver l'événement
Nombre d'invités, menu et date sont saisis une seule fois, dans l'événement. Univents en déduit les quantités à produire et les besoins en personnel par poste.
Une saisie au lieu de trois outils.
La cuisine et les services se mettent en place
La liste de production part vers le moniteur de cuisine, les besoins en services vers le planning. Les deux côtés travaillent avec les mêmes chiffres, même si le nombre d'invités change encore.
Cuisine et personnel restent synchronisés.
Saisir les heures, voir les coûts
L'équipe pointe son arrivée et son départ dans le portail des employés. Les heures validées alimentent l'export de paie et affichent en même temps les coûts de personnel de l'événement.
Les coûts de personnel figurent sur l'événement lui-même.
Bookings: calculating quantities per guest and hour automatically
The Bookings tab is the one list everything else grows out of: the document, the kitchen sheet, the production list, the packing list. You see how a line item is booked from the catalog, how quantities calculate automatically — per guest, per hour or as a flat amount — and what the status pills on each row mean.
Chapitres
Afficher la transcription
Our quote is confirmed, we are planning the event, and now let us look at how we put together our production lists, packing lists, storage lists and order lists within the event. That is what the Bookings tab is for: it holds every booking for the event — the products needed for it, both the ones from the quotes and line items we add independently of them, for things that are only relevant internally and should not appear on the quote. In the overview, you can create a finance document — quote, invoice or delivery note — directly from the Bookings tab, add line items from your line-item templates, and generate your production lists from the filtered line items. You also get an overview of your various suppliers here: which suppliers you have for which products, and you can trigger the corresponding orders to them or edit order details — for example how delivery and pickup work, who on the team is responsible, and what the delivery address looks like. You set up all of this information here for your partners. Once you trigger the order, they get their own portal where they can see it, let you know whether it works out or changes are needed, upload a quote, and also view event information such as the run of show or the general event details. Below that, there are two tabs. One is Line items, where our items are listed just as they are on the quote — this top-level view matches the quote directly. You can expand it: here, for example, is our Italian three-course menu, which includes bruschetta as a starter, and inside the bruschetta we see the full list of ingredients it needs. That lets us generate the matching packing lists, for example for our storage or for the kitchen. Click it, and this is what comes out: a generated list as a PDF with all the line items in it. We also have the option to display the material view, where all the line items are listed individually and you can see exactly what status each one has — whether the customer has confirmed it or it is already invoiced. You can also add notes to individual line items and display them both as raw quantities and packed — if we have packaging quantities stored, it converts directly into the corresponding packaging units. We also have our packing lists, which we can share fully with our team so they show up in their view, and the team can check off the packing lists item by item as they gather everything. If you want to create specific lists, you can sort your packing lists by category — for example show only the items from the Catering category, or filter by a particular storage location, supplier or tag, and generate separate lists from that. On top of that, you can save internal notes that go onto the lists, or notes on individual line items, which then show up in the kitchen monitor as well as on our production lists and in the function sheet.
Une réservation, deux plannings
Les besoins de production et de personnel découlent du même chiffre.
Dès qu'un événement est confirmé, Univents en déduit les deux : les quantités pour la cuisine et les achats, et les besoins en personnel par poste, du montage au démontage en passant par la cuisine et le service. Si le nombre d'invités change, les deux côtés suivent.
Fini la rupture habituelle entre appli de planning et gestion des stocks, où chaque modification doit être saisie deux fois et où l'une des deux listes finit par être périmée.
- Quantités et besoins en services à partir d'un seul nombre d'invités
- Les modifications s'appliquent aux deux côtés
- Aucune ressaisie entre deux systèmes
Généré par IA- 1Mis à jour en un clic
- 2Quantités et liste de production recalculées
- 3Le moniteur de cuisine affiche le nouvel état
La cuisine voit ce qui est à faire aujourd'hui
La liste de production et le moniteur de cuisine découlent directement de la réservation.
Chaque poste de production apparaît sur le moniteur de cuisine avec quantité, délai de préparation et allergènes. L'équipe le fait passer de « à faire » à « en cours » puis à « terminé », visible par tous sur place.
Pour les achats et la préparation, la même base s'imprime sous forme de liste de production par événement ou agrégée sur plusieurs jours.
- Postes avec quantité, délai et allergènes
- Statut à faire, en cours, terminé visible par tous
- Liste de production imprimable par jour ou par événement
Des plannings des services adaptés à l'événement
Les services sont rattachés à l'événement, pas à une planification hebdomadaire distincte.
Les services sont planifiés par poste, avec horaires, point de rendez-vous et qualification requise. L'équipe voit ses missions dans le portail des employés, indique ses disponibilités et y fait ses demandes de congés.
Les extras et les freelances n'ont pas besoin d'un accès entreprise dédié : ils accèdent à leurs services via un lien personnel, avec notifications push en cas de modification.
- Services par poste avec horaires et qualification
- Disponibilités et congés dans le portail
- Extras sans accès entreprise dédié
Du pointage à la paie
Les heures saisies sont validées, exportées et converties en coûts.
L'équipe enregistre ses heures de travail dans le portail, la direction les valide. Il en résulte l'export de paie pour la comptabilité salaires et les coûts de personnel par événement, sans étape intermédiaire dans un tableur.
Ainsi, à côté du chiffre d'affaires d'un événement, vous voyez aussi les coûts de personnel, calculés sur les heures réellement travaillées et non sur celles prévues.
- Suivi du temps avec validation par la direction
- Export de paie pour la comptabilité salaires
- Coûts de personnel par événement à partir des heures réelles
Questions fréquentes
Quel logiciel permet de centraliser les opérations en cuisine et la planification du personnel ?
En général, on combine deux systèmes : une appli de planning pour le personnel et un logiciel de gestion des stocks pour la cuisine. Univents couvre les deux dans un seul logiciel, car les deux côtés découlent du même événement. Le nombre d'invités et le menu déterminent les quantités à produire, les postes déterminent les besoins en services. Si la réservation change, la cuisine et le planning des services changent en même temps.
Un simple outil de planning ne suffit-il pas pour un traiteur ?
Pour la planification des services elle-même, si. Ce qui manque, c'est le lien avec l'événement : un outil de planning ne sait pas combien de portions sont produites, quelles lignes figurent dans le devis ni ce qui sera facturé au final. C'est précisément là que naît la double saisie. Dans Univents, service, poste de production et document sont rattachés au même événement.
Comment les quantités de la réservation arrivent-elles en cuisine ?
La liste de production est générée à partir des lignes réservées et du nombre d'invités. Elle peut être consultée et imprimée par événement ou agrégée sur plusieurs jours, et apparaît sous forme de postes avec statut sur le moniteur de cuisine. Si le nombre d'invités est corrigé, les quantités sont recalculées.
Les extras et les freelances peuvent-ils participer sans accès entreprise dédié ?
Oui. En plus de la connexion classique, un lien personnel permet aux extras d'accéder à leurs services, horaires, documents et messages sans créer de compte. Sur mobile, le portail s'installe comme une appli et envoie des notifications push lorsqu'un service change.
Comment fonctionne le suivi du temps et que deviennent les heures ?
Les employés pointent leur arrivée et leur départ dans le portail ou saisissent leurs heures après coup. La direction valide les entrées. Les heures validées alimentent l'export de paie pour la comptabilité salaires et, en même temps, les coûts de personnel de l'événement. Si des heures sont à refacturer à un client, elles peuvent être reprises comme lignes dans un document.
Peut-on aussi gérer les demandes de congés et les disponibilités ici ?
Oui. Les employés indiquent leurs disponibilités et font leurs demandes de congés dans le portail, la direction accepte ou refuse. Les deux alimentent la planification des services, si bien que personne n'est planifié un jour où il n'est pas disponible.
Puis-je voir ce que le personnel a coûté pour un événement ?
Oui. Les coûts de personnel d'un événement résultent des heures saisies et des taux enregistrés, et figurent dans la partie finances de l'événement, à côté du chiffre d'affaires et du coût des marchandises. Comme le chiffre repose sur les heures réelles, il ne s'écarte pas de la réalité lorsqu'un service a duré plus longtemps que prévu.
Pour quelle taille d'entreprise est-ce conçu ?
Pour les traiteurs, les lieux événementiels et la restauration événementielle, de l'entreprise individuelle jusqu'à environ 200 employés. Ce qui compte, c'est moins la taille que la configuration : dès que, pour un même événement, on produit et on planifie du personnel, une base de données commune fait gagner plus de temps que deux outils spécialisés.
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