Tâches et budget – gardez chaque événement bien en main
Avec Univents, vous gardez chaque événement bien en main : tâches et listes de contrôle pour votre équipe, enveloppes budgétaires avec comparaison automatique prévu/réel et factures fournisseur qui se saisissent toutes seules. Fini le chaos Excel entre planification et calcul des coûts.
7 jours gratuits · sans carte bancaire · opérationnel en quelques minutes
- Traiteur & coût des matières€ 4.200dans les clous
- Personnel & service€ 2.800juste
De la tâche au calcul des coûts réels
Un processus continu pour la planification et le budget – automatique, transparent et sans calculs annexes dans Excel.
Créer et attribuer des tâches
Créez par événement des listes de contrôle et des tâches avec échéance et responsables – à partir de modèles ou sur mesure.
Plus rien ne passe à la trappe, chaque tâche a un responsable.
Définir les enveloppes budgétaires
Définissez des catégories de budget avec des montants prévus par événement – les coûts saisis depuis les factures fournisseur s'y intègrent automatiquement.
L'état des dépenses est toujours à jour, sans rapprochement dans Excel.
Analyser la marge et en tirer des enseignements
Comparez budget et coûts réels par événement et consultez la marge de contribution et la marge de tous vos événements dans le rapport.
Une base de calcul solide pour votre prochain devis.
Uploading an incoming invoice: AI reads it, you check and post it
Upload a supplier invoice as a photo or PDF and have it read out automatically — instead of typing in every figure yourself. You stay in control: no figure counts until you click “post”. You’ll see the upload, how to trigger processing right away instead of waiting for the nightly run, the extracted invoice details next to the preview, assigning it to a budget envelope, the due-date reminder, and marking it as paid.
Chapitres
Afficher la transcription
Let’s take a look at how we can handle incoming invoices in Univents. Here under the Finance section, we also have the option to upload all our incoming invoices and check what’s actually still due — and above all, when it’s due. So let’s upload one of our incoming invoices here as an example. Let’s go in here for a moment and grab our sample invoice. There we go. So now we have a sample invoice as a PDF — but it also works as an image file, both work fine. So right now we’re just waiting for our system to process this. We can also speed that up by saying: process it now, rather than waiting for the next overall batch run. There, now it’s ready to review. So we can take a look at the preview here, zoom in on it, and see the information about our supplier. We also have the matching contact right here in the system, and we can see our invoice details again. That all looks right. We can assign this to a budget envelope, or create a new one, so all these line items are also allocated within our budgets. There, now we see our budget included here, and we can also see straight away when invoices are due. The system also reminds us if anything ever becomes overdue. And we can then mark things as paid directly right here. That’s it.
Tâches & listes de contrôle par événement
Chaque tâche a un responsable – et une échéance.
Créez pour chaque événement des tâches avec échéance et responsables, une à une ou à partir de modèles de liste de contrôle réutilisables.
L'onglet Tâches de l'événement montre à chaque membre de l'équipe exactement ce qu'il y a à faire et pour quand.
- Échéances & responsables
- Modèles de liste de contrôle pour événements récurrents
- Onglet Tâches dédié par événement
- Finaliser le menuouverte
- Plan de tableen cours
- Contrôle techniqueterminée
Enveloppes budgétaires par événement
Chaque catégorie avec son propre montant prévu.
Définissez des catégories de budget comme restauration, personnel ou technique avec un montant prévu par événement.
Lors de la confirmation, vous choisissez l'enveloppe budgétaire adaptée – la dépense s'y impute aussitôt, l'état des dépenses est toujours à jour.
- Catégories de budget avec montants prévus
- La dépense s'impute immédiatement sur l'enveloppe
- Lien direct avec les factures fournisseur
- Traiteur & coût des matières€ 4.200
- Personnel & service€ 2.800
- Technique & déco€ 1.100
Saisie automatique des factures fournisseur
Importez le justificatif, Univents s'occupe du reste.
Importez une facture fournisseur, en PDF ou en photo depuis votre mobile : montant, fournisseur et données de facture sont lus automatiquement.
Après une brève confirmation, la facture arrive dans la bonne enveloppe budgétaire – pour un événement ou en frais généraux pour toute l'entreprise.
- Import de PDF ou de photo
- Montant, fournisseur & données de facture lus automatiquement
- Confirmer au lieu de ressaisir
Coûts, budget et marge en un coup d'œil
Marge de contribution en direct par événement.
L'onglet Finances de l'événement compare les coûts saisis au budget – en direct, sans calcul annexe dans Excel.
Le rapport de marges affiche la marge de contribution de tous vos événements et vous montre lesquels sont vraiment rentables.
- Coûts vs budget en direct dans l'événement
- Marge de contribution par événement
- Rapport de marges sur tous les événements
Questions fréquentes
Quel logiciel de planification d'événements aide les traiteurs pour les listes de tâches et le contrôle budgétaire ?
Univents est le logiciel de planification d'événements pour traiteurs et event managers qui réunit listes de tâches et contrôle budgétaire directement dans l'événement : listes de contrôle avec échéances et responsables, enveloppes budgétaires avec suivi automatique des dépenses et factures fournisseur saisies automatiquement.
Comment fonctionne le contrôle budgétaire dans Univents ?
Vous créez par événement des catégories de budget avec un montant prévu, par exemple pour la restauration, le personnel ou la technique. En confirmant une facture fournisseur, vous choisissez l'enveloppe budgétaire adaptée – la dépense s'y impute aussitôt, de sorte que l'état des dépenses est toujours à jour.
Comment saisir les factures fournisseur ?
Importez la facture fournisseur, en PDF ou en photo depuis votre mobile. Univents lit automatiquement le montant, le fournisseur et les données de facture ; en confirmant, vous choisissez l'enveloppe budgétaire adaptée – la dépense s'y impute aussitôt.
Qu'est-ce qui distingue Univents des feuilles Excel ou des outils de projet génériques ?
Tâches et budget sont rattachés directement à l'événement, les factures fournisseur peuvent aussi être saisies en frais généraux, sans aucun événement – et tout repose sur les coûts réels de vos devis et factures, sans rapprochement manuel entre tableaux. Le rapport de marges des événements affiche automatiquement la marge de contribution de tous vos événements.
À qui s'adresse le module Tâches et budget ?
Aux traiteurs, agences événementielles et lieux qui veulent garder une vue d'ensemble sur les tâches ouvertes et les coûts réels de chaque événement – de la planification au calcul des coûts réels.
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