Tareas y presupuesto interno: todo bajo control en cada evento
Con Univents tienes cada evento bajo control: tareas y listas de verificación para tu equipo, sobres de presupuesto interno con comparación automática de previsto y real, y facturas de proveedor que se registran solas. Se acabó el caos de Excel entre planificación y cálculo.
7 días gratis · sin tarjeta de crédito · listo en minutos
- Catering y coste de materias primas€ 4.200dentro del límite
- Personal y servicio€ 2.800justo
De la tarea al cálculo posterior
Un proceso continuo para planificación y presupuesto interno: automático, transparente y sin cálculos paralelos en Excel.
Crea y reparte tareas
Crea listas de verificación y tareas con fecha límite y responsables por evento, a partir de plantillas o desde cero.
Nada se pierde por el camino: cada tarea tiene un responsable.
Define los sobres de presupuesto interno
Define categorías de presupuesto interno con importes previstos por evento; los costes registrados en las facturas de proveedor se incorporan automáticamente.
El gasto siempre está al día, sin conciliar en Excel.
Analiza el margen y aprende
Compara el presupuesto interno con los costes reales de cada evento y consulta el margen de contribución de todos los eventos en el informe.
Un cálculo fundamentado para tu próximo presupuesto.
Uploading an incoming invoice: AI reads it, you check and post it
Upload a supplier invoice as a photo or PDF and have it read out automatically — instead of typing in every figure yourself. You stay in control: no figure counts until you click “post”. You’ll see the upload, how to trigger processing right away instead of waiting for the nightly run, the extracted invoice details next to the preview, assigning it to a budget envelope, the due-date reminder, and marking it as paid.
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Let’s take a look at how we can handle incoming invoices in Univents. Here under the Finance section, we also have the option to upload all our incoming invoices and check what’s actually still due — and above all, when it’s due. So let’s upload one of our incoming invoices here as an example. Let’s go in here for a moment and grab our sample invoice. There we go. So now we have a sample invoice as a PDF — but it also works as an image file, both work fine. So right now we’re just waiting for our system to process this. We can also speed that up by saying: process it now, rather than waiting for the next overall batch run. There, now it’s ready to review. So we can take a look at the preview here, zoom in on it, and see the information about our supplier. We also have the matching contact right here in the system, and we can see our invoice details again. That all looks right. We can assign this to a budget envelope, or create a new one, so all these line items are also allocated within our budgets. There, now we see our budget included here, and we can also see straight away when invoices are due. The system also reminds us if anything ever becomes overdue. And we can then mark things as paid directly right here. That’s it.
Tareas y listas de verificación por evento
Cada tarea tiene un responsable y una fecha límite.
Crea para cada evento tareas con fecha límite y responsables, una a una o a partir de plantillas de listas de verificación reutilizables.
La pestaña de tareas del evento muestra a cada miembro del equipo qué hay que hacer y para cuándo.
- Fechas límite y responsables
- Plantillas de listas de verificación para eventos recurrentes
- Pestaña de tareas propia en cada evento
- Finalizar menúabierta
- Plan de asientosen curso
- Revisión técnicahecha
Sobres de presupuesto interno por evento
Cada categoría con su propio importe previsto.
Define categorías de presupuesto interno como catering, personal o técnica con un importe previsto por evento.
Al confirmar una factura, eliges el sobre de presupuesto interno correspondiente: el gasto se descuenta al instante y el gasto acumulado siempre está al día.
- Categorías de presupuesto interno con importe previsto
- El gasto se descuenta al instante del sobre
- Vinculado directamente a las facturas de proveedor
- Catering y coste de materias primas€ 4.200
- Personal y servicio€ 2.800
- Técnica y decoración€ 1.100
Registra facturas de proveedor automáticamente
Sube el documento y Univents hace el resto.
Sube una factura de proveedor, en PDF o como foto desde el móvil, y el importe, el proveedor y los datos de la factura se leen automáticamente.
Tras una breve confirmación, la factura queda en el sobre de presupuesto interno correcto, para un evento o como gastos generales de todo el negocio.
- Subida de PDF o foto
- Importe, proveedor y datos de la factura leídos automáticamente
- Confirmar en lugar de teclear
Costes, presupuesto interno y margen de un vistazo
Margen de contribución en directo por evento.
La pestaña de finanzas del evento compara los costes registrados con el presupuesto interno, en directo y sin cálculos paralelos en Excel.
En el informe de márgenes ves los márgenes de contribución de todos los eventos y descubres cuáles compensan de verdad.
- Costes frente a presupuesto interno en directo en el evento
- Margen de contribución por evento
- Informe de márgenes de todos los eventos
Preguntas frecuentes
¿Qué software de planificación de eventos ayuda a las empresas de catering con listas de tareas y control del presupuesto interno?
Univents es el software de planificación de eventos para empresas de catering y event managers que reúne listas de tareas y control del presupuesto interno directamente en el evento: listas de verificación con fechas límite y responsables, sobres de presupuesto interno con seguimiento automático del gasto y facturas de proveedor registradas automáticamente.
¿Cómo funciona el control del presupuesto interno en Univents?
Creas por evento categorías de presupuesto interno con un importe previsto, por ejemplo para catering, personal o técnica. Al confirmar una factura de proveedor, eliges el sobre de presupuesto interno correspondiente: el gasto se descuenta al instante, de modo que el gasto acumulado está siempre al día.
¿Cómo registro las facturas de proveedor?
Sube la factura del proveedor, en PDF o como foto desde el móvil. Univents lee automáticamente el importe, el proveedor y los datos de la factura; al confirmarla, eliges el sobre de presupuesto interno correspondiente y el gasto se descuenta al instante.
¿En qué se diferencia Univents de las hojas de Excel o de las herramientas de proyectos generales?
Las tareas y el presupuesto interno están directamente en el evento, las facturas de proveedor también se pueden registrar como gastos generales sin ningún evento, y todo se basa en los costes reales de tus presupuestos y facturas, sin conciliar a mano entre tablas. El informe de márgenes de eventos muestra automáticamente los márgenes de contribución de todos los eventos.
¿Para quién es el módulo de tareas y presupuesto interno?
Para empresas de catering, agencias de eventos y espacios que quieren tener controladas las tareas pendientes y los costes reales de cada evento, desde la planificación hasta el cálculo posterior.
¿Listo para empezar?
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