Univents se encarga solo de lo de siempre
Entra una solicitud, se acepta un presupuesto, una factura vence, y la reacción se produce sin que nadie tenga que acordarse. Creas la regla una vez; después aparece en la lista como una sola frase.
7 días gratis · sin tarjeta de crédito · listo en minutos
- 1Se crea el evento
- 2Tareas y Function Sheet
- 3Equipo notificado
De la regla a un proceso que funciona sin ti
Tres pasos, sin conocimientos de programación: tu primera regla estará lista en pocos minutos.
Elige el desencadenante
Nueva solicitud, presupuesto enviado o aceptado, presupuesto caducado, factura pagada o vencida, contrato firmado, evento confirmado o cancelado, pedido pagado en la tienda online, correo en la bandeja de entrada, o una fecha: tantos días antes del inicio o después del final.
Justo el momento en el que, si no, alguien tendría que acordarse
Define condiciones y acciones
Acota la regla si solo debe aplicarse a ciertos casos: número de invitados, importe, tipo de evento, idioma. Después, las acciones: enviar un correo desde una plantilla, notificar al equipo, rellenar un campo, cambiar etiquetas, asignar a alguien, esperar.
La regla terminada se lee como una frase
Probar y luego activar
«Probar regla» la evalúa con el último registro coincidente y muestra qué ruta se aplicaría, a quién iría el correo y con qué asunto, sin que ocurra nada. Solo después la activas.
Sin lanzamientos a ciegas con datos reales de clientes
Automations: Triggers, Conditions, Actions and AI Creation
Automate recurring workflows: choose from many triggers, add conditions, delays and branches, and fire actions like emails, tasks or production lists. You’ll see how to define various triggers, add conditions like guest count or status, use delays and branches, trigger actions such as emails, setting fields, tasks and production lists, and how to create an automation from an AI description.
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One of the coolest areas of the tool, one that can take a huge amount of work off your hands, is our Automations area. With automations, we can offload a whole lot of work. We’ve defined a whole range of different triggers here. We have everything from a contract being signed, an email received, an event confirmed, days before the event starts, days after the event ends, a new inquiry, an overdue invoice, to once a month — you name it. Pretty much anything you could wish for. Here we then have the option to add different actions. But we also have the option to insert certain conditions in between. Say, days before the event, but only if the guest count is at or above a certain number, or the event status is in a particular state. Only then do we want it to continue. We can also add delays — a number of minutes, hours, days or weeks. Or we can insert branches: only if this is the case do we take this path, otherwise we take that one. We can of course expand on this further with more conditions and more branches. Let’s remove this path for a moment. Then here we have the different actions we can trigger. We can send emails, for example, notify users, set fields — meaning edit certain data on the event or similar — assign staff, create tasks, create function sheets, create production lists, or have the AI carry out certain tasks and classifications. So here we really have the option to build in a huge number of automations and let them run for our everyday workflow. A classic example many of our customers use: five days before the event, or every Friday for the coming week, generate all the production lists — sorted by delivery note and tags and including the relevant suppliers — so we can trigger our order and get everything ready for the coming week. That’s one of those tasks that saves a huge amount of time, and the production lists can also go straight to the right people. We also come with a few templates built in, like an acknowledgment for a new inquiry or notifying the kitchen when an invoice is paid. We keep adding more templates on our end — and of course you can also just describe what you want and have our AI build the whole automation for you.
Una regla es una frase, no un diagrama que hay que descifrar
Cuando pasa X, haz Y.
Encima de cada regla aparece escrita como una frase: «Cuando una factura esté vencida, enviar un correo». Quien echa un vistazo a la lista sabe sin un solo clic qué funciona ahora solo en el negocio.
Cada regla se puede activar y desactivar por separado, y el historial muestra de cada una cuándo se activó y qué hizo cada acción. Desactivar y eliminar siempre es posible, con cualquier plan.
- Frase en lenguaje claro en lugar de formulario de configuración
- Cada regla se activa y desactiva por separado
- Historial por regla: cuándo, qué y con qué resultado
- 1Se crea el evento
- 2Tareas y Function Sheet
- 3Anticipo solicitado
Plantillas listas para las rutinas que tiene todo negocio
Instalar, revisar, adaptar — arranca desactivada.
Acuse de recibo ante una solicitud nueva, avisar a la cocina en cuanto se paga una factura, crear tareas tras aceptar un presupuesto, hacer seguimiento de un presupuesto caducado, informar al equipo de una cancelación. Instalas una plantilla, ves la regla ya hecha y la adaptas a tu negocio. Tres de las cinco funcionan en cualquier plan; las dos que crean tareas requieren Growth.
Univents avisa cuando una plantilla duplica algo que ya funciona: si tu página de reservas ya responde automáticamente a las solicitudes, el aviso aparece en la plantilla — de lo contrario, el mismo cliente recibiría dos confirmaciones.
- Cinco plantillas, tres de ellas en cualquier plan
- Arranca desactivada para que la leas antes
- Aviso cuando una plantilla duplica algo
- Finalizar menúabierta
- Plan de asientosen curso
- Revisión técnicahecha
Bifurcaciones: una solicitud de empresa no es una boda
Varias rutas en una regla — se ejecuta la primera que coincide.
Desde Growth, una regla puede tener varias rutas con condiciones propias: los eventos de empresa a partir de 50 invitados reciben otra respuesta y una tarea de llamada en la lista de tareas; todos los demás, la confirmación estándar. La ruta «si no» recoge lo que no encaja en ninguna ruta anterior.
En el Canvas ves el desencadenante, la bifurcación y las acciones como un flujo en lugar de una cadena de formularios. El nombre de una ruta reaparece después en el historial y explica por qué la regla tomó justo ese camino.
- Rutas con condiciones propias (desde Growth)
- Gana la primera coincidencia; la ruta «si no» recoge el resto
- Vista Canvas con desencadenante, rutas y acciones
- 1Tareas y Function Sheet
- 2Equipo notificado
- 3Anticipo solicitado
Reglas que crean cosas, no solo avisan
Tarea, Function Sheet, lista de producción, presupuesto, programa.
A partir de Growth, una regla crea por sí sola lo que normalmente alguien crea a mano: tareas a partir de una plantilla, el Function Sheet del evento confirmado, la lista de producción para la cocina, un presupuesto a partir de tu plantilla de presupuesto o el programa. A esto se suman los cambios de estado y el envío de tus propias plantillas de correo.
Si no quieres hacer clic, describe la regla en una frase y deja que se construya sola: Univents monta el desencadenante, las condiciones y las acciones, tú revisas el resultado y guardas. También este camino termina en una regla que luego puedes editar como cualquier otra.
- Acciones de creación para tareas, cocina y documentos
- Cambiar el estado y enviar tus propias plantillas de correo
- Crear una regla a partir de una frase (IA)
- Finalizar menúabierta
- Revisión técnicahecha
Preguntas frecuentes
¿Necesito un plan superior para esto?
No para la regla sencilla. Un desencadenante, condiciones, acciones, una ruta: eso está incluido en todos los planes, también en el gratuito. Growth lo necesitas para ramificaciones, para reglas que generan tareas, Function Sheets, listas de producción, presupuestos o programas, para cambios de estado, para plantillas de correo propias y para la creación de reglas con IA.
¿Qué pasa con mis reglas si cambio de plan?
Las reglas existentes siguen funcionando, aunque usen funciones del plan superior. Puedes verlas, desactivarlas y eliminarlas; para editarlas necesitas el plan que las incluye. Las nuevas que podrás crear entonces vuelven a ser reglas sencillas con una sola ruta.
¿Puede una regla enviar correos a los clientes por error?
Enviar correos es la gracia, pero nunca sin comprobar. «Probar regla» evalúa la regla con un registro real y muestra destinatario, asunto y la ruta que se aplica, sin que salga nada. Cada plantilla instalada empieza desactivada y cualquier regla se puede volver a desactivar con un clic.
¿Puede Univents reaccionar a los correos entrantes?
Sí, mediante el desencadenante «Correo recibido» en la bandeja de entrada conectada. Ahí solo se permiten acciones que no envían, además del borrador de respuesta con IA: Univents escribe el borrador, pero nunca envía por su cuenta; una persona lo lee y lo envía. Es a propósito, porque si no una regla podría responder a su propia respuesta.
¿Puede una acción esperar en lugar de ejecutarse de inmediato?
Sí, durante minutos, horas o días. Al reanudarse, las condiciones se pueden volver a comprobar con el estado actual, así el recordatorio de pago no sale si la factura ya se ha pagado mientras tanto.
¿Cómo sé si una regla se ha ejecutado?
Cada regla guarda un historial: cuándo se activó, qué ruta se aplicó y qué hizo cada acción. En las reglas ramificadas aparece el nombre de la ruta, por eso conviene ponerles nombres comprensibles.
¿Tengo que saber algo de automatización?
No. Eliges un desencadenante de una lista y acciones de otra; la regla terminada se lee como una frase que podrías decir en voz alta. A partir de Growth puedes describirla en una sola frase y dejar que la IA la construya.
¿Qué pasa cuando se agota el crédito de IA?
Entonces se omiten justo las acciones de IA, clasificar un correo recibido y redactar el borrador de respuesta, y el resto de la regla se sigue ejecutando. Las demás acciones no consumen crédito de IA.
¿Listo para empezar?
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