O que se repete sempre, o Univents faz sozinho
Chega um pedido, um orçamento é aceite, uma fatura fica em atraso — e a reação acontece sem que ninguém tenha de se lembrar. A regra é criada uma vez; depois fica na lista como uma única frase.
7 dias gratuitos · sem cartão de crédito · pronto em minutos
- 1Evento criado
- 2Tarefas & Function Sheet
- 3Equipa notificada
Da regra a um processo que corre sozinho
Três passos, sem conhecimentos de programação — a primeira regra fica pronta em poucos minutos.
Escolher o acionador
Novo pedido, orçamento enviado ou aceite, orçamento expirado, fatura paga ou em atraso, contrato assinado, evento confirmado ou cancelado, encomenda na loja online paga, e-mail na caixa de entrada — ou uma data: tantos dias antes do início ou depois do fim.
Exatamente o momento em que, de outra forma, alguém teria de se lembrar
Definir condições e ações
A regra pode ser limitada se só deve valer para certos casos — número de convidados, valor, tipo de evento, idioma. Depois as ações: e-mail a partir de um modelo, notificação à equipa, definir um campo, alterar etiquetas, atribuir um responsável, aguardar.
A regra pronta lê-se como uma frase
Testar e depois ativar
«Testar regra» avalia-a com o último registo correspondente e mostra que caminho seria aplicado, a quem iria o e-mail e com que assunto — sem que nada aconteça. Só depois é que se ativa.
Sem arranque às cegas com dados reais de clientes
Automations: Triggers, Conditions, Actions and AI Creation
Automate recurring workflows: choose from many triggers, add conditions, delays and branches, and fire actions like emails, tasks or production lists. You’ll see how to define various triggers, add conditions like guest count or status, use delays and branches, trigger actions such as emails, setting fields, tasks and production lists, and how to create an automation from an AI description.
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One of the coolest areas of the tool, one that can take a huge amount of work off your hands, is our Automations area. With automations, we can offload a whole lot of work. We’ve defined a whole range of different triggers here. We have everything from a contract being signed, an email received, an event confirmed, days before the event starts, days after the event ends, a new inquiry, an overdue invoice, to once a month — you name it. Pretty much anything you could wish for. Here we then have the option to add different actions. But we also have the option to insert certain conditions in between. Say, days before the event, but only if the guest count is at or above a certain number, or the event status is in a particular state. Only then do we want it to continue. We can also add delays — a number of minutes, hours, days or weeks. Or we can insert branches: only if this is the case do we take this path, otherwise we take that one. We can of course expand on this further with more conditions and more branches. Let’s remove this path for a moment. Then here we have the different actions we can trigger. We can send emails, for example, notify users, set fields — meaning edit certain data on the event or similar — assign staff, create tasks, create function sheets, create production lists, or have the AI carry out certain tasks and classifications. So here we really have the option to build in a huge number of automations and let them run for our everyday workflow. A classic example many of our customers use: five days before the event, or every Friday for the coming week, generate all the production lists — sorted by delivery note and tags and including the relevant suppliers — so we can trigger our order and get everything ready for the coming week. That’s one of those tasks that saves a huge amount of time, and the production lists can also go straight to the right people. We also come with a few templates built in, like an acknowledgment for a new inquiry or notifying the kitchen when an invoice is paid. We keep adding more templates on our end — and of course you can also just describe what you want and have our AI build the whole automation for you.
Uma regra é uma frase, não um diagrama para decifrar
Quando acontece X, fazer Y.
Por cima de cada regra aparece a frase por extenso: «Quando a fatura estiver em atraso, enviar e-mail.» Basta percorrer a lista para saber, sem um único clique, o que está a correr sozinho na empresa.
Cada regra pode ser ativada e desativada individualmente, e o histórico mostra, para cada uma, quando foi acionada e o que cada ação fez. Desativar e eliminar é sempre possível — independentemente do plano.
- Frase em linguagem simples em vez de formulário de configuração
- Cada regra ativável e desativável individualmente
- Histórico por regra: quando, o quê, com que resultado
- 1Evento criado
- 2Tarefas & Function Sheet
- 3Sinal solicitado
Modelos prontos para as rotinas que toda a empresa tem
Instalar, rever, adaptar — começa desativada.
Confirmação de receção de um novo pedido, informar a cozinha assim que uma fatura é paga, criar tarefas após a aceitação do orçamento, fazer seguimento de um orçamento expirado, informar a equipa em caso de cancelamento. Instala-se um modelo, vê-se a regra pronta e adapta-se à empresa. Três das cinco funcionam em qualquer plano; as duas que criam tarefas requerem Growth.
O Univents avisa quando um modelo duplica algo que já está a funcionar: se a página de reservas já responde automaticamente aos pedidos, o aviso aparece no modelo — caso contrário, o mesmo cliente receberia duas confirmações.
- Cinco modelos, três deles em qualquer plano
- Começa desativado, para ser lido primeiro
- Aviso quando um modelo duplica algo
- Finalizar menuem aberto
- Plano de mesasem curso
- Verificação técnicaconcluído
Ramificações: um pedido de empresa não é um casamento
Vários caminhos numa regra — corre o primeiro que se aplicar.
A partir do Growth, uma regra pode ter vários caminhos com condições próprias: eventos empresariais a partir de 50 convidados recebem outra resposta e uma chamada de retorno na lista de tarefas, todos os outros a confirmação padrão. O caminho «Caso contrário» apanha o que não se enquadra em nenhum caminho anterior.
No Canvas, o acionador, a ramificação e as ações aparecem como um fluxo em vez de uma cadeia de formulários. O nome de um caminho volta a aparecer depois no histórico e explica porque é que a regra seguiu exatamente esse percurso.
- Caminhos com condições próprias (a partir do Growth)
- Vence a primeira correspondência, o caminho «Caso contrário» apanha o resto
- Vista Canvas com acionador, caminhos e ações
- 1Tarefas & Function Sheet
- 2Equipa notificada
- 3Sinal solicitado
Regras que criam algo — e não apenas notificam
Tarefa, Function Sheet, lista de produção, orçamento, programa.
A partir do Growth, uma regra cria sozinha o que normalmente alguém cria à mão: tarefas a partir de um modelo, o Function Sheet de um evento confirmado, a lista de produção para a cozinha, um orçamento a partir do modelo de orçamento ou o programa. Acrescem as alterações de estado e o envio dos modelos de e-mail próprios.
Para quem prefere não clicar, basta descrever a regra numa frase e deixar que seja criada: o Univents junta acionador, condições e ações, e o resultado é revisto e guardado. Este caminho também termina numa regra que pode ser editada normalmente.
- Ações de criação para tarefas, cozinha e documentos
- Alterar estado e enviar modelos de e-mail próprios
- Criar uma regra a partir de uma frase (IA)
- Finalizar menuem aberto
- Verificação técnicaconcluído
Perguntas frequentes
É preciso um plano superior para isto?
Para a regra simples, não. Um acionador, condições, ações, um caminho — está incluído em todos os planos, também no gratuito. O Growth é necessário para ramificações, para regras que criam tarefas, Function Sheets, listas de produção, orçamentos ou programas, para alterações de estado, para modelos de e-mail próprios e para a criação de regras com IA.
O que acontece às regras ao mudar de plano?
As regras existentes continuam a funcionar, mesmo as que usam funcionalidades do plano superior. Podem ser consultadas, desativadas e eliminadas; para as editar é necessário o plano que as inclui. Novas regras voltam a poder ser criadas apenas como regras simples, com um caminho.
Uma regra pode enviar e-mails a clientes por engano?
Enviar e-mails é o objetivo — mas nunca sem verificação. «Testar regra» avalia a regra com um registo real e mostra destinatário, assunto e o caminho aplicado, sem que nada seja enviado. Cada modelo instalado começa desativado, e qualquer regra pode ser desativada com um clique.
O Univents consegue reagir a e-mails recebidos?
Sim, através do acionador «E-mail recebido» na caixa de entrada ligada. Aí só são permitidas ações que não enviam, além do rascunho de resposta com IA: o Univents escreve o rascunho, mas nunca envia sozinho — uma pessoa lê e envia. É de propósito; caso contrário, uma regra poderia responder à sua própria resposta.
Uma ação pode esperar em vez de correr de imediato?
Sim, durante minutos, horas ou dias. Ao retomar, as condições podem ser verificadas de novo com o estado atual — assim o aviso de pagamento não é enviado se a fatura entretanto foi paga.
Como saber se uma regra foi executada?
Cada regra mantém um histórico: quando foi acionada, que caminho foi aplicado e o que cada ação fez. Nas regras com ramificações, aparece lá o nome do caminho — por isso compensa dar nomes claros aos caminhos.
É preciso saber de automatização?
Não. Escolhe-se um acionador numa lista e ações noutra; a regra pronta lê-se depois como uma frase que se podia dizer em voz alta. A partir do Growth, é possível descrevê-la numa frase e deixar a IA criá-la.
O que acontece quando o saldo de IA se esgota?
Nesse caso, são ignoradas precisamente as ações de IA — classificar um e-mail recebido e o rascunho de resposta — e o resto da regra continua a ser executado. Nenhuma outra ação consome saldo de IA.
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