Wat steeds hetzelfde is, doet Univents vanzelf
Er komt een aanvraag binnen, een offerte wordt geaccepteerd, een factuur is achterstallig — en de reactie daarop gebeurt zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Je maakt de regel één keer aan; daarna staat hij als één zin in de lijst.
7 dagen gratis · geen creditcard · in minuten startklaar
- 1Evenement wordt aangemaakt
- 2Taken & Function Sheet
- 3Team krijgt melding
Van regel naar een proces dat zonder jou draait
Drie stappen, geen programmeerkennis — je eerste regel staat binnen enkele minuten.
Trigger kiezen
Nieuwe aanvraag, offerte verstuurd of geaccepteerd, offerte verlopen, factuur betaald of achterstallig, contract ondertekend, evenement bevestigd of afgezegd, bestelling in de webshop betaald, e-mail in de inbox — of een datum: zoveel dagen vóór het begin of na het einde.
Precies het moment waar anders iemand aan moet denken
Voorwaarden en acties instellen
Beperk de regel als hij alleen voor bepaalde gevallen moet gelden — aantal gasten, bedrag, soort evenement, taal. Dan de acties: e-mail vanuit een sjabloon, melding aan het team, veld instellen, tags wijzigen, iemand verantwoordelijk maken, wachten.
De voltooide regel leest als één zin
Eerst testen, dan inschakelen
“Regel testen” beoordeelt de regel aan de hand van het laatste passende record en toont welk pad zou worden gevolgd, wie de mail zou ontvangen en met welk onderwerp — zonder dat er iets gebeurt. Pas daarna schakel je de regel in.
Geen blinde start op echte klantgegevens
Automations: Triggers, Conditions, Actions and AI Creation
Automate recurring workflows: choose from many triggers, add conditions, delays and branches, and fire actions like emails, tasks or production lists. You’ll see how to define various triggers, add conditions like guest count or status, use delays and branches, trigger actions such as emails, setting fields, tasks and production lists, and how to create an automation from an AI description.
Hoofdstukken
Transcript tonen
One of the coolest areas of the tool, one that can take a huge amount of work off your hands, is our Automations area. With automations, we can offload a whole lot of work. We’ve defined a whole range of different triggers here. We have everything from a contract being signed, an email received, an event confirmed, days before the event starts, days after the event ends, a new inquiry, an overdue invoice, to once a month — you name it. Pretty much anything you could wish for. Here we then have the option to add different actions. But we also have the option to insert certain conditions in between. Say, days before the event, but only if the guest count is at or above a certain number, or the event status is in a particular state. Only then do we want it to continue. We can also add delays — a number of minutes, hours, days or weeks. Or we can insert branches: only if this is the case do we take this path, otherwise we take that one. We can of course expand on this further with more conditions and more branches. Let’s remove this path for a moment. Then here we have the different actions we can trigger. We can send emails, for example, notify users, set fields — meaning edit certain data on the event or similar — assign staff, create tasks, create function sheets, create production lists, or have the AI carry out certain tasks and classifications. So here we really have the option to build in a huge number of automations and let them run for our everyday workflow. A classic example many of our customers use: five days before the event, or every Friday for the coming week, generate all the production lists — sorted by delivery note and tags and including the relevant suppliers — so we can trigger our order and get everything ready for the coming week. That’s one of those tasks that saves a huge amount of time, and the production lists can also go straight to the right people. We also come with a few templates built in, like an acknowledgment for a new inquiry or notifying the kitchen when an invoice is paid. We keep adding more templates on our end — and of course you can also just describe what you want and have our AI build the whole automation for you.
Een regel is een zin, geen diagram om te ontcijferen
Als X gebeurt, dan Y.
Boven elke regel staat die uitgeschreven: “Als factuur achterstallig is, dan e-mail versturen.” Wie de lijst doorloopt, weet zonder één klik wat er in het bedrijf nu vanzelf draait.
Elke regel kun je afzonderlijk aan- en uitzetten, en de geschiedenis laat per regel zien wanneer die is geactiveerd en wat elke actie heeft gedaan. Uitzetten en verwijderen kan altijd — ongeacht je abonnement.
- Zin in gewone taal in plaats van configuratieformulier
- Elke regel afzonderlijk aan- en uitzetten
- Geschiedenis per regel: wanneer, wat, met welk resultaat
- 1Evenement wordt aangemaakt
- 2Taken & Function Sheet
- 3Aanbetaling aangevraagd
Kant-en-klare sjablonen voor de processen die elk bedrijf heeft
Installeren, bekijken, aanpassen — de regel start uitgeschakeld.
Ontvangstbevestiging bij een nieuwe aanvraag, keuken informeren zodra een factuur is betaald, taken aanmaken na acceptatie van een offerte, opvolgen bij een verlopen offerte, team informeren bij een afzegging. Je installeert een sjabloon, bekijkt de kant-en-klare regel en past hem aan je bedrijf aan. Drie van de vijf draaien in elk abonnement; de twee die taken aanmaken hebben Growth nodig.
Univents waarschuwt als een sjabloon overlapt met iets wat al draait: beantwoordt je boekingspagina aanvragen al automatisch, dan staat er een waarschuwing bij het sjabloon — anders kreeg dezelfde klant twee bevestigingen.
- Vijf sjablonen, drie daarvan in elk abonnement
- Start uitgeschakeld, zodat je hem eerst kunt lezen
- Waarschuwing als een sjabloon iets dubbel doet
- Menu afrondenopen
- Tafelschikkingbezig
- Techniekcheckafgerond
Vertakkingen: een zakelijke aanvraag is geen bruiloft
Meerdere paden in één regel — het eerste dat past, wordt uitgevoerd.
Vanaf Growth kan een regel meerdere paden bevatten, elk met eigen voorwaarden: bedrijfsevenementen vanaf 50 gasten krijgen een ander antwoord en een terugbeltaak op de takenlijst, alle anderen de standaardbevestiging. Het anders-pad vangt op wat in geen enkel eerder pad past.
In Canvas zie je trigger, vertakking en acties als een verloop in plaats van een reeks formulieren. De naam van een pad komt later terug in de geschiedenis en legt uit waarom de regel precies die route nam.
- Paden met eigen voorwaarden (vanaf Growth)
- Eerste treffer wint, anders-pad vangt de rest op
- Canvas-weergave met trigger, paden en acties
- 1Taken & Function Sheet
- 2Team krijgt melding
- 3Aanbetaling aangevraagd
Regels die iets aanmaken — niet alleen een melding sturen
Taak, Function Sheet, productielijst, offerte, draaiboek.
Vanaf Growth maakt een regel zelf aan wat anders iemand met de hand aanmaakt: taken uit een sjabloon, het Function Sheet bij het bevestigde evenement, de productielijst voor de keuken, een offerte uit je eigen offertesjabloon of het draaiboek. Daarnaast kun je statussen wijzigen en je eigen mailsjablonen versturen.
Wil je niet klikken, beschrijf de regel dan in één zin en laat hem bouwen: Univents stelt er trigger, voorwaarden en acties van samen, jij controleert het resultaat en slaat het op. Ook deze weg eindigt bij een regel die je daarna gewoon kunt bewerken.
- Aanmaakacties voor taken, keuken en documenten
- Status wijzigen & eigen mailsjablonen versturen
- Regel laten bouwen uit één zin (AI)
- Menu afrondenopen
- Techniekcheckafgerond
Veelgestelde vragen
Heb ik hiervoor een groter abonnement nodig?
Voor de eenvoudige regel niet. Eén trigger, voorwaarden, acties, één pad — dat zit in elk abonnement, ook in het gratis abonnement. Growth heb je nodig voor vertakkingen, voor regels die taken, Function Sheets, productielijsten, offertes of draaiboeken aanmaken, voor statuswijzigingen, voor eigen mailsjablonen en voor het bouwen van regels met AI.
Wat gebeurt er met mijn regels als ik van abonnement wissel?
Bestaande regels blijven doorlopen, ook als ze functies uit het grotere abonnement gebruiken. Je kunt ze bekijken, uitschakelen en verwijderen; om ze te bewerken heb je het abonnement nodig dat ze bevat. Nieuwe regels kun je daarna weer alleen eenvoudig aanmaken, met één pad.
Kan een regel per ongeluk mails naar klanten sturen?
Mails versturen is het doel — maar nooit ongecontroleerd. “Regel testen” beoordeelt de regel aan de hand van een echt record en toont ontvanger, onderwerp en het pad dat wordt gevolgd, zonder dat er iets wordt verstuurd. Elk geïnstalleerd sjabloon staat standaard uit, en elke regel kun je met één klik weer uitschakelen.
Kan Univents reageren op binnenkomende e-mails?
Ja, via de trigger “E-mail ontvangen” op de gekoppelde inbox. Daar zijn alleen acties toegestaan die niets versturen, plus het AI-antwoordconcept: Univents schrijft het concept, maar verstuurt nooit zelf — een mens leest het en verstuurt het. Dat is bewust, anders zou een regel op zijn eigen antwoord kunnen reageren.
Kan een actie wachten in plaats van direct te worden uitgevoerd?
Ja, met minuten, uren of dagen. Bij hervatten kunnen de voorwaarden opnieuw tegen de actuele stand worden gecontroleerd — dan gaat de betalingsherinnering niet de deur uit als de factuur intussen is betaald.
Hoe weet ik of een regel echt is uitgevoerd?
Elke regel houdt een geschiedenis bij: wanneer de regel is afgegaan, welk pad is gevolgd en wat elke afzonderlijke actie heeft gedaan. Bij vertakte regels staat daar de naam van het pad — daarom loont het om paden duidelijk te benoemen.
Moet ik verstand hebben van automatisering?
Nee. Je kiest een trigger uit een lijst en acties uit een lijst; de voltooide regel staat daarna als één zin die je hardop kunt voorlezen. Vanaf Growth kun je hem in plaats daarvan in één zin beschrijven en door de AI laten bouwen.
Wat gebeurt er als het AI-tegoed op is?
Dan worden precies de AI-acties overgeslagen — een binnengekomen mail classificeren en het antwoordconcept — en de rest van de regel loopt gewoon door. Alle andere acties verbruiken geen AI-tegoed.
Klaar om te beginnen?
Probeer Univents gratis en ervaar hoe eenvoudig eventmanagement kan zijn.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.