Inkoop en calculatie rekenen met dezelfde cijfers
Je legt één keer vast hoe je zaak rekent: één serviceleiding per aangevangen 100 gasten, kinderen tellen als half. Bij het evenement worden dat reserveringen die wijzigingen volgen – met prijzen uit het artikelbestand in plaats van een tweede waarheid in een spreadsheet.
7 dagen gratis · geen creditcard · in minuten startklaar
- Runderfilet · Leverancier Noordnieuw
- Buffetpakket Classicprijs vanaf 1 nov
Van regel tot bestelde goederen
Drie stappen van het eerste model tot de bestelling.
Een model maken
Onder Under Settings → Calculatie leg je één keer vast hoe je rekent: voorwaarden, referentiehoeveelheid, formule en doel, elke regel op één rij.
Eén keer opgeslagen, geldt voor elk evenement van dat type.
De calculatie vooraf bekijken
Je vult het gastenaantal, de duur of de afstand in en ziet het resultaat meteen. Elk getal komt met zijn reden.
Je ziet waarom er twee serviceleidingen uitkomen.
Toepassen op het evenement
Het model maakt de reserveringen en volgt gasten, tijden en ruimtes. Zodra een document is verzonden, blijft alles staan.
Offerte en calculatie blijven gelijk lopen.
Je calculatie als model, niet als spreadsheet
Regels als ‘één serviceleiding per aangevangen 100 gasten’ of ‘kinderen tellen als half’ staan één keer in het model.
Een model hoort bij een soort evenement en verbindt voorwaarde, referentiehoeveelheid, formule en doel. Een regel kan vanaf 150 eters een tweede serviceleiding toevoegen, kinderen met factor 0,5 meetellen of afhangen van de gereserveerde omzet. Meerdere regels op hetzelfde doel tellen op.
De proefberekening noemt bij elk doel de reden, bijvoorbeeld ‘2 serviceleidingen: per aangevangen 100 eters, 110 eters’, en toont overgeslagen regels met hun oorzaak. Calculatiemodellen zijn er vanaf het pakket Growth.
- Eén model per soort evenement
- Regels met voorwaarde, formule en doel
- Proefberekening met een reden bij elk getal
- 1Regel: per aangevangen 100 gasten
- 22 serviceleidingen
- 3De reden staat ernaast
De calculatie rekent mee op het evenement
Het model wordt reserveringen – en die blijven bewegen zolang er geen document uit is.
Veranderen het gastenaantal, gastengroepen, tijden of ruimtes, dan volgen de hoeveelheden van de calculatieposten vanzelf. Zodra een offerte, een factuur of een orderbevestiging is verzonden, verandert de calculatie niets meer uit zichzelf: een bevestigd evenement rekent niet stilletjes anders. Verzonden documenten blijven ongewijzigd, ook als je de calculatie bewust opnieuw toepast.
Personeelsrollen uit de calculatie worden open diensten, en een draaiboekmodel wordt de planning van het evenement. Prijzen komen altijd uit het artikelbestand en de prijsregels.
- Volgt gasten, gastengroepen, tijden en ruimtes
- Zet vast zodra een document is verzonden
- Personeelsrollen worden open diensten
- Buffet Classic€ 1.375volgt
- Serviceleiding ×22 dienstenopen
- Offerte verzondenvast
Hoeveelheden, varianten en prijzen
Wat je op het artikel bijhoudt, rekent het evenement mee – in alle pakketten. Meerdere varianten per artikel zijn beschikbaar vanaf Growth.
Een hoeveelheidsregel op het artikel, zoals ‘1 per 10 gasten, minimaal 2’, volgt een nieuw gastenaantal zonder dat iemand iets herberekent. Een artikel kan meerdere varianten hebben – cola in 0,2 l, 0,33 l en 1,0 l – elk met eigen prijs, inkoopprijs, voorraad en artikelnummer; omschrijving, afbeeldingen en allergenen staan één keer op het hoofdartikel.
Je plant nieuwe verkoop- en inkoopprijzen vanaf een ingangsdatum: eerdere datums rekenen met de oude prijs en verzonden documenten blijven ongewijzigd. Veel prijzen tegelijk aanpassen gaat met een percentage en afronding, met een proefbeeld voordat je toepast.
- Hoeveelheidsregel per artikel
- Meerdere varianten per artikel
- Prijzen met ingangsdatum, in bulk aangepast
- Cola 0,33 lper 10 gastenactief
- Cola 1,0 lper 20 gastenactief
- Inkoopprijsvanaf 1 novgepland
Leveranciers, prijslijsten en prijsgroepen
Hetzelfde artikel kan bij meerdere leveranciers verschillend kosten.
Per leverancier houd je een eigen inkoopprijs, het artikelnummer en de verpakkingseenheid bij; bestelling en inkoopwaarde rekenen met de prijs van de gekozen leverancier. Prijsgroepen geven bureaus, beursklanten en vaste klanten eigen prijzen – de groep hangt aan de klant of aan één boekingspagina.
Univents leest prijslijsten in: je uploadt ze, stuurt ze door per e-mail, of de leverancier uploadt ze in het leveranciersportaal. In een controllijst neem je nieuwe inkoopprijzen over vanaf een ingangsdatum; het inlezen wordt via je AI-tegoed afgerekend. Leveranciers en prijsgroepen zijn er vanaf het pakket Growth.
- Meerdere leveranciers per artikel
- Prijsgroepen voor bureaus, beurzen en vaste klanten
- Read prijslijsten, controleren, overnemen
- 1142 artikelen herkend
- 23 prijzen te controleren
- 3overgenomen vanaf 1 nov
Bestellingen bij leveranciers
Je bestelt per leverancier – en de status komt terug.
Je bestelt per leverancier, crediteert en bestelt opnieuw. Leveranciers zien het gastenaantal en de hoeveelheid per gast, wijzen losse artikelen af en stellen een vervanger voor. De paklijst kan per leverancier worden gegroepeerd, en het rapport inkoopwaarde rekent met de bestelprijs.
Bestellingen bij leveranciers zijn er vanaf het pakket Core.
- Bestellen, crediteren en opnieuw bestellen per leverancier
- Afwijzingen en vervangvoorstellen van leveranciers
- Paklijst per leverancier, inkoopwaarde tegen bestelprijs
Veelgestelde vragen
Wat is een calculatiemodel?
Een model legt vast hoe een zaak rekent: voorwaarden, referentiehoeveelheid, formule en doel, bijvoorbeeld ‘één serviceleiding per aangevangen 100 gasten’. Het hoort bij een soort evenement en rekent de reserveringen uit op het evenement, in plaats van dat iemand de behoefte elke keer invoert.
Wat gebeurt er als er al een offerte voor een evenement is verzonden?
Dan verandert de calculatie niets meer uit zichzelf. Een bevestigd evenement rekent niet stilletjes anders, en verzonden documenten blijven ongewijzigd. Automatisch herberekenen komt terug zodra er geen document is verzonden, bijvoorbeeld na een creditering.
Rekent de calculatie opnieuw als het gastenaantal verandert?
Ja. Veranderen het gastenaantal, gastengroepen, tijden of ruimtes, dan volgen de hoeveelheden van de calculatieposten. Wie een post zelf aanpast, houdt die: hij krijgt dan een notitie dat hij de calculatie niet meer volgt.
Kan ik de prijzen van veel artikelen tegelijk aanpassen?
Ja, met een percentage en afronding, plus een proefbeeld. Nieuwe prijzen gelden vanaf een datum: eerdere datums rekenen met de oude prijs en al verzonden documenten blijven ongewijzigd.
Hoe komen inkoopprijzen van leveranciers in het systeem?
Je uploadt de prijslijst, stuurt hem door per e-mail, of de leverancier uploadt hem in het leveranciersportaal. Univents herkent de artikelen, jij controleert ze in een lijst en neemt nieuwe inkoopprijzen over vanaf een ingangsdatum. Het inlezen wordt via je AI-tegoed afgerekend.
Klaar om te beginnen?
Probeer Univents gratis en ervaar hoe eenvoudig eventmanagement kan zijn.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.