Compras y cálculo trabajan con las mismas cifras
Tú registras cómo calcula tu empresa: una supervisión de servicio por cada 100 invitados iniciados, los niños cuentan como medio. En el evento eso se convierte en reservas que siguen los cambios, con precios del catálogo en lugar de una segunda verdad en una hoja de cálculo.
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De la regla al pedido
Tres pasos desde la primera plantilla hasta el pedido.
Crear una plantilla
En Under Settings → Cálculo defines una vez cómo calculas: condiciones, cantidad de referencia, fórmula y destino, cada regla en una línea.
Guardada una vez, se aplica a cada evento de ese tipo.
Ver el cálculo en la vista previa
Introduces el número de invitados, la duración o la distancia y ves el resultado al momento. Cada cifra viene con su motivo.
Ves por qué salen dos supervisiones.
Aplicarlo en el evento
La plantilla crea las reservas y sigue a invitados, horarios y salas. En cuanto se envía un documento, todo queda fijo.
Presupuesto y cálculo se mantienen alineados.
Tu cálculo como plantilla, no como hoja de cálculo
Reglas como «una supervisión de servicio por cada 100 invitados iniciados» o «los niños cuentan como medio» viven en la plantilla, una sola vez.
Una plantilla pertenece a un tipo de evento y une condición, cantidad de referencia, fórmula y destino. Una regla puede añadir una segunda supervisión a partir de 150 comensales, contar a los niños con un factor de 0,5 o depender del volumen de ventas reservado. Varias reglas sobre el mismo destino se suman.
La vista previa indica el motivo de cada destino, por ejemplo «2 supervisiones: por cada 100 comensales iniciados, 110 comensales», y muestra las reglas omitidas con su causa. Las plantillas de cálculo están disponibles desde el plan Growth.
- Una plantilla por tipo de evento
- Reglas con condición, fórmula y destino
- Vista previa con el motivo de cada cifra
- 1Regla: por cada 100 invitados iniciados
- 22 supervisiones de servicio
- 3El motivo está al lado
El cálculo se recalcula en el evento
La plantilla se convierte en reservas, y estas siguen moviéndose mientras no haya salido ningún documento.
Cuando cambian el número de invitados, los grupos de invitados, los horarios o las salas, las cantidades de las posiciones de cálculo se ajustan solas. En cuanto se ha enviado un presupuesto, una factura o una confirmación de pedido, el cálculo ya no cambia nada por su cuenta: un evento confirmado no calcula de forma distinta en silencio. Los documentos enviados no cambian, aunque vuelvas a aplicar el cálculo a propósito.
Los roles de personal del cálculo se convierten en turnos abiertos, y una plantilla de programa se convierte en la previsión del evento. Los precios siempre vienen del catálogo de artículos y de las reglas de precio.
- Sigue a invitados, grupos, horarios y salas
- Se fija en cuanto se envía un documento
- Los roles de personal se convierten en turnos abiertos
- Buffet Classic1.375 €sigue
- Supervisión ×22 turnosabiertos
- Presupuesto enviadofijo
Cantidades, variantes y precios
Lo que mantienes en el artículo es lo que se calcula en el evento, en todos los planes. Varias variantes por artículo están disponibles a partir de Growth.
Una regla de cantidad en el artículo, como «1 por cada 10 invitados, como mínimo 2», sigue al nuevo número de invitados sin que nadie recalcule. Un artículo puede tener varias variantes (cola en 0,2 l, 0,33 l y 1,0 l), cada una con su precio, precio de compra, stock y número de artículo; la descripción, las imágenes y los alérgenos están una sola vez en el artículo principal.
Planificas nuevos precios de venta y de compra a partir de una fecha de validez: las fechas anteriores calculan con el precio anterior y los documentos enviados no cambian. Cambiar muchos precios a la vez funciona con un porcentaje y un redondeo, con una vista previa antes de aplicar.
- Regla de cantidad por artículo
- Varias variantes por artículo
- Precios con fecha de validez, cambiados en bloque
- Cola 0,33 lpor 10 invitadosactiva
- Cola 1,0 lpor 20 invitadosactiva
- Precio de compradesde el 1 novplanificado
Proveedores, listas de precios y grupos de precios
El mismo artículo puede costar distinto en varios proveedores.
Por proveedor mantienes su propio precio de compra, número de artículo y formato de envase; el pedido y el coste de materia prima calculan con el precio del proveedor elegido. Los grupos de precios dan precios propios a agencias, clientes de ferias y clientes habituales: el grupo está en el cliente o en una página de reserva concreta.
Univents lee las listas de precios: las subes, las reenvías por correo o el proveedor las sube en el portal de proveedores. En una lista de revisión aplicas los nuevos precios de compra a partir de una fecha de validez; la lectura se factura con tu saldo de IA. Los proveedores y los grupos de precios están disponibles desde el plan Growth.
- Varios proveedores por artículo
- Grupos de precios para agencias, ferias y clientes habituales
- Read listas de precios, revisarlas, aplicarlas
- 1142 artículos reconocidos
- 23 precios por revisar
- 3aplicados desde el 1 nov
Pedidos a proveedores
Se pide por proveedor, y el estado vuelve.
Pides por proveedor, anulas y vuelves a pedir. Los proveedores ven el número de invitados y la cantidad por invitado, rechazan artículos sueltos y proponen un sustituto. La lista de carga se puede agrupar por proveedor, y el informe de coste de materia prima calcula con el precio del pedido.
Los pedidos a proveedores están disponibles desde el plan Core.
- Pedir, anular y volver a pedir por proveedor
- Rechazos y sustitutos propuestos por los proveedores
- Lista de carga por proveedor, coste de materia prima con el precio del pedido
Preguntas frecuentes
¿Qué es una plantilla de cálculo?
Una plantilla recoge cómo calcula una empresa: condiciones, cantidad de referencia, fórmula y destino, por ejemplo «una supervisión de servicio por cada 100 invitados iniciados». Pertenece a un tipo de evento y calcula las reservas en el evento, en lugar de que alguien introduzca la necesidad cada vez.
¿Qué pasa si ya se ha enviado un presupuesto para un evento?
Entonces el cálculo ya no cambia nada por su cuenta. Un evento confirmado no calcula de forma distinta en silencio, y los documentos enviados no cambian. El recálculo automático vuelve cuando no se ha enviado ningún documento, por ejemplo tras una anulación.
¿El cálculo se recalcula cuando cambia el número de invitados?
Sí. Cuando cambian el número de invitados, los grupos, los horarios o las salas, las cantidades de las posiciones de cálculo se ajustan. Quien cambia una posición a mano la conserva: entonces lleva una nota de que ya no sigue el cálculo.
¿Puedo cambiar los precios de muchos artículos a la vez?
Sí, con un porcentaje y un redondeo, además de una vista previa. Los nuevos precios valen a partir de una fecha: las fechas anteriores calculan con el precio anterior y los documentos ya enviados no cambian.
¿Cómo llegan los precios de compra de los proveedores al sistema?
Subes la lista de precios, la reenvías por correo o el proveedor la sube en el portal de proveedores. Univents reconoce los artículos, tú los revisas en una lista y aplicas los nuevos precios de compra a partir de una fecha de validez. La lectura se factura con tu saldo de IA.
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