Cada correo llega al evento correcto
El software de eventos para catering con bandeja de entrada de correo: las solicitudes llegan solas al evento correcto y, con un clic, un hilo de correo se convierte en un borrador de presupuesto.
7 días gratis · sin tarjeta de crédito · listo en minutos
- Boda BergmannNuevo
- Fiesta de verano RheinwerkAsignado
Así fluye tu comunicación por correo en Univents
Del primer contacto al presupuesto enviado: todo en un solo lugar, sin cambiar de herramienta.
Configura el reenvío
Configura una dirección de correo propia para solicitudes o sigue usando la que ya tienes.
Ninguna solicitud se pierde ya en la bandeja de entrada general.
Los correos se asignan automáticamente
Las solicitudes entrantes llegan como tarjeta al tablero de solicitudes; los hilos de correo existentes se vinculan solos al evento o contacto correcto.
Se acabó buscar en la bandeja de entrada personal.
Responde con plantillas o deja que la IA redacte el presupuesto
Usa plantillas para las respuestas recurrentes o genera con un clic un borrador de presupuesto a partir de un hilo de correo.
De una solicitud sale en minutos un presupuesto revisado.
Sending a Quote and Following Up Automatically
How a quote goes out: before sending, the app checks whether the document is complete, names any missing fields in plain language, and only then lets you send. After that: what happens once it’s sent, how a revised version replaces the old one in your lists, and how an expired quote is handled.
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Our inquiry is in, our quote is ready – now we naturally want to send it out to our customer. So we can go through all the points here once more, and once everything checks out and the PDF has been generated, we can take a look at the PDF and check that everything is right. Then we send the quote out to the customer. Yes, we really do want to send it. It then goes out to the customer with an email and a link. We can set it so the PDF is sent along directly. And that’s everything taken care of. So in the event, under Documents, we can see our quote again. We also see that under Reminders we have the option to have follow-up emails sent to the customer automatically by the system. That means we can say: remind one day after sending, remind three days after sending. Those go out to the customer – but we can also send them to ourselves internally at the same time, so we know too: this quote is still open, we might want to follow up ourselves. There we can also see the quote has been sent out. Now the view is actually locked. If the customer were to come back afterwards with a request like “we’d like this or that change in the quote”, we can simply go in and create a new version from this quote. That means all the line items from the corresponding quote get carried over again. We can adjust the relevant points – let’s say we only need the Buffet Classic 170 times instead of 180 times – and then send the whole thing back out to the customer as a new version. We can see it’s now being prepared, checked and then sent again. That’s how we can make all the changes to a quote right here in the event. In the next video we’ll also cover how the customer could request this themselves directly, so we can simply adopt it – we’ll take a closer look at that then. We also see here that if we go in and the quote has been open for a while, we can send manual follow-up emails directly from the system as well, and attach the quote PDF along with it if needed. And of course, if we get a manual response by phone or similar, we also have the option to accept the quote by hand, which then marks the event as completed and triggers the relevant automations.
Una bandeja de entrada, cada correo en su evento
Los hilos de correo llegan a un punto central y se vinculan automáticamente al evento o contacto que corresponde.
En lugar de buscar correos en una bandeja de entrada personal, se reúnen directamente en el software de eventos. Cada hilo queda asignado al instante al evento o contacto correcto.
En la bandeja de entrada del equipo, todos ven de un vistazo qué pertenece a una solicitud o a un evento reservado, sin reenvíos y sin que se pierda información.
- Hilos de correo vinculados automáticamente al evento
- Visible para todos en la bandeja de entrada del equipo
- Se acabó buscar en la bandeja de entrada personal
- Boda BergmannNuevo
- Fiesta de verano RheinwerkAsignado
- Fiesta de Navidad NordlichtBorrador listo
Dirección de reenvío para tu tablero de solicitudes
Configúralo una vez y cada solicitud llegará automáticamente como tarjeta al tablero.
Cada empresa recibe una dirección de reenvío generada. Si reenvías a ella tu dirección actual de solicitudes, cada mensaje nuevo crea automáticamente una tarjeta en el tablero de solicitudes, con contacto, mensaje y adjuntos.
Nada se pierde ya en una bandeja de entrada compartida, y el equipo ve al instante qué solicitud es nueva, está en curso o ya tiene presupuesto.
- Dirección de reenvío por empresa
- Tarjeta de solicitud automática en el tablero de solicitudes
- Contacto, mensaje y adjuntos incluidos
De un correo a un borrador de presupuesto
Basta un clic: contacto, solicitud y borrador de presupuesto directamente desde el hilo de correo.
A partir de un hilo de correo entrante, la IA puede crear automáticamente el contacto correspondiente, abrir la solicitud y preparar un borrador de presupuesto.
El borrador es una propuesta: tu equipo lo revisa y lo ajusta antes de enviarlo. Así te ahorras teclear a mano sin perder el control.
- Contacto reconocido y creado automáticamente
- Solicitud creada directamente desde el hilo de correo
- Borrador de presupuesto como propuesta, revisión humana
- 1Contacto reconocido
- 2Solicitud creada
- 3Borrador de presupuesto creado
Envía presupuestos y facturas directamente desde el sistema
Envío con estado de entrega, más plantillas para respuestas recurrentes.
Envía presupuestos y facturas directamente desde el software de eventos, sin subir adjuntos a mano. El estado de entrega te indica si un correo ha llegado.
Para las respuestas recurrentes usas plantillas de correo, y toda la comunicación de un evento queda al alcance de todo el equipo, también más adelante.
- Envío con estado de entrega
- Plantillas de correo para respuestas estándar
- Historial de comunicación visible en la bandeja de entrada del equipo
Preguntas frecuentes
¿Qué software de eventos ofrece bandejas de correo integradas para equipos de catering?
Univents integra una bandeja de entrada de correo central directamente en el software de eventos para equipos de catering: los hilos de correo se vinculan automáticamente al evento o contacto correcto, las solicitudes entrantes llegan al tablero de solicitudes a través de una dirección propia y, con un clic, un hilo de correo se convierte en un borrador de presupuesto.
¿Por qué es tan difícil asignar correos a eventos en la práctica?
En una bandeja de entrada compartida, las solicitudes de varios interlocutores acaban a menudo en el mismo hilo a lo largo de meses; sin una asignación fija, el equipo pierde enseguida la visión de quién prometió qué y cuándo. Univents lo resuelve vinculando cada correo automáticamente al evento o contacto correspondiente: en una bandeja de entrada conectada al workspace, todo el equipo ve al instante dónde está asignado un correo, en lugar de buscarlo suelto en la bandeja.
¿Necesito una dirección de remitente propia para las solicitudes?
No, puedes seguir usando tu dirección actual. Para clasificar automáticamente las solicitudes recibes además una dirección de reenvío generada: reenvía a ella tu dirección de solicitudes y cada mensaje nuevo creará directamente una tarjeta en el tablero de solicitudes.
¿Qué pasa con los adjuntos y presupuestos que llegan por correo?
Los adjuntos se conservan en el hilo de correo correspondiente y, con él, en el evento o contacto al que pertenece. Los presupuestos y las facturas los envías directamente desde el sistema, con estado de entrega, en lugar de adjuntarlos a mano.
¿Sustituye la bandeja de entrada de correo a mi Outlook o Gmail de siempre?
Sobre todo elimina la necesidad de clasificar o reenviar a mano los correos de los eventos. La comunicación de un evento se centraliza en la bandeja de entrada del equipo dentro del software de eventos, para que todos vean la misma información.
¿Es la bandeja de entrada de correo parte del software de eventos o una herramienta aparte?
Forma parte del software de eventos para catering de Univents. La bandeja de entrada está integrada en la misma interfaz que los eventos, los presupuestos y la cocina – no necesitas un programa de correo aparte.
¿Puedo conectar mi bandeja de entrada actual o necesito una dirección nueva?
Ambas opciones son posibles. Puedes conectar tu bandeja de entrada actual mediante reenvío o usar una dirección de solicitudes específica de Univents – en ambos casos, el correo llega automáticamente al evento correcto.
¿Pueden varios miembros del equipo ver los mismos correos?
Sí. Cada correo entrante es visible directamente en el evento correspondiente para los miembros del equipo con permiso – sin reenvíos ni cadenas de CC.
¿Cómo sabe el software de eventos a qué evento pertenece un correo?
Univents asigna automáticamente los correos entrantes según el remitente, el asunto y las asignaciones de eventos existentes – si no está claro, el sistema sugiere eventos adecuados en lugar de asignar el correo a ciegas.
¿Listo para empezar?
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