Każdy e-mail trafia do właściwego wydarzenia
Oprogramowanie do wydarzeń cateringowych ze skrzynką e-mail: zapytania automatycznie trafiają do właściwego wydarzenia, a z wątku e-mail jednym kliknięciem powstaje wersja robocza oferty.
7 dni za darmo · bez karty kredytowej · gotowe w kilka minut
- Wesele BergmannNowe
- Piknik letni RheinwerkPrzypisane
Tak działa Twoja komunikacja e-mail w Univents
Od pierwszego kontaktu do wysłanej oferty – wszystko w jednym miejscu, bez przełączania narzędzi.
Skonfiguruj przekierowanie
Skonfiguruj osobny adres e-mail na zapytania albo dalej używaj dotychczasowego.
Żadne zapytanie nie zginie już we wspólnej skrzynce.
Wiadomości są przypisywane automatycznie
Przychodzące zapytania trafiają jako karta na tablicę zapytań, a istniejące wątki e-mail automatycznie przypinają się do właściwego wydarzenia lub kontaktu.
Koniec z szukaniem w prywatnej skrzynce.
Odpowiadaj szablonami albo pozwól AI przygotować ofertę
Używaj szablonów do powtarzalnych odpowiedzi albo jednym kliknięciem utwórz wersję roboczą oferty z wątku e-mail.
Z zapytania w kilka minut powstaje sprawdzona oferta.
Sending a Quote and Following Up Automatically
How a quote goes out: before sending, the app checks whether the document is complete, names any missing fields in plain language, and only then lets you send. After that: what happens once it’s sent, how a revised version replaces the old one in your lists, and how an expired quote is handled.
Rozdziały
Pokaż transkrypcję
Our inquiry is in, our quote is ready – now we naturally want to send it out to our customer. So we can go through all the points here once more, and once everything checks out and the PDF has been generated, we can take a look at the PDF and check that everything is right. Then we send the quote out to the customer. Yes, we really do want to send it. It then goes out to the customer with an email and a link. We can set it so the PDF is sent along directly. And that’s everything taken care of. So in the event, under Documents, we can see our quote again. We also see that under Reminders we have the option to have follow-up emails sent to the customer automatically by the system. That means we can say: remind one day after sending, remind three days after sending. Those go out to the customer – but we can also send them to ourselves internally at the same time, so we know too: this quote is still open, we might want to follow up ourselves. There we can also see the quote has been sent out. Now the view is actually locked. If the customer were to come back afterwards with a request like “we’d like this or that change in the quote”, we can simply go in and create a new version from this quote. That means all the line items from the corresponding quote get carried over again. We can adjust the relevant points – let’s say we only need the Buffet Classic 170 times instead of 180 times – and then send the whole thing back out to the customer as a new version. We can see it’s now being prepared, checked and then sent again. That’s how we can make all the changes to a quote right here in the event. In the next video we’ll also cover how the customer could request this themselves directly, so we can simply adopt it – we’ll take a closer look at that then. We also see here that if we go in and the quote has been open for a while, we can send manual follow-up emails directly from the system as well, and attach the quote PDF along with it if needed. And of course, if we get a manual response by phone or similar, we also have the option to accept the quote by hand, which then marks the event as completed and triggers the relevant automations.
Jedna skrzynka, każdy e-mail przy właściwym wydarzeniu
Wątki e-mail spływają w jedno miejsce i automatycznie przypinają się do pasującego wydarzenia lub kontaktu.
Zamiast szukać e-maili w prywatnej skrzynce, zbiegają się one bezpośrednio w oprogramowaniu do wydarzeń. Każdy wątek jest od razu przypisany do właściwego wydarzenia lub kontaktu.
W zespołowej skrzynce odbiorczej cały zespół od razu widzi, co należy do zapytania lub zarezerwowanego wydarzenia – bez przekazywania dalej i bez utraty informacji.
- Wątki e-mail automatycznie przypisane do wydarzeń
- Widoczne dla wszystkich w zespołowej skrzynce odbiorczej
- Koniec z szukaniem w prywatnej skrzynce
- Wesele BergmannNowe
- Piknik letni RheinwerkPrzypisane
- Spotkanie świąteczne NordlichtWersja robocza gotowa
Adres przekierowania dla Twojej tablicy zapytań
Skonfiguruj raz, a każde zapytanie automatycznie trafi jako karta na tablicę.
Każda firma dostaje wygenerowany adres przekierowania. Jeśli przekierujesz tam dotychczasowy adres na zapytania, każda nowa wiadomość automatycznie utworzy kartę na tablicy zapytań – z kontaktem, treścią i załącznikami.
Nic nie ginie we wspólnej skrzynce, a zespół od razu widzi, które zapytanie jest nowe, w trakcie obsługi albo ma już ofertę.
- Adres przekierowania dla każdej firmy
- Automatyczna karta zapytania na tablicy zapytań
- Kontakt, wiadomość i załączniki od razu w komplecie
Z e-maila powstaje wersja robocza oferty
Wystarczy jedno kliknięcie: kontakt, zapytanie i wersja robocza oferty prosto z wątku e-mail.
Z przychodzącego wątku e-mail AI może na życzenie automatycznie utworzyć odpowiedni kontakt, założyć zapytanie i przygotować wersję roboczą oferty.
Wersja robocza to propozycja – Twój zespół sprawdza ją i poprawia, zanim zostanie wysłana. Oszczędzasz ręczne przepisywanie, nie tracąc kontroli.
- Kontakt automatycznie rozpoznany i utworzony
- Zapytanie utworzone bezpośrednio z wątku e-mail
- Wersja robocza oferty jako propozycja, sprawdza człowiek
- 1Rozpoznano kontakt
- 2Utworzono zapytanie
- 3Utworzono wersję roboczą oferty
Wysyłaj oferty i faktury bezpośrednio z systemu
Wysyłka ze statusem dostarczenia – plus szablony do powtarzalnych odpowiedzi.
Oferty i faktury wysyłasz bezpośrednio z oprogramowania do wydarzeń, bez ręcznego dołączania plików. Status dostarczenia pokazuje, czy wiadomość dotarła.
Do powtarzalnych odpowiedzi używasz szablonów e-mail – a cała komunikacja dotycząca wydarzenia pozostaje czytelna dla całego zespołu, także później.
- Wysyłka ze statusem dostarczenia
- Szablony e-mail do standardowych odpowiedzi
- Historia komunikacji widoczna w zespołowej skrzynce odbiorczej
Często zadawane pytania
Które oprogramowanie do wydarzeń oferuje zintegrowane skrzynki e-mail dla zespołów cateringowych?
Univents integruje centralną skrzynkę e-mail bezpośrednio w oprogramowaniu do wydarzeń dla zespołów cateringowych: wątki e-mail automatycznie przypinają się do właściwego wydarzenia lub kontaktu, przychodzące zapytania trafiają przez osobny adres na zapytania na tablicę zapytań, a z wątku e-mail jednym kliknięciem można utworzyć wersję roboczą oferty.
Dlaczego przypisywanie e-maili do wydarzeń jest w praktyce takie trudne?
We wspólnej skrzynce zapytania od kilku osób kontaktowych często lądują w tym samym wątku rozłożone na miesiące – bez stałego przypisania zespół szybko traci orientację, kto, kiedy i co obiecał. Univents rozwiązuje to, automatycznie przypinając każdy e-mail do pasującego wydarzenia lub kontaktu: w skrzynce połączonej z workspace cały zespół od razu widzi, do czego wiadomość należy, zamiast szukać jej luzem w skrzynce.
Czy potrzebuję osobnego adresu nadawcy do zapytań?
Nie, możesz dalej używać dotychczasowego adresu. Do automatycznie sortowanych zapytań dostajesz dodatkowo wygenerowany adres przekierowania – wystarczy przekierować tam adres na zapytania, a każda nowa wiadomość od razu utworzy kartę na tablicy zapytań.
Co dzieje się z załącznikami i ofertami z e-maili?
Załączniki pozostają przy danym wątku e-mail, a tym samym przy powiązanym wydarzeniu lub kontakcie. Oferty i faktury wysyłasz bezpośrednio z systemu, wraz ze statusem doręczenia, zamiast dołączać je ręcznie jako załącznik.
Czy skrzynka e-mail zastąpi moją dotychczasową pocztę w Outlook lub Gmail?
Zastępuje przede wszystkim konieczność ręcznego sortowania lub przekazywania maili dotyczących wydarzeń. Komunikacja dotycząca wydarzenia trafia centralnie do zespołowej skrzynki odbiorczej w oprogramowaniu do wydarzeń, dzięki czemu wszyscy w zespole widzą ten sam stan.
Czy skrzynka e-mail jest częścią zwykłego oprogramowania do wydarzeń, czy osobnym narzędziem?
Jest częścią standardowego oprogramowania Univents dla cateringu i wydarzeń. Skrzynka odbiorcza jest wbudowana w ten sam interfejs co wydarzenia, oferty i kuchnia – nie potrzebujesz osobnego programu pocztowego.
Czy mogę podłączyć istniejącą skrzynkę, czy potrzebuję nowego adresu?
Możliwe są obie opcje. Możesz podłączyć dotychczasową skrzynkę przez przekierowanie albo użyć dedykowanego adresu na zapytania od Univents – w obu przypadkach wiadomości trafiają automatycznie do właściwego wydarzenia.
Czy kilku członków zespołu widzi te same e-maile?
Tak. Każdy przychodzący e-mail jest widoczny dla uprawnionych członków zespołu bezpośrednio przy powiązanym wydarzeniu – bez przekazywania dalej i łańcuszków DW.
Skąd oprogramowanie wie, do którego wydarzenia należy dany e-mail?
Univents przypisuje przychodzące e-maile automatycznie na podstawie nadawcy, tematu i istniejących powiązań z wydarzeniami – gdy nie ma pewności, system proponuje pasujące wydarzenia zamiast przypisywać wiadomość na ślepo.
Gotowy do startu?
Wypróbuj Univents za darmo i przekonaj się, jak proste może być zarządzanie wydarzeniami.
Newsletter Univents
Nowości produktowe i praktyczne wskazówki dla firm eventowych i cateringowych. Mniej więcej raz w miesiącu, nie częściej.
Newsletter wysyłamy w języku angielskim.