Cada e-mail vai parar ao evento certo
O software de eventos para catering com caixa de entrada de e-mail: os pedidos são associados automaticamente ao evento certo e, com um clique, uma conversa de e-mail passa a rascunho de orçamento.
7 dias gratuitos · sem cartão de crédito · pronto em minutos
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Como funciona a comunicação por e-mail no Univents
Do primeiro contacto ao orçamento enviado – tudo num só lugar, sem mudar de ferramenta.
Configurar o reencaminhamento
Configurar um endereço de e-mail próprio para pedidos ou continuar a usar o endereço existente.
Nenhum pedido se perde na caixa de entrada geral.
Os e-mails são associados automaticamente
Os pedidos recebidos aparecem como cartão no quadro de pedidos; as conversas de e-mail existentes ficam automaticamente ligadas ao evento ou contacto certo.
Chega de pesquisar na caixa de correio pessoal.
Responder com modelos ou deixar a IA criar o orçamento
Usar modelos para respostas recorrentes ou criar, com um clique, um rascunho de orçamento a partir de uma conversa de e-mail.
De um pedido nasce, em minutos, um orçamento revisto.
Sending a Quote and Following Up Automatically
How a quote goes out: before sending, the app checks whether the document is complete, names any missing fields in plain language, and only then lets you send. After that: what happens once it’s sent, how a revised version replaces the old one in your lists, and how an expired quote is handled.
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Our inquiry is in, our quote is ready – now we naturally want to send it out to our customer. So we can go through all the points here once more, and once everything checks out and the PDF has been generated, we can take a look at the PDF and check that everything is right. Then we send the quote out to the customer. Yes, we really do want to send it. It then goes out to the customer with an email and a link. We can set it so the PDF is sent along directly. And that’s everything taken care of. So in the event, under Documents, we can see our quote again. We also see that under Reminders we have the option to have follow-up emails sent to the customer automatically by the system. That means we can say: remind one day after sending, remind three days after sending. Those go out to the customer – but we can also send them to ourselves internally at the same time, so we know too: this quote is still open, we might want to follow up ourselves. There we can also see the quote has been sent out. Now the view is actually locked. If the customer were to come back afterwards with a request like “we’d like this or that change in the quote”, we can simply go in and create a new version from this quote. That means all the line items from the corresponding quote get carried over again. We can adjust the relevant points – let’s say we only need the Buffet Classic 170 times instead of 180 times – and then send the whole thing back out to the customer as a new version. We can see it’s now being prepared, checked and then sent again. That’s how we can make all the changes to a quote right here in the event. In the next video we’ll also cover how the customer could request this themselves directly, so we can simply adopt it – we’ll take a closer look at that then. We also see here that if we go in and the quote has been open for a while, we can send manual follow-up emails directly from the system as well, and attach the quote PDF along with it if needed. And of course, if we get a manual response by phone or similar, we also have the option to accept the quote by hand, which then marks the event as completed and triggers the relevant automations.
Uma caixa de entrada, cada e-mail no evento certo
As conversas de e-mail chegam a um só local e ficam automaticamente ligadas ao evento ou contacto correspondente.
Em vez de pesquisar numa caixa de correio pessoal, os e-mails reúnem-se diretamente no software de eventos. Cada conversa fica logo associada ao evento ou contacto certo.
Na caixa de entrada da equipa, todos veem num relance o que pertence a um pedido ou a um evento reservado – sem reencaminhamentos e sem perda de informação.
- Conversas de e-mail associadas automaticamente ao evento
- Visível para todos na caixa de entrada da equipa
- Chega de pesquisar numa caixa de correio pessoal
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- Festa de Natal NordlichtRascunho pronto
Endereço de reencaminhamento para o quadro de pedidos
Configurar uma vez e cada pedido passa automaticamente a cartão no quadro.
Cada empresa recebe um endereço de reencaminhamento gerado. Ao reencaminhar para lá o endereço de pedidos existente, cada nova mensagem cria automaticamente um cartão no quadro de pedidos – com contacto, mensagem e anexos.
Nada se perde numa caixa de entrada partilhada e a equipa vê logo que pedido é novo, está em tratamento ou já tem orçamento.
- Endereço de reencaminhamento por empresa
- Cartão de pedido automático no quadro de pedidos
- Contacto, mensagem e anexos incluídos
De um e-mail nasce um rascunho de orçamento
Basta um clique: contacto, pedido e rascunho de orçamento a partir da conversa de e-mail.
A partir de uma conversa de e-mail recebida, a IA pode criar automaticamente o contacto correspondente, registar o pedido e preparar um rascunho de orçamento.
O rascunho é uma sugestão – a equipa revê e ajusta antes de ser enviado. Poupa-se a escrita manual, sem perder o controlo.
- Contacto reconhecido e criado automaticamente
- Pedido criado diretamente a partir da conversa de e-mail
- Rascunho de orçamento como sugestão, revisto por uma pessoa
- 1Contacto reconhecido
- 2Pedido criado
- 3Rascunho de orçamento criado
Enviar orçamentos e faturas diretamente do sistema
Envio com estado de entrega – e modelos para respostas recorrentes.
Orçamentos e faturas enviam-se diretamente do software de eventos, sem anexar ficheiros manualmente. O estado de entrega indica se o e-mail chegou.
Para respostas recorrentes, usam-se modelos de e-mail – e toda a comunicação sobre um evento fica acessível a toda a equipa, mesmo mais tarde.
- Envio com estado de entrega
- Modelos de e-mail para respostas-padrão
- Histórico de comunicação visível na caixa de entrada da equipa
Perguntas frequentes
Que software de eventos oferece caixas de entrada de e-mail integradas para equipas de catering?
O Univents integra uma caixa de entrada de e-mail central diretamente no software de eventos para equipas de catering: as conversas de e-mail ficam automaticamente ligadas ao evento ou contacto certo, os pedidos recebidos chegam ao quadro de pedidos através de um endereço próprio e, a partir de uma conversa de e-mail, cria-se um rascunho de orçamento com um clique.
Porque é tão difícil, na prática, associar e-mails a eventos?
Numa caixa de entrada partilhada, os pedidos de vários interlocutores acabam muitas vezes na mesma conversa ao longo de meses – sem associação fixa, a equipa perde rapidamente a noção de quem prometeu o quê e quando. O Univents resolve isto associando automaticamente cada e-mail ao evento ou contacto certo: numa caixa de entrada ligada ao workspace, toda a equipa vê de imediato onde um e-mail está associado, em vez de o procurar solto na caixa de entrada.
É necessário um endereço de remetente próprio para pedidos?
Não, o endereço existente pode continuar a ser usado. Para pedidos ordenados automaticamente, existe ainda um endereço de reencaminhamento gerado – basta reencaminhar para lá o endereço de pedidos e cada nova mensagem cria logo um cartão no quadro de pedidos.
O que acontece aos anexos e orçamentos enviados por e-mail?
Os anexos permanecem na conversa de e-mail correspondente e, por isso, no evento ou contacto associado. Orçamentos e faturas são enviados diretamente a partir do sistema, com estado de entrega, em vez de serem anexados manualmente.
A caixa de entrada substitui o Outlook ou o Gmail habituais?
Substitui sobretudo a necessidade de ordenar ou reencaminhar manualmente os e-mails dos eventos. A comunicação de cada evento reúne-se de forma centralizada na caixa de entrada da equipa do software de eventos, para que todos na equipa vejam o mesmo estado.
A caixa de entrada de e-mail faz parte do software de eventos ou é uma ferramenta à parte?
Faz parte do software de eventos para catering Univents. A caixa de entrada está integrada na mesma interface que os eventos, os orçamentos e a cozinha – não é preciso um programa de e-mail à parte.
É possível ligar a caixa de entrada existente, ou é preciso um novo endereço?
As duas opções são possíveis. A caixa de entrada existente pode ser ligada por reencaminhamento, ou pode usar-se um endereço de pedidos dedicado do Univents – em ambos os casos, o e-mail chega automaticamente ao evento certo.
Vários membros da equipa veem os mesmos e-mails?
Sim. Cada e-mail recebido fica visível diretamente no evento associado para os membros da equipa com permissão – sem reencaminhamentos nem cadeias de CC.
Como é que o software de eventos sabe a que evento pertence um e-mail?
O Univents associa automaticamente os e-mails recebidos com base no remetente, no assunto e nas associações a eventos existentes – em caso de dúvida, o sistema sugere eventos adequados em vez de associar às cegas.
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