Software para salas e recursos no espaço de eventos

Planear disposição de lugares, vários espaços e o equipamento adequado num só local – com verificação automática de disponibilidade, para que nenhuma sala seja reservada duas vezes.

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Planeador de sala no Univents com mesas e disposição dos lugares
Salas de hoje3 livres
6 espaços
  • Salão Aocupado
  • Foyersolicitado
Como funciona

Como nasce a planta da sala

Da primeira mesa à disposição final – em três passos.

1

Atribuir espaços

Atribuir um ou vários espaços a um evento – por exemplo sala, foyer e esplanada em conjunto.

Todas as áreas num só evento.

2

Desenhar a planta da sala

Colocar mesas, palco e lugares diretamente no evento, no planeador de lugares – de forma visual, em vez de esboços em papel.

Sem um segundo plano num ficheiro separado.

3

Verificar disponibilidade

O Univents mostra de imediato que salas estão livres na data pretendida – as reservas duplicadas são detetadas antes.

Sem más surpresas para o cliente.

Vídeo

Floor Plan & Seating: Draw Rooms, Table Numbers, Save Building Blocks

Create floor plans right in the tool, place tables, chairs, walls and pillars, and save arrangements as reusable building blocks. Attach plans to locations so they come along when a venue is selected. You’ll see how to set the room size and floor plan, place tables and objects, adjust seats, angles and table numbers, save arrangements as a building block, and assign floor plans to a location.

Capítulos

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Next, let’s walk through the floor plan editor. Here you can create your floor plans directly in the tool. You can set the room size, upload a floor plan image, and decide whether the system draws the chairs automatically or you place them yourself. Here we can add our tables and similar objects directly. We can also drag in walls, pillars and the like to build out the whole floor plan. For each element we can also adjust the individual details — the diameter, the number of seats, the angle it’s placed at — and we can also enter table numbers here. We can also save these elements as a building block. So if I group several elements together, I can save them as one shared block and insert that block again elsewhere. These complete plans can also be attached to the relevant locations. So if we go into Locations and edit a location, we can add the matching floor plan here too. We can specify which floor plan to add, we can also use a floor plan from our templates, and then add the individual floor plans that belong to each location, so that they come along automatically when that location is selected.

Planeador de lugares por evento

Colocar mesas, palco e receção diretamente na planta.

Na planta da sala de cada evento, mesas, zona do palco e outros elementos definem-se de forma visual – sem esboços em papel ou num ficheiro separado.

O plano pertence ao evento: se o número de convidados ou o programa mudar, vê-se logo, sem manter um segundo plano.

  • Planta da sala visual por evento
  • Mesas, palco e áreas posicionáveis livremente
  • Sempre alinhado com o evento atual
Visão geral de eventos no Univents
Planta de lugares
  • Mesas de banquete80 lugarescolocado
  • Palco6×4 mcolocado
  • Área de receção40 lugaresconcluído

Vários espaços por evento

Gerir sala, foyer e esplanada em conjunto.

Um evento pode ocupar vários espaços em simultâneo – por exemplo, receção no foyer, jantar na sala. Todas as áreas ficam visíveis num só evento.

Cada espaço pode ter produtos obrigatórios associados – equipamento técnico, mobiliário ou pessoal que são reservados automaticamente assim que a sala é atribuída.

  • Qualquer número de espaços por evento
  • Equipamento obrigatório reservado automaticamente
  • Nada fica esquecido
Selecionar vários espaços para um evento no Univents
Segundo espaço adicionado
  • 1Equipamento obrigatório reservado automaticamente
  • 2Equipa vê ambas as salas
  • 3Pronto para a planta da sala

Disponibilidade num relance

As reservas duplicadas são detetadas antes de acontecerem.

O Univents verifica a disponibilidade de cada espaço na data pretendida – durante o planeamento, e não só quando o cliente telefona.

Assim vê-se livre, pedido e ocupado para cada sala em simultâneo – em todos os eventos da época.

  • Verificação de ocupação por espaço
  • Livre, pedido ou ocupado num relance
  • Em todos os eventos da época
Cronologia de ocupação de todos os espaços no Univents por dia, semana e mês
Livre
Terraço14.09.
Solicitado
Foyer21.09.
Ocupado
Salão A05.10.

Modelos que se integram no dia a dia

Uma disposição testada aplica-se com um clique.

Para formatos recorrentes, guarda-se uma planta da sala como modelo e aplica-se no próximo evento equivalente – mesas e palco ficam logo montados.

Os espaços escolhidos aparecem automaticamente na página de reservas para clientes e no Function Sheet para cozinha e serviço – uma planta da sala, visível em todo o lado.

  • Modelos de planta da sala para eventos recorrentes
  • Visível na página de reservas
  • No Function Sheet para cozinha & serviço
Modelos de planta da sala guardados no Univents para eventos recorrentes
Modelo de planta da sala
3 salaspronto a usar

Perguntas frequentes

O que é o planeamento de salas e recursos do Univents?

Uma ferramenta para planear a disposição de lugares, vários espaços e equipamento obrigatório diretamente no evento – com verificação de disponibilidade, para que nenhuma sala seja atribuída duas vezes.

Posso atribuir vários espaços a um evento?

Sim. Um evento pode ocupar vários espaços em simultâneo, por exemplo o foyer para a receção e a sala para o jantar – todas as áreas ficam visíveis num só evento.

Como funciona o planeador de lugares?

Mesas, palco e outros elementos são colocados visualmente na planta da sala do evento. A planta pertence ao evento e fica sempre acessível à equipa e à cozinha.

O Univents deteta reservas duplicadas de salas?

Sim. O Univents verifica a disponibilidade de cada espaço para a data pretendida e mostra livre, pedido e ocupado num relance – em todos os eventos da época.

Como se liga a planta da sala à página de reservas e ao Function Sheet?

Os espaços atribuídos aparecem automaticamente na página de reservas para clientes e no Function Sheet para cozinha e serviço – sem manutenção em duplicado.

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