Software de eventos para hotéis
Do pedido de banquete ao Function Sheet: o Univents liga receção, banquetes e cozinha num só sistema – para que nenhum detalhe se perca entre departamentos.
7 dias gratuitos · sem cartão de crédito · pronto em minutos
- Casamento · 120 PAXOrçamento
- Festa de empresa · 60 PAXconfirmado
- 5,0 no Capterra (6 avaliações)
- Em conformidade com o RGPD
- Made in Germany
- Cancelável a qualquer momento
Estes momentos qualquer hotel de eventos conhece
Clicar no pesadelo – o Univents mostra como o resolve.
Receção de pedidos estruturada com formulário online: sala, data, número de convidados e preferências de menu chegam logo à caixa de entrada partilhada – visíveis para todos os departamentos em tempo real.
Ver funcionalidadeBasta dizer. O Univents faz o resto.
Falar, ligar a caixa de entrada ou escrever no chat – a IA faz o resto. Alguns exemplos para esta área:
Banquete para 80 pessoas no salão de festas, 5 de outubro
Evento de banquete criado
- Data de 5 de outubro reservada
- Salão de festas planeado para 80 convidados
- Escolha do menu criada como tarefa
Exemplo ilustrativo. O controlo é sempre do utilizador, que aprova antes de qualquer envio.
Menos coordenação. Mais eventos reservados.
Os hotéis com área de banquetes lidam diariamente com comunicação fragmentada. O Univents resolve isso com um workspace partilhado para todos os envolvidos.
Receção e banquetes sempre alinhados
Pedidos, orçamentos e alterações chegam de imediato à caixa de entrada partilhada – sem escrever duas vezes, sem perda de informação entre turnos.
Orçamentos em minutos, não em horas
Modelos, listas de preços e ocupação de salas estão diretamente ligados. Um clique em «Criar orçamento» basta – pronto a enviar em menos de cinco minutos.
Tudo num só local – do pedido à fatura
Dados do evento, número de convidados, pedidos de menu e faturas ficam num só local. Sem procurar em e-mails, sem Excel paralelo.
Registar pedidos de banquetes e eventos de forma estruturada
Do primeiro contacto à reserva confirmada – sem papelada.
Os pedidos por formulário online, telefone ou e-mail chegam diretamente à caixa de entrada do Univents. Sala, data, número de pessoas e pedidos de menu ficam logo estruturados – visíveis em simultâneo para a receção e os banquetes.
Notas internas, tarefas e mudanças de estado mantêm todos os envolvidos ao corrente, sem um único e-mail reencaminhado.
- Formulário online para pedidos de banquetes
- Caixa de entrada partilhada para todos os departamentos
- Acompanhamento do estado, do pedido à reserva
- Verificação automática da disponibilidade de salas
- Casamento · 120 PAXOrçamento
- Festa de empresa · 60 PAXconfirmado
- Gala Kavalierhaus · 240novo
Orçamentos e faturas para eventos
Documentos profissionais diretamente a partir dos dados do evento.
O Univents passa sala, data, menu e número de pessoas do pedido diretamente para o orçamento. Sem dupla introdução. O resultado é um documento pronto a assinar, no design corporativo próprio.
Após o evento, a fatura é criada com um clique a partir do orçamento confirmado – incluindo todas as reservas adicionais e alterações de menu.
- Orçamentos a partir dos dados do evento em minutos
- Assinatura digital diretamente no documento
- Fatura com um clique a partir do orçamento
- Estado de pagamento à vista – para cada evento
Function Sheets e programa do banquete
Cozinha, serviço e técnica trabalham segundo o mesmo plano.
O Univents gera automaticamente, a partir dos dados do evento, um Function Sheet com horários do programa, detalhes do menu e atribuição de pessoal. As alterações sincronizam-se em direto – sem imprimir, sem distribuir.
A equipa de cozinha vê exatamente quando cada prato tem de estar pronto e para quantas pessoas. Serviço e técnica recebem o respetivo programa diretamente no turno.
- Function Sheets criados automaticamente
- Sincronização em direto das alterações
- Horários do programa para cozinha, serviço e técnica
- Link partilhável para pessoal externo
Pessoal de serviço e escala de turnos
A equipa certa, à hora certa, no sítio certo.
Planeamento de pessoal de serviço, colaboradores de banquetes e prestadores externos diretamente no evento. O Univents mostra as disponibilidades, evita reservas duplicadas e envia automaticamente as confirmações de turno.
Após o evento, as horas trabalhadas podem ser exportadas – diretamente para o processamento salarial ou o registo de tempo.
- Planeamento de pessoal diretamente no evento
- Verificação de disponibilidade num relance
- Notificações de turno automáticas
- Exportação de horas para o processamento
- Equipa de serviço6 pessoas
- Equipa técnicaconfirmado
- Floristariaexterno
Como funciona uma operação de banquetes com o Univents
Comparação entre o antigo fluxo de trabalho com e-mails, folhas de Excel e impressões e a área de trabalho partilhada do Univents.
Sem o Univents
- Os pedidos chegam por e-mail, telefone e de boca em boca – sem visão geral partilhada
- Os orçamentos são criados manualmente em Word ou Excel e enviados por e-mail
- O Function Sheet é impresso e distribuído pela cozinha, serviço e técnica
- Planeamento de pessoal numa folha à parte, alterações comunicadas de viva voz
- Fatura criada manualmente após o evento – erros por dupla introdução
Com o Univents
- Todos os pedidos chegam de forma estruturada à caixa de entrada partilhada
- Orçamento em minutos a partir dos dados do evento – pronto a enviar com assinatura digital
- Function Sheet criado automaticamente e partilhado em direto com todos os departamentos
- Equipa de serviço planeada diretamente no evento, horários dos turnos enviados automaticamente
- Fatura com um clique a partir do orçamento confirmado – 0 introduções duplas
Ao contrário do software clássico de banquetes e MICE, o Univents não exige reunião comercial nem instalação on-premise – testar já, cancelamento mensal. Ver comparação de software
«Escrever orçamentos demora agora apenas alguns minutos. Somos mais rápidos, parecemos mais profissionais e ganhamos claramente mais pedidos.»
Perguntas frequentes
O Univents foi desenvolvido especificamente para hotéis com área de banquetes?
O Univents foi desenvolvido para todos os negócios de restauração orientados para eventos – e cobre por completo a operação de banquetes dos hotéis: pedidos, orçamentos, Function Sheets, planeamento de pessoal e faturas num só sistema.
Receção e banquetes podem aceder aos mesmos dados em simultâneo?
Sim. Todos os colaboradores trabalham no mesmo workspace. Pedidos, orçamentos e alterações ficam logo visíveis para todos – seja receção, banquetes ou cozinha.
Quanto tempo demora a criar um orçamento para um evento de banquete?
Com o Univents, os orçamentos ficam normalmente prontos em menos de cinco minutos. Sala, data, número de convidados e linhas do menu são importados diretamente do pedido – sem voltar a escrever.
A equipa de cozinha pode consultar os Function Sheets diretamente no Univents?
Sim. A equipa de cozinha vê horários do programa, detalhes do menu e número de pessoas em tempo real. As alterações são sincronizadas de imediato – sem necessidade de imprimir.
Podemos usar o Univents a par do PMS (Property Management System) atual?
O Univents complementa o PMS em todo o fluxo de eventos e banquetes. Pedidos, documentos e planeamento de pessoal correm no Univents, enquanto o PMS gere a ocupação dos quartos.
Pronto para começar?
Testar a Univents gratuitamente e ver como a gestão de eventos pode ser simples.
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