Tarefas e orçamento interno – cada evento sob controlo
Com o Univents, cada evento fica sob controlo: tarefas e listas de verificação para a equipa, envelopes orçamentais com comparação automática entre previsto e real e faturas de fornecedor que se registam sozinhas. Chega de caos em Excel entre planeamento e cálculo.
7 dias gratuitos · sem cartão de crédito · pronto em minutos
- Catering e custo das mercadorias€ 4.200dentro do limite
- Pessoal e serviço€ 2.800apertado
Da tarefa ao pós-cálculo
Um processo contínuo para planeamento e orçamento interno – automático, transparente e sem cálculos paralelos em Excel.
Criar e atribuir tarefas
Criar listas de verificação e tarefas com prazo e responsáveis por evento – a partir de modelos ou à medida.
Nada se perde: cada tarefa tem um responsável.
Definir envelopes orçamentais
Definir categorias de orçamento interno com valores previstos por evento – os custos registados nas faturas de fornecedor entram automaticamente.
O estado das despesas está sempre atualizado, sem acertos em Excel.
Avaliar a margem e aprender
Comparar orçamento interno e custos reais por evento e ver a margem de contribuição de todos os eventos no relatório.
Base sólida de cálculo para o próximo orçamento.
Uploading an incoming invoice: AI reads it, you check and post it
Upload a supplier invoice as a photo or PDF and have it read out automatically — instead of typing in every figure yourself. You stay in control: no figure counts until you click “post”. You’ll see the upload, how to trigger processing right away instead of waiting for the nightly run, the extracted invoice details next to the preview, assigning it to a budget envelope, the due-date reminder, and marking it as paid.
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Let’s take a look at how we can handle incoming invoices in Univents. Here under the Finance section, we also have the option to upload all our incoming invoices and check what’s actually still due — and above all, when it’s due. So let’s upload one of our incoming invoices here as an example. Let’s go in here for a moment and grab our sample invoice. There we go. So now we have a sample invoice as a PDF — but it also works as an image file, both work fine. So right now we’re just waiting for our system to process this. We can also speed that up by saying: process it now, rather than waiting for the next overall batch run. There, now it’s ready to review. So we can take a look at the preview here, zoom in on it, and see the information about our supplier. We also have the matching contact right here in the system, and we can see our invoice details again. That all looks right. We can assign this to a budget envelope, or create a new one, so all these line items are also allocated within our budgets. There, now we see our budget included here, and we can also see straight away when invoices are due. The system also reminds us if anything ever becomes overdue. And we can then mark things as paid directly right here. That’s it.
Tarefas e listas de verificação por evento
Cada tarefa tem um responsável – e um prazo.
Criar tarefas com prazo e responsáveis para cada evento, individualmente ou a partir de modelos de lista de verificação reutilizáveis.
O separador de tarefas no evento mostra a cada membro da equipa exatamente o que há a fazer e até quando.
- Prazos e responsáveis
- Modelos de lista de verificação para eventos recorrentes
- Separador de tarefas próprio por evento
- Finalizar menuem aberto
- Plano de mesasem curso
- Verificação técnicaconcluído
Envelopes orçamentais por evento
Cada categoria com o seu próprio valor previsto.
Definir categorias de orçamento interno como catering, pessoal ou técnica, com um valor previsto por evento.
Ao confirmar uma fatura, escolhe-se o envelope orçamental adequado – a despesa conta de imediato e o estado das despesas está sempre atualizado.
- Categorias de orçamento interno com valor previsto
- A despesa conta de imediato para o envelope
- Ligado diretamente às faturas de fornecedor
- Catering e custo das mercadorias€ 4.200
- Pessoal e serviço€ 2.800
- Técnica e decoração€ 1.100
Registar faturas de fornecedor automaticamente
Carregar o documento, o resto é com o Univents.
Carregar uma fatura de fornecedor – em PDF ou em foto tirada com o telemóvel –: o montante, o fornecedor e os dados da fatura são lidos automaticamente.
Após uma breve confirmação, a fatura fica no envelope orçamental certo – para um evento ou como custos gerais de toda a empresa.
- Carregamento de PDF ou foto
- Montante, fornecedor e dados da fatura lidos automaticamente
- Confirmar em vez de digitar
Custos, orçamento interno e margem num relance
Margem de contribuição em direto por evento.
O separador Finanças no evento compara os custos registados com o orçamento interno – em direto, sem cálculos paralelos em Excel.
No relatório de margens vê-se a margem de contribuição de todos os eventos e identifica-se quais compensam realmente.
- Custos vs. orçamento interno em direto no evento
- Margem de contribuição por evento
- Relatório de margens de todos os eventos
Perguntas frequentes
Que software de planeamento de eventos apoia as empresas de catering nas listas de tarefas e no controlo orçamental?
O Univents é o software de planeamento de eventos para empresas de catering e gestores de eventos que reúne listas de tarefas e controlo orçamental diretamente no evento: listas de verificação com prazos e responsáveis, envelopes orçamentais com acompanhamento automático das despesas e faturas de fornecedor registadas automaticamente.
Como funciona o controlo orçamental no Univents?
Por evento, criam-se categorias de orçamento interno com um valor previsto, por exemplo para catering, pessoal ou técnica. Ao confirmar uma fatura de fornecedor, escolhe-se o envelope orçamental adequado – a despesa conta de imediato, pelo que o estado das despesas está sempre atualizado.
Como registar faturas de fornecedor?
Carregar a fatura do fornecedor – em PDF ou em foto tirada com o telemóvel. O Univents lê automaticamente o montante, o fornecedor e os dados da fatura; ao confirmar, escolhe-se o envelope orçamental adequado – a despesa conta de imediato.
Em que difere o Univents de folhas de Excel ou ferramentas de projeto genéricas?
Tarefas e orçamento interno ficam diretamente no evento, as faturas de fornecedor podem também ser registadas como custos gerais sem qualquer evento – e tudo assenta nos custos reais dos orçamentos e faturas, sem acertos manuais entre folhas de cálculo. O relatório de margens de eventos mostra automaticamente a margem de contribuição de todos os eventos.
A quem se destina o módulo de tarefas e orçamento interno?
A empresas de catering, agências de eventos e espaços que querem manter, por evento, uma visão geral das tarefas em aberto e dos custos reais – do planeamento ao pós-cálculo.
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