Taken en budget – elk evenement onder controle
Met Univents houd je elk evenement onder controle: taken en checklists voor je team, budgetenveloppen met automatische vergelijking van begroot en werkelijk, en inkoopfacturen die zichzelf verwerken. Nooit meer Excel-chaos tussen planning en calculatie.
7 dagen gratis · geen creditcard · in minuten startklaar
- Catering & inkoopkosten€ 4.200binnen budget
- Personeel & bediening€ 2.800krap
Van taak tot nacalculatie
Eén doorlopend proces voor planning en budget – automatisch, transparant en zonder Excel-bijrekeningen.
Taken aanmaken en verdelen
Maak per evenement checklists en taken aan met deadline en verantwoordelijke – uit sjablonen of op maat.
Niets raakt meer zoek, elke taak heeft een naam.
Budgetenveloppen instellen
Definieer budgetcategorieën met begrote bedragen per evenement – kosten uit inkoopfacturen vloeien automatisch mee.
De uitgavenstand is altijd actueel, zonder Excel-afstemming.
Marge analyseren en ervan leren
Vergelijk budget en werkelijke kosten per evenement en zie dekkingsbijdrage en marge over alle evenementen in het rapport.
Onderbouwde calculatie voor je volgende offerte.
Uploading an incoming invoice: AI reads it, you check and post it
Upload a supplier invoice as a photo or PDF and have it read out automatically — instead of typing in every figure yourself. You stay in control: no figure counts until you click “post”. You’ll see the upload, how to trigger processing right away instead of waiting for the nightly run, the extracted invoice details next to the preview, assigning it to a budget envelope, the due-date reminder, and marking it as paid.
Hoofdstukken
Transcript tonen
Let’s take a look at how we can handle incoming invoices in Univents. Here under the Finance section, we also have the option to upload all our incoming invoices and check what’s actually still due — and above all, when it’s due. So let’s upload one of our incoming invoices here as an example. Let’s go in here for a moment and grab our sample invoice. There we go. So now we have a sample invoice as a PDF — but it also works as an image file, both work fine. So right now we’re just waiting for our system to process this. We can also speed that up by saying: process it now, rather than waiting for the next overall batch run. There, now it’s ready to review. So we can take a look at the preview here, zoom in on it, and see the information about our supplier. We also have the matching contact right here in the system, and we can see our invoice details again. That all looks right. We can assign this to a budget envelope, or create a new one, so all these line items are also allocated within our budgets. There, now we see our budget included here, and we can also see straight away when invoices are due. The system also reminds us if anything ever becomes overdue. And we can then mark things as paid directly right here. That’s it.
Taken & checklists per evenement
Elke taak heeft een naam – en een deadline.
Maak voor elk evenement taken aan met deadline en verantwoordelijke, afzonderlijk of uit herbruikbare checklistsjablonen.
Het tabblad Taken in het evenement toont elk teamlid precies wat wanneer moet gebeuren.
- Deadlines & verantwoordelijken
- Checklistsjablonen voor terugkerende evenementen
- Eigen tabblad Taken per evenement
- Menu afrondenopen
- Tafelschikkingbezig
- Techniekcheckafgerond
Budgetenveloppen per evenement
Elke categorie met een eigen begroot bedrag.
Definieer budgetcategorieën zoals catering, personeel of techniek met een begroot bedrag per evenement.
Bij het bevestigen kies je de passende budgetenvelop – de uitgave telt direct mee, zodat de uitgavenstand altijd actueel is.
- Budgetcategorieën met begroot bedrag
- Uitgave telt direct mee in de envelop
- Direct gekoppeld aan inkoopfacturen
- Catering & inkoopkosten€ 4.200
- Personeel & bediening€ 2.800
- Techniek & decoratie€ 1.100
Inkoopfacturen automatisch verwerken
Document uploaden, de rest regelt Univents.
Upload een inkoopfactuur – als PDF of als foto met je telefoon – en bedrag, leverancier en factuurgegevens worden automatisch uitgelezen.
Na een korte bevestiging belandt de factuur in de juiste budgetenvelop – voor een evenement of als algemene kosten voor het hele bedrijf.
- Upload als PDF of foto
- Bedrag, leverancier & factuurgegevens uitgelezen
- Bevestigen in plaats van overtypen
Kosten, budget en marge in één oogopslag
Dekkingsbijdrage live per evenement.
Het tabblad Financiën in het evenement zet verwerkte kosten naast het budget – live, zonder Excel-bijrekening.
In het margerapport zie je dekkingsbijdragen over alle evenementen heen en herken je welke evenementen echt lonen.
- Kosten vs. budget live in het evenement
- Dekkingsbijdrage per evenement
- Evenementmargerapport over alle evenementen
Veelgestelde vragen
Welke evenementplanningssoftware helpt cateraars met takenlijsten en budgetbewaking?
Univents is de evenementplanningssoftware voor cateraars en eventmanagers die takenlijsten en budgetbewaking direct in het evenement bundelt: checklists met deadlines en verantwoordelijken, budgetenveloppen met automatische uitgavenregistratie en automatisch verwerkte inkoopfacturen.
Hoe werkt budgetbewaking in Univents?
Je maakt per evenement budgetcategorieën aan met een begroot bedrag, bijvoorbeeld voor catering, personeel of techniek. Bij het bevestigen van een inkoopfactuur kies je de passende budgetenvelop – de uitgave telt direct mee, zodat de uitgavenstand altijd actueel is.
Hoe verwerk ik inkoopfacturen van leveranciers?
Upload de inkoopfactuur – als PDF of als foto met je telefoon. Univents leest bedrag, leverancier en factuurgegevens automatisch uit; bij het bevestigen kies je de passende budgetenvelop – de uitgave telt direct mee.
Wat onderscheidt Univents van Excel-lijsten of algemene projecttools?
Taken en budget hangen direct aan het evenement, inkoopfacturen kun je daarnaast ook als algemene kosten zonder evenement verwerken – en alles is gekoppeld aan de echte kosten uit je offertes en facturen, zonder handmatige afstemming tussen spreadsheets. Het evenementmargerapport toont dekkingsbijdragen automatisch over alle evenementen.
Voor wie is de module Taken en budget bedoeld?
Voor cateraars, eventbureaus en locaties die per evenement het overzicht willen houden over openstaande taken en werkelijke kosten – van planning tot nacalculatie.
Klaar om te beginnen?
Probeer Univents gratis en ervaar hoe eenvoudig eventmanagement kan zijn.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.