Attività e budget – ogni evento sotto controllo
Con Univents tieni sotto controllo ogni evento: attività e checklist per il tuo team, capitoli di budget con confronto automatico tra previsto e consuntivo e fatture fornitore che si acquisiscono da sole. Mai più il caos di Excel tra pianificazione e calcolo dei costi.
7 giorni gratis · nessuna carta di credito · operativo in pochi minuti
- Catering e costo merci€ 4.200nei limiti
- Personale e servizio€ 2.800al limite
Dall'attività al calcolo a consuntivo
Un processo continuo per pianificazione e budget – automatico, trasparente e senza calcoli collaterali in Excel.
Crea e assegna le attività
Crea checklist e attività con scadenza e responsabili per ogni evento – da modelli o da zero.
Niente va più perso, ogni attività ha un responsabile.
Definisci i capitoli di budget
Definisci categorie di budget con importi previsti per evento – i costi registrati dalle fatture fornitore confluiscono automaticamente.
Lo stato delle spese è sempre aggiornato, senza riconciliazioni in Excel.
Analizza il margine e impara
Confronta budget e costi effettivi per ogni evento e vedi margine di contribuzione e margine su tutti gli eventi nel report.
Calcoli solidi per il prossimo preventivo.
Uploading an incoming invoice: AI reads it, you check and post it
Upload a supplier invoice as a photo or PDF and have it read out automatically — instead of typing in every figure yourself. You stay in control: no figure counts until you click “post”. You’ll see the upload, how to trigger processing right away instead of waiting for the nightly run, the extracted invoice details next to the preview, assigning it to a budget envelope, the due-date reminder, and marking it as paid.
Capitoli
Mostra trascrizione
Let’s take a look at how we can handle incoming invoices in Univents. Here under the Finance section, we also have the option to upload all our incoming invoices and check what’s actually still due — and above all, when it’s due. So let’s upload one of our incoming invoices here as an example. Let’s go in here for a moment and grab our sample invoice. There we go. So now we have a sample invoice as a PDF — but it also works as an image file, both work fine. So right now we’re just waiting for our system to process this. We can also speed that up by saying: process it now, rather than waiting for the next overall batch run. There, now it’s ready to review. So we can take a look at the preview here, zoom in on it, and see the information about our supplier. We also have the matching contact right here in the system, and we can see our invoice details again. That all looks right. We can assign this to a budget envelope, or create a new one, so all these line items are also allocated within our budgets. There, now we see our budget included here, and we can also see straight away when invoices are due. The system also reminds us if anything ever becomes overdue. And we can then mark things as paid directly right here. That’s it.
Attività e checklist per evento
Ogni attività ha un responsabile – e una scadenza.
Crea per ogni evento attività con scadenza e responsabili, singolarmente o da modelli di checklist riutilizzabili.
La scheda Attività nell'evento mostra a ogni membro del team cosa c'è da fare e per quando.
- Scadenze e responsabili
- Modelli di checklist per eventi ricorrenti
- Scheda Attività dedicata per ogni evento
- Finalizzare il menuaperta
- Piano dei tavoliin corso
- Controllo tecnicocompletata
Capitoli di budget per evento
Ogni categoria con il suo importo previsto.
Definisci categorie di budget come catering, personale o tecnica con un importo previsto per evento.
Quando confermi, scegli il capitolo di budget corretto – la spesa viene conteggiata subito e lo stato delle spese è sempre aggiornato.
- Categorie di budget con importo previsto
- La spesa conta subito sul capitolo di budget
- Collegato direttamente alle fatture fornitore
- Catering e costo merci€ 4.200
- Personale e servizio€ 2.800
- Tecnica e decorazioni€ 1.100
Acquisisci le fatture fornitore automaticamente
Carica il documento, al resto pensa Univents.
Carica una fattura del fornitore – come PDF o come foto dal cellulare –: importo, fornitore e dati della fattura vengono letti automaticamente.
Dopo una breve conferma, la fattura finisce nel capitolo di budget giusto – per un evento o come costi generali per l'intera azienda.
- Caricamento di PDF o foto
- Importo, fornitore e dati della fattura letti automaticamente
- Conferma invece di digitare
Costi, budget e margine a colpo d'occhio
Margine di contribuzione in tempo reale per evento.
La scheda Finanze nell'evento confronta i costi registrati con il budget – in tempo reale, senza calcoli collaterali in Excel.
Nel report dei margini vedi i margini di contribuzione su tutti gli eventi e capisci quali eventi rendono davvero.
- Costi vs. budget in tempo reale nell'evento
- Margine di contribuzione per evento
- Report dei margini su tutti gli eventi
Domande frequenti
Quale software di pianificazione eventi supporta i caterer con liste di attività e controllo del budget?
Univents è il software di pianificazione eventi per caterer ed event manager che riunisce liste di attività e controllo del budget direttamente nell'evento: checklist con scadenze e responsabili, capitoli di budget con monitoraggio automatico delle spese e fatture fornitore acquisite automaticamente.
Come funziona il controllo del budget in Univents?
Per ogni evento crei categorie di budget con un importo previsto, ad esempio per catering, personale o tecnica. Quando confermi una fattura fornitore, scegli il capitolo di budget corretto – la spesa viene conteggiata subito, così lo stato delle spese è sempre aggiornato.
Come acquisisco le fatture dei fornitori?
Carica la fattura del fornitore – come PDF o come foto dal cellulare. Univents legge automaticamente importo, fornitore e dati della fattura; quando confermi, scegli il capitolo di budget corretto – la spesa viene conteggiata subito.
Cosa distingue Univents da liste Excel o strumenti di project management generici?
Attività e budget sono collegati direttamente all'evento, le fatture fornitore si possono registrare anche come costi generali senza alcun evento – e tutto si basa sui costi reali dei tuoi preventivi e delle tue fatture, senza riconciliazioni manuali tra fogli di calcolo. Il report dei margini degli eventi mostra automaticamente i margini di contribuzione su tutti gli eventi.
A chi è rivolto il modulo Attività e budget?
A caterer, agenzie di eventi e location che vogliono tenere sotto controllo per ogni evento le attività aperte e i costi effettivi – dalla pianificazione al calcolo a consuntivo.
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