Chaque e-mail arrive sur le bon événement
Le logiciel événementiel pour traiteurs avec boîte e-mail : les demandes sont automatiquement rattachées au bon événement, et un clic transforme un fil d'e-mails en brouillon de devis.
7 jours gratuits · sans carte bancaire · opérationnel en quelques minutes
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Comment votre communication par e-mail passe par Univents
Du premier contact au devis envoyé – tout au même endroit, sans changer d'outil.
Configurer le transfert
Configurez une adresse e-mail dédiée aux demandes, ou continuez à utiliser votre adresse actuelle.
Plus aucune demande ne se perd dans une boîte de réception partagée.
Les e-mails sont rattachés automatiquement
Les demandes entrantes arrivent sous forme de carte dans le tableau des demandes, et les fils d'e-mails existants se rattachent automatiquement au bon événement ou contact.
Plus besoin de fouiller dans une boîte e-mail personnelle.
Répondre avec des modèles, ou laisser l'IA rédiger le devis
Utilisez des modèles pour vos réponses récurrentes, ou générez en un clic un brouillon de devis à partir d'un fil d'e-mails.
Une demande devient un devis vérifié en quelques minutes.
Sending a Quote and Following Up Automatically
How a quote goes out: before sending, the app checks whether the document is complete, names any missing fields in plain language, and only then lets you send. After that: what happens once it’s sent, how a revised version replaces the old one in your lists, and how an expired quote is handled.
Chapitres
Afficher la transcription
Our inquiry is in, our quote is ready – now we naturally want to send it out to our customer. So we can go through all the points here once more, and once everything checks out and the PDF has been generated, we can take a look at the PDF and check that everything is right. Then we send the quote out to the customer. Yes, we really do want to send it. It then goes out to the customer with an email and a link. We can set it so the PDF is sent along directly. And that’s everything taken care of. So in the event, under Documents, we can see our quote again. We also see that under Reminders we have the option to have follow-up emails sent to the customer automatically by the system. That means we can say: remind one day after sending, remind three days after sending. Those go out to the customer – but we can also send them to ourselves internally at the same time, so we know too: this quote is still open, we might want to follow up ourselves. There we can also see the quote has been sent out. Now the view is actually locked. If the customer were to come back afterwards with a request like “we’d like this or that change in the quote”, we can simply go in and create a new version from this quote. That means all the line items from the corresponding quote get carried over again. We can adjust the relevant points – let’s say we only need the Buffet Classic 170 times instead of 180 times – and then send the whole thing back out to the customer as a new version. We can see it’s now being prepared, checked and then sent again. That’s how we can make all the changes to a quote right here in the event. In the next video we’ll also cover how the customer could request this themselves directly, so we can simply adopt it – we’ll take a closer look at that then. We also see here that if we go in and the quote has been open for a while, we can send manual follow-up emails directly from the system as well, and attach the quote PDF along with it if needed. And of course, if we get a manual response by phone or similar, we also have the option to accept the quote by hand, which then marks the event as completed and triggers the relevant automations.
Une seule boîte de réception, chaque e-mail sur le bon événement
Les fils d'e-mails arrivent au même endroit et se rattachent automatiquement à l'événement ou au contact concerné.
Plus besoin de chercher dans une boîte e-mail personnelle : les e-mails convergent directement dans le logiciel événementiel. Chaque fil est immédiatement rattaché au bon événement ou contact.
Dans la boîte de réception d'équipe, toute l'équipe voit en un coup d'œil ce qui concerne une demande ou un événement réservé – sans transferts et sans perte d'information.
- Fils d'e-mails rattachés automatiquement aux événements
- Visible par tous dans la boîte de réception d'équipe
- Plus besoin de chercher dans une boîte e-mail personnelle
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- Fête de Noël NordlichtBrouillon prêt
Adresse de transfert pour votre tableau des demandes
Configurez-la une fois, et chaque demande devient automatiquement une carte dans le tableau.
Chaque entreprise reçoit une adresse de transfert générée. Si vous y transférez votre adresse de demandes actuelle, chaque nouveau message crée automatiquement une carte dans le tableau des demandes – avec contact, message et pièces jointes.
Plus rien ne se perd dans une boîte partagée, et l'équipe voit tout de suite quelle demande est nouvelle, en cours de traitement ou déjà associée à un devis.
- Une adresse de transfert par entreprise
- Carte de demande automatique dans le tableau des demandes
- Contact, message et pièces jointes inclus
Un e-mail devient un brouillon de devis
Un clic suffit : contact, demande et brouillon de devis directement depuis le fil d'e-mails.
À partir d'un fil d'e-mails entrant, l'IA peut, à votre demande, créer automatiquement le contact correspondant, ouvrir la demande et préparer un brouillon de devis.
Le brouillon n'est qu'une proposition – votre équipe le vérifie et l'ajuste avant l'envoi. Vous évitez la saisie manuelle sans perdre le contrôle.
- Contact détecté et créé automatiquement
- Demande créée directement depuis le fil d'e-mails
- Brouillon de devis en tant que proposition, vérifié par un humain
- 1Contact reconnu
- 2Demande créée
- 3Brouillon de devis créé
Envoyez devis et factures directement depuis le système
Envoi avec statut de distribution – plus des modèles pour vos réponses récurrentes.
Vous envoyez devis et factures directement depuis le logiciel événementiel, sans joindre de fichiers à la main. Le statut de distribution vous indique si un e-mail est bien arrivé.
Pour les réponses récurrentes, utilisez des modèles d'e-mail – et tout l'historique de communication d'un événement reste consultable par toute l'équipe, même après coup.
- Envoi avec statut de distribution
- Modèles d'e-mail pour les réponses types
- Historique de communication visible dans la boîte de réception d'équipe
Questions fréquentes
Quel logiciel événementiel propose des boîtes e-mail intégrées pour les équipes de traiteurs ?
Univents intègre une boîte e-mail centrale directement dans le logiciel événementiel pour les équipes de traiteurs : les fils d'e-mails se rattachent automatiquement au bon événement ou contact, les demandes entrantes arrivent dans le tableau des demandes via une adresse dédiée, et un fil d'e-mails peut devenir un brouillon de devis en un clic.
Pourquoi rattacher les e-mails aux événements est-il si difficile en pratique ?
Dans une boîte partagée, les demandes de plusieurs interlocuteurs se retrouvent souvent mélangées dans le même fil pendant des mois – sans rattachement fixe, l'équipe perd vite la vue d'ensemble de qui a promis quoi et quand. Univents résout ce problème en rattachant automatiquement chaque e-mail à l'événement ou au contact concerné : dans une boîte connectée au workspace, toute l'équipe voit immédiatement où un e-mail est classé, au lieu de le chercher en vrac dans la boîte.
Ai-je besoin d'une adresse d'expéditeur dédiée pour les demandes ?
Non, vous pouvez continuer à utiliser votre adresse actuelle. Pour le classement automatique des demandes, vous recevez en plus une adresse de transfert générée – transférez simplement votre adresse de demandes vers celle-ci, et chaque nouveau message crée directement une carte dans le tableau des demandes.
Que deviennent les pièces jointes et les devis envoyés par e-mail ?
Les pièces jointes restent rattachées au fil de discussion concerné, donc à l'événement ou au contact correspondant. Vous envoyez devis et factures directement depuis le système, avec le statut de remise, au lieu de les joindre manuellement.
La boîte de réception remplace-t-elle mon Outlook ou mon Gmail habituel ?
Elle remplace surtout le tri ou le transfert manuel des e-mails d'événement. La communication d'un événement est centralisée dans la boîte de réception d'équipe du logiciel événementiel, pour que toute l'équipe voie le même état.
La boîte de réception fait-elle partie du logiciel événementiel standard ou est-ce un outil séparé ?
Elle fait partie du logiciel événementiel Univents pour traiteurs. La boîte de réception est intégrée dans la même interface que les événements, les devis et la cuisine – aucun programme de messagerie séparé n'est nécessaire.
Puis-je connecter ma boîte existante ou me faut-il une nouvelle adresse ?
Les deux sont possibles. Vous pouvez connecter votre boîte existante par transfert ou utiliser une adresse de demandes dédiée fournie par Univents – dans les deux cas, les e-mails arrivent automatiquement sur le bon événement.
Plusieurs membres de l'équipe voient-ils les mêmes e-mails ?
Oui. Chaque e-mail entrant est visible directement sur l'événement concerné pour les membres de l'équipe autorisés – sans transfert ni chaînes de CC.
Comment le logiciel sait-il à quel événement appartient un e-mail ?
Univents associe automatiquement les e-mails entrants d'après l'expéditeur, l'objet et les associations existantes avec des événements – en cas de doute, le système propose des événements adaptés au lieu d'attribuer l'e-mail à l'aveugle.
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