Toujours les mêmes étapes : Univents s'en charge pour vous
Une demande arrive, un devis est accepté, une facture est en retard — et la réaction a lieu sans que personne ait à y penser. Vous créez la règle une fois ; ensuite, elle figure dans la liste sous la forme d'une phrase.
7 jours gratuits · sans carte bancaire · opérationnel en quelques minutes
- 1Création de l'événement
- 2Tâches & Function Sheet
- 3Équipe notifiée
De la règle à un processus qui tourne sans vous
Trois étapes, aucune connaissance en programmation — votre première règle est prête en quelques minutes.
Choisir le déclencheur
Nouvelle demande, devis envoyé ou accepté, devis expiré, facture payée ou en retard, contrat signé, événement confirmé ou annulé, commande payée sur la boutique en ligne, e-mail dans la boîte de réception — ou une date : tant de jours avant le début ou après la fin.
Exactement le moment auquel quelqu'un devrait sinon penser
Définir conditions et actions
Restreignez la règle si elle ne doit s'appliquer qu'à certains cas — nombre d'invités, montant, type d'événement, langue. Puis les actions : e-mail à partir d'un modèle, notification à l'équipe, définir un champ, modifier des tags, attribuer à quelqu'un, attendre.
La règle terminée se lit comme une phrase
Tester, puis activer
« Tester la règle » l'évalue sur le dernier enregistrement correspondant et montre quel chemin serait suivi, à qui l'e-mail serait envoyé et avec quel objet — sans que rien ne se produise. Vous ne l'activez qu'ensuite.
Pas de lancement à l'aveugle sur des données clients réelles
Automations: Triggers, Conditions, Actions and AI Creation
Automate recurring workflows: choose from many triggers, add conditions, delays and branches, and fire actions like emails, tasks or production lists. You’ll see how to define various triggers, add conditions like guest count or status, use delays and branches, trigger actions such as emails, setting fields, tasks and production lists, and how to create an automation from an AI description.
Chapitres
Afficher la transcription
One of the coolest areas of the tool, one that can take a huge amount of work off your hands, is our Automations area. With automations, we can offload a whole lot of work. We’ve defined a whole range of different triggers here. We have everything from a contract being signed, an email received, an event confirmed, days before the event starts, days after the event ends, a new inquiry, an overdue invoice, to once a month — you name it. Pretty much anything you could wish for. Here we then have the option to add different actions. But we also have the option to insert certain conditions in between. Say, days before the event, but only if the guest count is at or above a certain number, or the event status is in a particular state. Only then do we want it to continue. We can also add delays — a number of minutes, hours, days or weeks. Or we can insert branches: only if this is the case do we take this path, otherwise we take that one. We can of course expand on this further with more conditions and more branches. Let’s remove this path for a moment. Then here we have the different actions we can trigger. We can send emails, for example, notify users, set fields — meaning edit certain data on the event or similar — assign staff, create tasks, create function sheets, create production lists, or have the AI carry out certain tasks and classifications. So here we really have the option to build in a huge number of automations and let them run for our everyday workflow. A classic example many of our customers use: five days before the event, or every Friday for the coming week, generate all the production lists — sorted by delivery note and tags and including the relevant suppliers — so we can trigger our order and get everything ready for the coming week. That’s one of those tasks that saves a huge amount of time, and the production lists can also go straight to the right people. We also come with a few templates built in, like an acknowledgment for a new inquiry or notifying the kitchen when an invoice is paid. We keep adding more templates on our end — and of course you can also just describe what you want and have our AI build the whole automation for you.
Une règle est une phrase, pas un schéma à déchiffrer
Quand X arrive, faire Y.
Chaque règle est écrite en toutes lettres : « Quand une facture est en retard, envoyer un e-mail. » En parcourant la liste, vous savez sans un seul clic ce qui tourne tout seul dans votre activité.
Chaque règle peut être activée et désactivée individuellement, et l'historique indique pour chacune quand elle s'est déclenchée et ce que chaque action a fait. Désactiver et supprimer reste toujours possible — quelle que soit la formule.
- Phrase en langage clair plutôt qu'un formulaire de configuration
- Chaque règle activable ou désactivable individuellement
- Historique par règle : quand, quoi, avec quel résultat
- 1Création de l'événement
- 2Tâches & Function Sheet
- 3Acompte demandé
Modèles prêts à l'emploi pour les routines de chaque entreprise
Installer, consulter, adapter — elle démarre désactivée.
Accusé de réception d'une nouvelle demande, information de la cuisine dès qu'une facture est payée, création de tâches après l'acceptation d'un devis, relance d'un devis expiré, information de l'équipe en cas d'annulation. Vous installez un modèle, consultez la règle prête à l'emploi et l'adaptez à votre activité. Trois des cinq fonctionnent dans toutes les formules ; les deux qui créent des tâches nécessitent Growth.
Univents vous avertit quand un modèle fait doublon avec quelque chose qui tourne déjà : si votre page de réservation répond déjà automatiquement aux demandes, l'avertissement s'affiche sur le modèle — sinon le même client recevrait deux confirmations.
- Cinq modèles, dont trois dans toutes les formules
- Démarre désactivée pour que vous la lisiez d'abord
- Avertissement quand un modèle fait doublon
- Finaliser le menuouverte
- Plan de tableen cours
- Contrôle techniqueterminée
Branches : une demande d'entreprise n'est pas un mariage
Plusieurs chemins dans une règle — le premier qui correspond s'exécute.
À partir de Growth, une règle peut comporter plusieurs chemins avec leurs propres conditions : les événements d'entreprise à partir de 50 invités reçoivent une autre réponse et une tâche de rappel téléphonique, tous les autres la confirmation standard. Le chemin « sinon » récupère tout ce qui ne correspond à aucun chemin précédent.
Dans le Canvas, vous voyez déclencheur, branche et actions sous forme de flux plutôt que d'enchaînement de formulaires. Le nom d'un chemin réapparaît plus tard dans l'historique et explique pourquoi la règle a pris précisément cette voie.
- Chemins avec leurs propres conditions (à partir de Growth)
- Le premier chemin correspondant l'emporte, le chemin « sinon » récupère le reste
- Vue Canvas avec déclencheur, chemins et actions
- 1Tâches & Function Sheet
- 2Équipe notifiée
- 3Acompte demandé
Des règles qui créent — pas seulement qui notifient
Tâche, Function Sheet, liste de production, devis, déroulé.
À partir de Growth, une règle crée elle-même ce que quelqu'un créerait sinon à la main : des tâches à partir d'un modèle, le Function Sheet d'un événement confirmé, la liste de production pour la cuisine, un devis à partir de votre modèle de devis ou le déroulé. S'y ajoutent les changements de statut et l'envoi de vos propres modèles d'e-mail.
Si vous préférez ne pas cliquer, décrivez la règle en une phrase et laissez-la se construire : Univents assemble déclencheur, conditions et actions, vous vérifiez le résultat et enregistrez. Ce chemin aboutit lui aussi à une règle que vous pouvez ensuite modifier comme n'importe quelle autre.
- Actions de création pour tâches, cuisine et documents
- Changer le statut & envoyer vos propres modèles d'e-mail
- Faire créer une règle à partir d'une phrase (IA)
- Finaliser le menuouverte
- Contrôle techniqueterminée
Questions fréquentes
Faut-il une formule supérieure pour cela ?
Pas pour la règle simple. Un déclencheur, des conditions, des actions, un chemin : c'est inclus dans toutes les formules, y compris la gratuite. Growth est nécessaire pour les embranchements, pour les règles qui créent des tâches, des Function Sheets, des listes de production, des devis ou des déroulés, pour les changements de statut, pour vos propres modèles d'e-mail et pour la création de règles par IA.
Que deviennent mes règles si je change de formule ?
Les règles existantes continuent de tourner, même si elles utilisent des fonctions de la formule supérieure. Vous pouvez les consulter, les désactiver et les supprimer ; pour les modifier, il faut la formule qui les inclut. Il redevient alors possible de créer de nouvelles règles simples avec un seul chemin.
Une règle peut-elle envoyer des e-mails aux clients par erreur ?
Envoyer des e-mails, c'est tout l'intérêt — mais jamais sans vérification. « Tester la règle » évalue la règle sur un enregistrement réel et affiche le destinataire, l'objet et le chemin retenu, sans que rien ne parte. Chaque modèle installé démarre désactivé, et chaque règle peut être désactivée d'un clic.
Univents peut-il réagir aux e-mails entrants ?
Oui, via le déclencheur « E-mail reçu » sur la boîte de réception connectée. Seules les actions sans envoi y sont autorisées, ainsi que le brouillon de réponse IA : Univents rédige le brouillon mais n'envoie jamais de lui-même — une personne le lit et l'envoie. C'est voulu, sinon une règle pourrait répondre à sa propre réponse.
Une action peut-elle attendre au lieu de s'exécuter tout de suite ?
Oui, de quelques minutes, heures ou jours. À la reprise, les conditions peuvent être revérifiées selon l'état actuel — ainsi la relance de paiement ne part pas si la facture a été réglée entre-temps.
Comment savoir si une règle s'est bien exécutée ?
Chaque règle conserve un historique : quand elle s'est déclenchée, quel chemin a été suivi et ce que chaque action a fait. Pour les règles à embranchements, le nom du chemin y figure — d'où l'intérêt de nommer les chemins clairement.
Dois-je m'y connaître en automatisation ?
Non. Vous choisissez un déclencheur dans une liste et des actions dans une liste ; la règle terminée se lit ensuite comme une phrase que l'on pourrait dire à voix haute. À partir de Growth, vous pouvez à la place la décrire en une phrase et la faire construire par l'IA.
Que se passe-t-il quand le crédit IA est épuisé ?
Dans ce cas, seules les actions IA sont ignorées — classement d'un e-mail reçu et brouillon de réponse — et le reste de la règle s'exécute quand même. Toutes les autres actions ne consomment aucun crédit IA.
Prêt à vous lancer ?
Testez Univents gratuitement et découvrez à quel point la gestion d'événements peut être simple.
Newsletter Univents
Actualités produit et conseils pratiques pour les professionnels de l'événementiel et de la restauration. Environ une fois par mois, pas plus.
La newsletter est envoyée en anglais.