Les achats et le calcul travaillent avec les mêmes chiffres
Tu consignes comment ton entreprise calcule : une supervision de service par tranche de 100 invités entamée, les enfants comptent pour moitié. Sur l’événement, cela devient des réservations qui suivent les changements – avec les prix du catalogue au lieu d’une deuxième vérité dans une feuille de calcul.
7 jours gratuits · sans carte bancaire · opérationnel en quelques minutes
- Filet de bœuf · Fournisseur Nordnouveau
- Forfait buffet Classicprix dès le 1er nov.
De la règle à la marchandise commandée
Trois étapes de la première trame à la commande.
Créer une trame
Dans Under Settings → Calcul, tu définis une fois comment tu calcules : conditions, quantité de référence, formule et cible, chaque règle sur une ligne.
Enregistrée une fois, elle s’applique à chaque événement de ce type.
Vérifier le calcul en aperçu
Tu saisis le nombre d’invités, la durée ou la distance et tu vois le résultat tout de suite. Chaque chiffre vient avec sa raison.
Tu vois pourquoi deux supervisions en ressortent.
L’appliquer sur l’événement
La trame crée les réservations et suit invités, horaires et salles. Dès qu’un document a été envoyé, tout reste en place.
Devis et calcul restent alignés.
Ton calcul sous forme de trame, pas de feuille de calcul
Des règles comme « une supervision de service par tranche de 100 invités entamée » ou « les enfants comptent pour moitié » vivent dans la trame, une seule fois.
Une trame appartient à un type d’événement et relie condition, quantité de référence, formule et cible. Une règle peut ajouter une deuxième supervision à partir de 150 convives, compter les enfants avec un facteur de 0,5 ou dépendre du chiffre d’affaires réservé. Plusieurs règles sur la même cible s’additionnent.
L’aperçu indique la raison de chaque cible, par exemple « 2 supervisions : par tranche de 100 convives entamée, 110 convives », et liste les règles ignorées avec leur cause. Les trames de calcul sont disponibles à partir du forfait Growth.
- Une trame par type d’événement
- Règles avec condition, formule et cible
- Aperçu avec la raison de chaque chiffre
- 1Règle : par tranche de 100 invités entamée
- 22 supervisions de service
- 3La raison est juste à côté
Le calcul se recalcule sur l’événement
La trame devient des réservations – et elles bougent tant qu’aucun document n’est parti.
Quand le nombre d’invités, les groupes d’invités, les horaires ou les salles changent, les quantités des positions de calcul suivent d’elles-mêmes. Dès qu’un devis, une facture ou une confirmation de commande a été envoyé, le calcul ne change plus rien de lui-même : un événement confirmé ne calcule pas autrement en silence. Les documents envoyés restent inchangés, même si tu réappliques volontairement le calcul.
Les rôles de personnel issus du calcul deviennent des services ouverts, et une trame de déroulé devient le planning de l’événement. Les prix viennent toujours du catalogue d’articles et des règles de prix.
- Suit invités, groupes d’invités, horaires et salles
- Se fige dès qu’un document est envoyé
- Les rôles de personnel deviennent des services ouverts
- Buffet Classic1 375 €suit
- Supervision ×22 servicesouverts
- Devis envoyéfigé
Quantités, variantes et prix
Ce que tu tiens à jour sur l’article, l’événement le calcule – dans tous les forfaits. Plusieurs variantes par article sont disponibles à partir de Growth.
Une règle de quantité sur l’article, comme « 1 pour 10 invités, au moins 2 », suit un nouveau nombre d’invités sans que personne ne recalcule. Un article peut avoir plusieurs variantes – cola en 0,2 l, 0,33 l et 1,0 l – chacune avec son prix, son prix d’achat, son stock et son numéro d’article ; la description, les images et les allergènes sont saisis une seule fois sur l’article principal.
Tu planifies de nouveaux prix de vente et d’achat à partir d’une date d’entrée en vigueur : les dates antérieures calculent avec l’ancien prix et les documents envoyés restent inchangés. Modifier beaucoup de prix d’un coup fonctionne avec un pourcentage et un arrondi, avec un aperçu avant application.
- Règle de quantité par article
- Plusieurs variantes par article
- Prix avec date d’entrée en vigueur, modifiés en bloc
- Cola 0,33 lpour 10 invitésactive
- Cola 1,0 lpour 20 invitésactive
- Prix d’achatdès le 1er nov.planifié
Fournisseurs, listes de prix et groupes de prix
Le même article peut coûter différemment chez plusieurs fournisseurs.
Par fournisseur, tu tiens à jour un prix d’achat propre, le numéro d’article et le conditionnement ; commande et coût matières calculent avec le prix du fournisseur choisi. Les groupes de prix donnent des prix propres aux agences, aux clients de salons et aux habitués – le groupe est rattaché au client ou à une page de réservation précise.
Univents lit les listes de prix : tu les téléverses, tu les transmets par e-mail, ou le fournisseur les téléverse dans le portail fournisseurs. Dans une liste de contrôle, tu reprends les nouveaux prix d’achat à partir d’une date d’entrée en vigueur ; la lecture est facturée via ton crédit IA. Fournisseurs et groupes de prix sont disponibles à partir du forfait Growth.
- Plusieurs fournisseurs par article
- Groupes de prix pour agences, salons et habitués
- Read listes de prix, les contrôler, les reprendre
- 1142 articles reconnus
- 23 prix à contrôler
- 3repris dès le 1er nov.
Commandes aux fournisseurs
On commande par fournisseur – et le statut revient.
Tu commandes par fournisseur, tu annules et tu recommandes. Les fournisseurs voient le nombre d’invités et la quantité par invité, refusent des articles isolés et proposent un substitut. La liste de colisage peut être regroupée par fournisseur, et le rapport de coût matières calcule avec le prix de commande.
Les commandes aux fournisseurs sont disponibles à partir du forfait Core.
- Commander, annuler et recommander par fournisseur
- Refus et propositions de substituts par les fournisseurs
- Liste de colisage par fournisseur, coût matières au prix de commande
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une trame de calcul ?
Une trame consigne comment une entreprise calcule : conditions, quantité de référence, formule et cible, par exemple « une supervision de service par tranche de 100 invités entamée ». Elle appartient à un type d’événement et calcule les réservations sur l’événement, au lieu que quelqu’un saisisse le besoin à chaque fois.
Que se passe-t-il si un devis a déjà été envoyé pour un événement ?
Alors le calcul ne change plus rien de lui-même. Un événement confirmé ne calcule pas autrement en silence, et les documents envoyés restent inchangés. Le recalcul automatique revient quand plus aucun document n’a été envoyé, par exemple après une annulation.
Le calcul se recalcule-t-il quand le nombre d’invités change ?
Oui. Quand le nombre d’invités, les groupes, les horaires ou les salles changent, les quantités des positions de calcul suivent. Celui qui modifie une position lui-même la garde : elle porte alors une note indiquant qu’elle ne suit plus le calcul.
Puis-je modifier les prix de beaucoup d’articles d’un coup ?
Oui, avec un pourcentage et un arrondi, plus un aperçu. Les nouveaux prix s’appliquent à partir d’une date : les dates antérieures calculent avec l’ancien prix et les documents déjà envoyés restent inchangés.
Comment les prix d’achat des fournisseurs arrivent-ils dans le système ?
Tu téléverses la liste de prix, tu la transmets par e-mail, ou le fournisseur la téléverse dans le portail fournisseurs. Univents reconnaît les articles, tu les contrôles dans une liste et tu reprends les nouveaux prix d’achat à partir d’une date d’entrée en vigueur. La lecture est facturée via ton crédit IA.
Prêt à vous lancer ?
Testez Univents gratuitement et découvrez à quel point la gestion d'événements peut être simple.
Newsletter Univents
Actualités produit et conseils pratiques pour les professionnels de l'événementiel et de la restauration. Environ une fois par mois, pas plus.
La newsletter est envoyée en anglais.